Η δομή ενός Φορέα Υλοποίησης συχνά θέτει περιορισμούς στη διαθεσιμότητα των πόρων ή στους όρους σύμφωνα με τους οποίους οι πόροι τίθενται στη διάθεση του Έργου. Υπάρχουν διάφορα είδη οργανωτικών δομών:
• Οργάνωση με βάση τις Λειτουργίες (Functional organization): Η οργάνωση με βάση τις λειτουργίες, που παρουσιάζεται στο Σχήμα 7-2, είναι μία δομή στην οποία η δικαιοδοσία εναπόκειται στους επικεφαλής των λειτουργιών, και η δομή αναλύεται σε ομάδες τμημάτων. Τα μέλη του προσωπικού χωρίζονται σε ομάδες (π.χ. οικονομική, προγραμματισμού, δημοσίων σχέσεων, τεχνικών υπηρεσιών [engineering], νομική κλπ.), ανάλογα με τις εξειδικευμένες γνώσεις τους. Ορισμένες από τις ομάδες αυτές μπορεί να υποδιαιρούνται περαιτέρω σε μικρότερες ομάδες λειτουργιών. Για παράδειγμα, το Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών (Engineering Department) μπορεί να υποδιαιρείται περαιτέρω σε Μονάδες Μηχανολογικών Υπηρεσιών και Ηλεκτρολογικών Υπηρεσιών (Mechanical Engineering and Electrical Engineering Units).
Σχήμα 7-2: Οργάνωση με βάση τις Λειτουργίες
Κύριο πλεονέκτημα αυτής της οργανωτικής δομής είναι ότι κάθε ομάδα λειτουργιών έχει τον πλήρη έλεγχο του τμήματος του Έργου που αναλαμβάνει, επιβάλλοντας έτσι την εφαρμογή προτύπων σε πολλαπλά Έργα.
Τα μειονεκτήματα της οργάνωσης με βάση τις λειτουργίες εντοπίζονται στην ταχύτητα, την ευελιξία και την επικοινωνία όταν επιχειρείται η εκτέλεση Έργων με διαλειτουργικό χαρακτήρα. Καθώς στην οργάνωση με βάση τις λειτουργίες η εργασία διαχωρίζεται κατά τμήματα, οποιοδήποτε ερώτημα ή αίτημα πρέπει να διακινείται μεταξύ των επικεφαλής των τμημάτων προς έγκριση, προκαλώντας με τον τρόπο αυτό καθυστερήσεις. Επιπλέον, η ευθύνη για τη διαχείριση του Έργου διαμοιράζεται μεταξύ των Υπευθύνων Συντονιστών των Λειτουργιών (Επικεφαλής των Τμημάτων) και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε απουσία τελικής ευθύνης για τη διαχείριση του Έργου.
Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής θεωρείται γενικά ο λιγότερο αποτελεσματικός για την υλοποίηση και διαχείριση Έργων.
• Εργοστρεφής οργάνωση (Projectized organization): Η εργοστρεφής οργάνωση, που παρουσιάζεται στο Σχήμα 7-3, είναι μία δομή με έμφαση στις ομάδες με διαλειτουργική τεχνογνωσία. Στις εργασίες του Έργου εμπλέκεται το μεγαλύτερο μέρος των πόρων του οργανισμού, ενώ αποστολή της ομάδας είναι η ολοκλήρωση του Έργου.Όλα τα μέλη μίας ομάδας που εργάζονται για ένα συγκεκριμένο Έργο έχουν έναν σαφή προϊστάμενο, τον Υπεύθυνο Συντονιστή, και όλα αναφέρονται σε αυτόν.
Τα κύρια πλεονεκτήματα της εργοστρεφούς οργάνωσης είναι η ταχύτητα και η ευελιξία. Καθώς οι ειδικοί βρίσκονται συγκεντρωμένοι εντός της ομάδας και είναι πλήρως δεσμευμένοι στο Έργο, είναι ευκολότερη η ανταπόκριση σε μεταβαλλόμενες απαιτήσεις και η έγκαιρη ολοκλήρωση του Έργου. Η ευθύνη για την επιτυχία του Έργου είναι σαφώς προσδιορισμένη και ανήκει στον Υπεύθυνο Συντονιστή.
Κύριο μειονέκτημα της εργοστρεφούς οργάνωσης είναι το υψηλό κόστος πόρων, καθώς ο οργανισμός συχνά αναγκάζεται να προσλάβει επιπλέον προσωπικό με συγκεκριμένη εμπειρία, ώστε να υλοποιήσει ταυτόχρονα διαφορετικά Έργα. Επιπλέον, αυτό το είδος δομής επιβαρύνει τα γενικά διοικητικά έξοδα (overheads), καθώς μπορεί να υπάρχουν χρονικά διαστήματα κατά τα οποία δεν απασχολούνται όλες οι Ομάδες Έργου.
Σχήμα 7-3: Εργοστρεφής Οργάνωση
• Δικτυωτή οργάνωση (Matrix organization): Η δομή αυτή αποτελεί συνδυασμό της οργάνωσης με βάση τις λειτουργίες και της εργοστρεφούς οργάνωσης. Στη δικτυωτή δομή (Σχήμα 7-4), το προσωπικό που απασχολείται στις δραστηριότητες του Έργου είναι προσωπικό που υπάγεται σε μία ή περισσότερες λειτουργικές μονάδες (τμήματα). Για σχετικά με το Έργο ζητήματα, τα μέλη (προσωπικό) της Ομάδας Έργου αναφέρονται στον Υπεύθυνο Συντονιστή, που είναι υπεύθυνος για την έγκαιρη ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων του Έργου. Για επιχειρησιακά ζητήματα, τα μέλη της Ομάδας Έργου αναφέρονται στους Υπεύθυνους Συντονιστές των αντίστοιχων λειτουργιών. Όταν η υλοποίηση του Έργου ή μέρους της εργασίας τους ολοκληρωθεί, βρίσκονται και πάλι στη διάθεση του Υπευθύνου Συντονιστή Λειτουργίας για την ανάθεση νέας εργασίας. Το άτομο στο οποίο ανατίθεται ο ρόλος του Υπευθύνου Συντονιστή για κάποιο συγκεκριμένο Έργο, δεν είναι απαραιτήτως ένας από τους Υπεύθυνους Συντονιστές Λειτουργιών, αλλά μπορεί να είναι ένα μέλος του προσωπικού που διαθέτει τα κατάλληλα προσόντα και τις κατάλληλες ικανότητες.
Στη δικτυωτή δομή, ο Υπεύθυνος Συντονιστής συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο Συντονιστή Λειτουργίας για να διαμορφώσει τις απαιτήσεις πόρων και να προγραμματίσει τη χρησιμοποίησή τους στο Έργο, καθώς και για να προβεί στις αναγκαίες αναθεωρήσεις κατά την πρόοδο της υλοποίησης του Έργου.
Σχήμα 7-4: Δικτυωτή Οργάνωση
Κύριο πλεονέκτημα της δικτυωτής οργάνωσης είναι ότι διατηρεί τα πλεονεκτήματα τόσο της δομής με βάση τις λειτουργίες όσο και της εργοστρεφούς δομής. Επιπλέον, διευκολύνει την αποτελεσματική κατανομή πόρων σε διαφορετικά Έργα.
Για τους λόγους αυτούς, η δικτυωτή δομή θεωρείται η πλέον αποτελεσματική δομή για την υλοποίηση και διαχείριση Έργων, και ως εκ τούτου χρησιμοποιείται ευρέως.
Κύριο μειονέκτημα της δικτυωτής δομής είναι το ενδεχόμενο σύγκρουσης μεταξύ του Υπευθύνου Συντονιστή και του Υπευθύνου Συντονιστή Λειτουργίας αναφορικά με την ανάθεση των πόρων, καθώς ο Υπεύθυνος Συντονιστής Λειτουργίας πρέπει να στελεχώσει πολλαπλά Έργα με τους ίδιους ειδικούς.
