Ένα Έργο κατά κανόνα προκύπτει ως αποτέλεσμα ενός ή περισσοτέρων από τα εξής:
- Λόγω των συνθηκών της αγοράς (π.χ. η τάση σε ευρωπαϊκό επίπεδο προστάζει τη διαχείριση αποβλήτων με περιβαλλοντικά υπεύθυνες και αειφόρες μεθόδους).
- Επιχειρησιακής ανάγκης (π.χ. το Γενικό Λογιστήριο της Δημοκρατίας προκειμένου να ενισχύσει την προσπάθεια εισαγωγής επαγγελματισμού στο τομέα των δημοσίων συμβάσεων αναβαθμίζει τον Οδηγό Καθοδήγησης και Βέλτιστων Πρακτικών και εισάγει νέα διαδραστικά εργαλεία).
- Αιτήματος πελάτη (π.χ. το Γενικό Λογιστήριο της Δημοκρατίας προκειμένου να είναι σε θέση να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις διαχείρισης των δημοσίων πόρων και της παροχής λογιστικής πληροφόρησης προς τα Κέντρα Λήψης Αποφάσεων πρέπει να εκσυγχρονίσει το λογιστικό σύστημα της Δημοκρατίας και προχωρεί με το έργο υλοποίησης του ERP).
- Τεχνολογικού πλεονεκτήματος (π.χ. το ERP περιλαμβάνει και υποσυστήματα διαχείρισης προϋπολογισμού και διοίκησης προσωπικού για να εκμεταλλευτεί τα πλεονεκτήματα της τεχνολογίας και τις συνέργειες που δημιουργούνται με τη συγκέντρωση της πληροφόρησης).
- Νομικής απαίτησης (π.χ. η ΕΕ εκδίδει νέες οδηγίες και η εθνική νομοθεσία πρέπει να αλλάξει προκειμένου να υιοθετηθεί η νέα πολιτική και συνεπώς χρειάζεται η επικαιροποίηση του περιεχομένου του Οδηγού Καθοδήγησης).
- Κοινωνικής ανάγκης (π.χ. το Συμβούλιο Αποχετεύσεως Λεμεσού αποφασίζει να εκμεταλλευθεί την τεχνολογία διαχείρισης αποβλήτων και όμβριων υδάτων για την παροχή νερού άρδευσης και την κάλυψη των αυξανόμενων αναγκών της περιοχής του).
Η παρακάτω μήτρα/ πίνακας αποτελεί ένα απλό εργαλείο που προτείνει διαφορετικούς τρόπους συλλογής των αναγκαίων πληροφοριών που θα χρησιμοποιηθούν για την εκτίμηση των αναγκών. Στην πρώτη στήλη, θα πρέπει να γράψετε τον τύπο των πληροφοριών που πρέπει να συγκεντρωθούν και στις δύο επόμενες στήλες τις πηγές που είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν. Στο τέλος, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μόνο μία από τις πηγές που σημειώσατε ή να συνδυάσετε περισσότερες από μία πηγές.
Εργαλείο 1-1: Εργαλείο για τη συλλογή πληροφοριών που θα χρησιμοποιηθούν για την εκτίμηση των αναγκών
|
ΤΥΠΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ |
ΠΗΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ |
|
|
ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ/ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ |
ΕΝΤΥΠΟ ΥΛΙΚΟ |
|
|
Αναφέρεται στις πληροφορίες που πρέπει να συγκεντρωθούν, π.χ. Πληροφορίες για: • έναν Δημόσιο Οργανισμό, |
Αναφέρεται στα άτομα ή στις ομάδες που θα πρέπει να ερωτηθούν, καθώς εκτιμάται ότι μπορούν να παρέχουν πληροφορίες αναφορικά με τα ζητήματα που διατυπώνονται στην αριστερή στήλη • τους διευθυντές τμημάτων, • τελικούς χρήστες, • ομάδα διοίκησης Οργανισμών που διαμορφώνουν την κλαδική πολιτική, μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου σχετικών Επιμελητηρίων, • Δημοτικό Συμβούλιο, • Πολίτες • κλπ. |
Αναφέρεται στην τεκμηρίωση που είναι δυνατόν να εξεταστεί με στόχο την άντληση πληροφοριών αναφορικά με τα ζητήματα που διατυπώνονται στη στήλη «Τύπος Πληροφοριών» π.χ. Εξέταση: • αποτύπωσης επιχειρησιακών διαδικασιών και οργανογραμμάτων, |
ΠΩΣ ΑΝΑΠΤΥΣΣΕΤΑΙ Η ΙΔΕΑ ΓΙΑ ΕΝΑ ΕΡΓΟ
- Οι αρμόδιοι για τη λήψη αποφάσεων, που είναι υπεύθυνοι για τη διαρκή ανάλυση των οικονομικών και κοινωνικών εξελίξεων του τομέα ευθύνης τους, θα προσδιορίσουν καταστάσεις που απαιτούν βελτίωση ή/και θα προσπαθήσουν να εντοπίσουν ευκαιρίες για μία πιο ευνοϊκή ανάπτυξη (κυρίως σε πολιτικό επίπεδο). Τότε ζητούν από τα εκτελεστικά όργανα σε υπηρεσιακό επίπεδο, την ανάπτυξη της ιδέας για ένα Έργο, π.χ. για τη βελτίωση των δημόσιων υποδομών ή των δημόσιων υπηρεσιών στον τομέα της υγείας και της εκπαίδευσης.
- Το ευρύ κοινό απευθύνει στους αρμόδιους για τη λήψη αποφάσεων (σε πολιτικό ή υπηρεσιακό επίπεδο) αιτήματα για την ανάληψη ενεργειών. Αν τα αιτήματα αυτά γίνουν αποδεκτά, ζητείται και πάλι από τα εκτελεστικά όργανα της δημόσιας διοίκησης να ενεργήσουν.
- H Υπηρεσία αναγνωρίζει θέματα τα οποία θεωρεί στρατηγικής σημασίας και τα προωθεί για λήψη απόφασης στα αρμόδια όργανα ώστε ένα έργο να περιληφθεί στον προγραμματισμό της Διοίκησης.
Ανεξάρτητα από την προσέγγιση σύμφωνα με την οποία μπορεί να αναπτυχθεί η ιδέα για το Έργο, η πλήρης και ακριβής ανάλυση των υφιστάμενων προβλημάτων, αναγκών και ευκαιριών είναι ουσιώδης για την επίτευξη ενός σωστά σχεδιασμένου Έργου που αφορά στις πραγματικές ανάγκες συγκεκριμένων ομάδων-στόχων.
Η Ανάλυση Προβλημάτων προσδιορίζει τις αρνητικές πλευρές μίας υφιστάμενης κατάστασης και ορίζει τις σχέσεις «αιτίου και αποτελέσματος» μεταξύ των προσδιορισθέντων προβλημάτων. Περιλαμβάνει τρία κύρια βήματα:
- Ορισμό του πλαισίου και του αντικειμένου της ανάλυσης
- Προσδιορισμό των σημαντικότερων προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι ομάδες στόχοι και οι δικαιούχοι (Ποια είναι τα προβλήματα (ένα ή περισσότερα); Ποιοι αντιμετωπίζουν τα προβλήματα;), και
- Απεικόνιση των προβλημάτων σε μορφή διαγράμματος που αποκαλείται «δέντρο προβλημάτων» (“problem tree”) (βλ. Εργαλείο 1-2) ή «ιεραρχία προβλημάτων» για τη διευκόλυνση της ανάλυσης και της αποσαφήνισης των σχέσεων αιτίου-αποτελέσματος.
|
Ιδανικά, η δημιουργία ενός δέντρου προβλημάτων θα πρέπει να υλοποιείται ως συμμετοχικό ομαδικό γεγονός. • Βήμα 1: Σκοπός του πρώτου βήματος είναι η παραγωγή ιδεών (brainstorming) για τα προβλήματα, τα οποία οι ενδιαφερόμενοι θεωρούν υψηλής προτεραιότητας. Το πρώτο αυτό βήμα μπορεί να είναι είτε εντελώς ανοικτό (χωρίς προσχηματισμένες απόψεις όσον αφορά το ποιες μπορεί να είναι οι ανησυχίες / τα προβλήματα στα οποία οι ενδιαφερόμενοι δίνουν προτεραιότητα) είτε περισσότερο εστιασμένο, ορίζοντας κάποιο «δεδομένο» πρόβλημα ή στόχο υψηλής προτεραιότητας (π.χ. βελτιωμένη ποιότητα ποτάμιων υδάτων), ο οποίος έχει προκύψει από την προκαταρκτική ανάλυση των υφιστάμενων πληροφοριών και από τις αρχικές συσκέψεις με τους ενδιαφερομένους. |
Εργαλείο 1-2: Δημιουργία «Δέντρου Προβλημάτων»
Σημαντικά σημεία προς επισήμανση σχετικά με τη χρήση του εργαλείου του δέντρου προβλημάτων είναι:
- Η ποιότητα του αποτελέσματος καθορίζεται από τα άτομα που συμμετέχουν στην ανάλυση και από τα προσόντα του συντονιστή. Η συμμετοχή εκπροσώπων των ενδιαφερομένων με κατάλληλες γνώσεις, προσόντα και εμπειρία είναι κρίσιμης σημασίας.
- Το κατάλληλο περιβάλλον για να αναπτυχθεί ένα δέντρο προβλημάτων, να αναλυθούν τα αποτελέσματα και στη συνέχεια να προταθούν τα επόμενα βήματα είναι μία συνάντηση εργασίας (workshop) όπου συμμετέχουν ομάδες με όχι περισσότερα από 25 μέλη.
- Η διαδικασία είναι εξίσου σημαντική με το αποτέλεσμα. Θα πρέπει να αντιμετωπίζεται από όλους τους συμμετέχοντες ως εμπειρία μάθησης και ως ευκαιρία έκφρασης διαφορετικών απόψεων και ενδιαφερόντων.
- Τέλος, το προϊόν της διαδικασίας (το δέντρο προβλημάτων) θα πρέπει να παρέχει μία ευσταθή αλλά απλουστευμένη εκδοχή της πραγματικότητας. Αν είναι υπερβολικά πολύπλοκο ενδεχομένως να αποδειχθεί λιγότερο χρήσιμο στην παροχή κατευθύνσεων για τα επακόλουθα βήματα της ανάλυσης.
Όταν ολοκληρωθεί, το δέντρο προβλημάτων αντιπροσωπεύει μία συνοπτική εικόνα της υφιστάμενης αρνητικής κατάστασης. Από πολλές απόψεις, η ανάλυση προβλημάτων είναι το κρισιμότερο στάδιο του σχεδιασμού του Έργου, καθώς κατευθύνει όλη την επακόλουθη ανάλυση και λήψη αποφάσεων σχετικά με τις προτεραιότητες.
Σχήμα 1-7: Παράδειγμα δέντρου προβλημάτων
| Στην περίπτωση του έργου «Μέτρα για την Ανάπτυξη της Ικανότητας των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών για την Εφαρμογή του Κοινοτικού Κεκτημένου περί Δημοσίων Συμβάσεων» (βλ. υποκεφάλαιο 1.1), το οποίο ανέλαβε η Διεύθυνση Δημοσίων Συμβάσεων (Γενικό Λογιστήριο της Κυπριακής Δημοκρατίας), οι κύριες ανάγκες ήταν: πρώτον, η υιοθέτηση πριν από το τέλος του 2005 του νέου νομοθετικού πακέτου, εγκεκριμένου από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και δεύτερον, η εφαρμογή, το αργότερο μέχρι το 2009, του συστήματος ηλεκτρονικών διαδικασιών για τη διενέργεια διαγωνισμών δημοσίων συμβάσεων (που ορίζεται επίσης στη Στρατηγική Εσωτερικής Αγοράς [Internal Market Strategy] της Ευρωπαϊκής Επιτροπής). Επιπλέον, το γεγονός ότι η Κύπρος είναι μέλος της ΕΕ και ως εκ τούτου οφείλει να συμμορφώνεται πλήρως με τις βέλτιστες πρακτικές που χρησιμοποιούνται στη σύναψη δημοσίων συμβάσεων από άλλα μέλη της Ένωσης, καθώς και το γεγονός ότι οι υφιστάμενοι μηχανισμοί ελέγχου ανέφεραν ανεπάρκειες στις διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων, κινητοποίησαν την ΔΔΣ για την εκπόνηση ενός Οδηγού Βέλτιστων Πρακτικών και την εκπαίδευση σε αυτόν του συνόλου των ατόμων που εμπλέκονται στις διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων στην Κύπρο. Στο πλαίσιο αυτό, η ΔΔΣ θα μπορούσε ιδανικά να έχει συμπληρώσει την ακόλουθη Μήτρα/ Πίνακα: |
||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||
Σχήμα 1‑8: Παράδειγμα δέντρου στόχων