Κάθε Αναθέτουσα Αρχή οφείλει αφενός να έχει θεσπίσει διαδικασίες διαχείρισης αλλαγών καλύπτοντας τα βήματα που ακολουθούν, αφετέρου να έχει αναθέσει σχετικές αρμοδιότητες και ευθύνες σε μεμονωμένα πρόσωπα, ρόλους ή επιτροπές:

• Υποβολή αιτήματος για αλλαγή

• Αξιολόγηση των επιδράσεων και επιπτώσεων της αλλαγής

• Έλεγχος και αποδοχή ή απόρριψη της αλλαγής

• Ενημέρωση των συμβατικών εγγράφων

• Πραγματοποίηση της αλλαγής

 Συνήθης πρακτική που εφαρμόζεται στη διαχείριση αλλαγών είναι η εξέταση των αιτημάτων και η λήψη αποφάσεων από διαφορετικά όργανα με κλιμακούμενα όρια εξουσίας. Αυτό σημαίνει ότι μικρής εκτάσεως αλλαγές που χαρακτηρίζονται και από μικρή επίδραση στις βασικές παραμέτρους του προς εκτέλεση αντικειμένου, εξετάζονται από το ρόλο ή όργανο με τη μικρότερη συγκριτικά με τα υπόλοιπα εξουσία.

Σύμφωνα με τον Νόμο 73(Ι)/2016 ο οποίος ισχύει για το κράτος, τις περιφερειακές ή τις τοπικές αρχές, τους οργανισμούς δημοσίου δικαίου ή τις ενώσεις μιας η περισσοτέρων από αυτές τις αρχές ή ενός η περισσοτέρων από αυτούς τους οργανισμούς δημοσίου δικαίου ο χειρισμός των αλλαγών ή τροποποιήσεων στη σύμβαση πραγματοποιείται από τον Συντονιστή (ή το Μηχανικό στην περίπτωση δημοσίων έργων), την Τμηματική Επιτροπή Αλλαγών και Απαιτήσεων και την Κεντρική Επιτροπή Αλλαγών και Απαιτήσεων ανάλογα με τα όρια εξουσίας που χορηγούνται σε καθένα από αυτά και που καθορίζονται στον ΚΔΠ 138/2016 Παράρτημα 7-15.

 Εάν το αίτημα για τροποποίηση προέρχεται από το Ανάδοχο, πρέπει να υποβάλλεται έγκαιρα και σαφώς εκ των προτέρων στην Αναθέτουσα Αρχή. Το αίτημα του Αναδόχου εξετάζεται από το αρμόδιο όργανο ανάλογα με την αξία της αλλαγής, σύμφωνα με τον ακόλουθο τρόπο:

• όταν η αξία της προτεινόμενης αλλαγής της σύμβασης εμπίπτει στα όρια της εξουσίας του Συντονιστή (ή του Μηχανικού στην περίπτωση δημοσίων έργων) (Παράρτημα 7-15), η απόφαση λαμβάνεται από τον Συντονιστή (ή το Μηχανικό), ο οποίος ετοιμάζει εμπεριστατωμένη έκθεση σύμφωνα με το Παράρτημα 6-1³. Η έκθεση κοινοποιείται στον προϊστάμενο της Αναθέτουσας Αρχής ή στον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο του. και στην αρμόδια Τμηματική Επιτροπή.
• όταν η αξία της προτεινόμενης τροποποίησης της σύμβασης υπερβαίνει τα όρια εξουσίας του Συντονιστή (ή του Μηχανικού) αλλά όχι αυτά της Τμηματικής Επιτροπής (Παράρτημα 7-15), τότε ετοιμάζεται από τον Συντονιστή (ή το Μηχανικό) εμπεριστατωμένη έκθεση σύμφωνα με το Παράρτημα 6-1 για την προτεινόμενη αλλαγή και αποστέλλεται στην αρμόδια Τμηματική Επιτροπή για τη λήψη απόφασης. Η απόφαση της Τμηματικής Επιτροπής κοινοποιείται στον προϊστάμενο της Αναθέτουσας Αρχής ή εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο του για επικύρωση ή απόρριψη.
• όταν η αξία της προτεινόμενης τροποποίησης της σύμβασης υπερβαίνει τα όρια εξουσίας των Τμηματικών Επιτροπών το θέμα μελετάται από την Τμηματική Επιτροπή και υποβάλλεται με τις ανάλογες συστάσεις και εισηγήσεις και την έκθεση του Συντονιστή (ή του Μηχανικού) (μέσω του Προϊσταμένου της Αναθέτουσας Αρχής) στην Κεντρική Επιτροπή Αλλαγών και Απαιτήσεων για τη λήψη απόφασης

 Σε περίπτωση που το αίτημα προέρχεται από την Αναθέτουσα Αρχή ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) πρέπει να γνωστοποιεί στον Ανάδοχο τη φύση και μορφή της τροποποίησης που η Αναθέτουσα Αρχή προτίθεται να προωθήσει και να του ζητά την υποβολή γραπτής πρότασης που θα περιέχει:

• περιγραφή της υπηρεσίας που θα εκτελεστεί ή των μέτρων που θα ληφθούν και το πρόγραμμα εκτέλεσής τους αν η αίτηση τροποποίησης γίνει αποδεκτή, και

• τις απαραίτητες τροποποιήσεις στο πρόγραμμα εκτέλεσης ή σε οποιεσδήποτε από τις υποχρεώσεις του Αναδόχου δυνάμει της σύμβασης.

Μετά την παραλαβή της πρότασης του Αναδόχου, ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός στην περίπτωση δημοσίου έργου) μεριμνά για τη λήψη έγκρισης της τροποποίησης από τα αρμόδια όργανα (όπως αυτά προαναφέρθηκαν) πάντα με βάση την αξία της τροποποίησης.

Μετά την έγκριση της τροποποίησης της σύμβασης ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) θα πρέπει να ενημερώσει τον Ανάδοχο ώστε να προχωρήσει στην εκτέλεση της τροποποίησης σύμφωνα με τους γενικούς όρους που είχαν καθοριστεί στην αρχική σύμβαση.

 Σε περίπτωση που η τροποποίηση της σύμβασης αφορά την παροχή συμπληρωματικών υπηρεσιών (υπηρεσίες που κρίνονται απαραίτητες για να εξασφαλιστεί η πλήρης λειτουργικότητα του παραγόμενου προϊόντος και οι οποίες κατέστησαν αναγκαίες από απρόβλεπτα γεγονότα), συνήθως η Αναθέτουσα Αρχή διαπραγματεύεται με τον Ανάδοχο το κόστος αυτών των υπηρεσιών. Στην περίπτωση πάλι που η τροποποίηση αφορά την παροχή ίδιου τύπου υπηρεσιών για πρόσθετο χρόνο, είθισται να χρησιμοποιείται η ίδια τιμή μονάδος με αυτήν της αρχικής σύμβασης αναπροσαρμοσμένης ανάλογα με τα οριζόμενα στο σχετικό άρθρο της αρχικής Σύμβασης. Στην περίπτωση των δημοσίων οικοδομικών και τεχνικών έργων οποιαδήποτε επιπλέον ή ελάσσονα δαπάνη προκύπτει από τις τροποποιήσεις στη σύμβαση εκτέλεσής τους πρέπει να εκτιμάται με τις τιμές και τιμές μονάδος της Σύμβασης εφόσον κατά τη γνώμη του Μηχανικού οι τιμές αυτές είναι εφαρμόσιμες. Εάν η αρχική Σύμβαση περιλαμβάνει τιμές ή τιμές μονάδος που δεν είναι εφαρμόσιμες στην τροποποιημένη εργασία, τότε οι τιμές αυτές μπορούν να χρησιμοποιηθούν απλά ως βάση για την εκτίμηση της επιπλέον ή ελάσσονος δαπάνης. Εάν αυτή η προσέγγιση αποδειχτεί ακατάλληλη, οι κατάλληλες τιμές και οι τιμές μονάδος θα πρέπει να συμφωνούνται μετά από διαβούλευση του Μηχανικού με την Αναθέτουσα Αρχή και τον Ανάδοχο. Σε περίπτωση διαφωνίας, ο Μηχανικός αφού λάβει τη σύμφωνη γνώμη της Αναθέτουσας Αρχής ορίζει τέτοιες τιμές και τιμές μονάδος που κατά τη γνώμη του είναι κατάλληλες και ειδοποιεί σχετικά τον Ανάδοχο. Νοείται ότι πάντα εξασφαλίζεται η αναγκαία έγκριση από τα αρμόδια, ανάλογα με το ύψος της τροποποίησης, όργανα.

_________________

³ Το υπόδειγμα της Έκθεσης του Παραρτήματος 6-1 είναι ο Πίνακας IV των Κ.Δ.Π 138/2016