Όταν η Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου εγκριθεί από τον Ιδιοκτήτη του Έργου και προταθεί μία συνιστώμενη λύση, πρέπει να διορίζονται το Επιτελικό Στέλεχος (Executive) και ο Υπεύθυνος Συντονιστής (Project Manager), ώστε να είναι δυνατή η εκπόνηση του «Τεχνικού Δελτίου Έργου» και η λήψη αποφάσεων.

Η διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται είναι η εξής:

  • Επιλογή του Επιτελικού Στελέχους από τον Ιδιοκτήτη του Έργου.
  • Επιλογή ενός προσώπου που διαθέτει όλα τα αναγκαία προσόντα και την εξειδίκευση για τη διαχείριση του Έργου (Υπεύθυνος Συντονιστής).
  • Επιβεβαίωση της διαθεσιμότητας των επιλεγέντων προσώπων και έλεγχος της δέσμευσής τους στη διεκπεραίωση των ρόλων αυτών.
  • Διορισμός του Επιτελικού Στελέχους και του Υπευθύνου Συντονιστή.
  • Επιβεβαίωση του διορισμού τους μέσω συμφωνίας των περιγραφών των θέσεων εργασίας

  Για μεγάλα Έργα ή Έργα στρατηγικής σημασίας, οι συμφωνημένες περιγραφές των θέσεων εργασίας θα πρέπει να υπογράφονται από τα πρόσωπα που θα αναλαμβάνουν τον κάθε ρόλο. Για μικρά Έργα ή Έργα χαμηλού κινδύνου, η ύπαρξη επίσημων περιγραφών των θέσεων εργασίας μπορεί να μην είναι αναγκαίες, ωστόσο τα επιλεγμένα πρόσωπα θα πρέπει να διαβάζουν και να κατανοούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στις περιγραφές ρόλων που περιλαμβάνονται στο «Τεχνικό Δελτίο Έργου» (βλ. υποκεφάλαιο 1.5.3.4).

Κατάσταση Ελέγχου 1-1: Χαρακτηριστικά που θα πρέπει να διαθέτει το Επιτελικό Στέλεχος

 

☑ να κατέχει υψηλό βαθμό στην ιεραρχία,

☑ να είναι ευυπόληπτο πρόσωπο, εγκεκριμένο  από το Διοικητικό Συμβούλιο του Τμήματος/ της Υπηρεσίας,

☑ να κατανοεί καλά τα επιχειρησιακά ζητήματα που συνδέονται με το Έργο,

☑ να έχει την αρμοδιότητα να λαμβάνει αποφάσεις και να εξασφαλίζει ότι το Έργο επιτυγχάνει τους στόχους του,

☑ να διατηρεί καλές σχέσεις με όλους τους εμπλεκόμενους/ ενδιαφερομένους στο Έργο, έτσι ώστε οι τελευταίοι να δέχονται να εκπροσωπηθούν από αυτό,

☑ να διαθέτει επαρκή εμπειρία και γνώσεις ώστε να διεκπεραιώνει τις αρμοδιότητές του,

☑ να είναι δραστήριο, με καλές επικοινωνιακές δεξιότητες και ικανότητα να επηρεάζει άτομα,

☑ να είναι δίκαιο και να φέρει την ευθύνη των πράξεων του (να υπόκειται σε λογοδοσία)

 

Κατάσταση Ελέγχου 1-2: Χαρακτηριστικά που θα πρέπει να διαθέτει ο Υπεύθυνος Συντονιστής

 

☑ να είναι επαγγελματίας με Πανεπιστημιακό Πτυχίο ή δίπλωμα Μεταπτυχιακών Σπουδών σε αντικείμενο σχετικό με τον κλάδο στον οποίο αναφέρεται/ αφορά το συγκεκριμένο Έργο

☑ να διαθέτει εμπειρία στη διαχείριση έργων. Ανάλογα με την κλίμακα και την πολυπλοκότητα του συγκεκριμένου Έργου, πρέπει να περιγράφεται συνοπτικά η ελάχιστη εμπειρία που απαιτείται για την επιτυχή ανάληψη του ρόλου αυτού. Η εμπειρία μπορεί να προσδιορίζεται σε σχέση με:  

- τον τύπο των Έργων, στα οποία το συγκεκριμένο πρόσωπο έχει συμμετάσχει
- των κλάδων στα πλαίσια των οποίων αναλήφθηκαν τα Έργα
- του μεγέθους και του βαθμού πολυπλοκότητας των Έργων για τη διαχείριση των οποίων το συγκεκριμένο πρόσωπο ήταν υπεύθυνο  
- του αριθμού ετών στη διάρκεια των οποίων το συγκεκριμένο πρόσωπο ήταν υπεύθυνο για τη διαχείριση Έργων

☑ να μπορεί να εφαρμόζει πρότυπες προσεγγίσεις και μεθοδολογίες διαχείρισης Έργων

☑ να μπορεί να παράγει και να τηρεί αναλυτικό σχέδιο Έργου

☑ να μπορεί να διευθύνει, να διοικεί και να παρέχει κίνητρα στην Ομάδα Έργου

☑ να μπορεί να σχεδιάζει και να διαχειρίζεται τους πόρους που συμμετέχουν στο Έργο, με στόχο να ανταποκριθεί στα ορόσημα που ορίζονται στο Σχέδιο Έργου

☑ να κατανοεί τις χρηματοοικονομικές πτυχές του Έργου

☑ να μπορεί να ορίζει κατάλληλους στόχους και πρότυπα ποιότητας

☑ να διαθέτει γνώσεις τεχνικών διασφάλισης και ελέγχου ποιότητας, ώστε να εξασφαλίζει την επίτευξη των στόχων και των προτύπων

☑ να διαθέτει γνώσεις για τον τρόπο αποτελεσματικής εφαρμογής των διαδικασιών διαχείρισης αλλαγών

☑ να μπορεί να οικοδομεί και να διατηρεί αποτελεσματική επικοινωνία με τους υπόλοιπους ρόλους

☑ να έχει την ευθύνη των πράξεών του (να υπόκειται σε λογοδοσία), να είναι μεθοδικό, εμψυχωτικό και υποκινητικό.

 

  Πριν οριστικοποιηθεί η επιλογή του Επιτελικού Στελέχους και του Υπευθύνου Συντονιστή, συνιστάται να απαντώνται οι ερωτήσεις της ακόλουθης κατάστασης ελέγχου. Σκοπός των ερωτήσεων αυτών είναι να διασφαλίζεται ότι χρησιμοποιήθηκαν τα σημαντικότερα κριτήρια για την επιλογή των κατάλληλων προσώπων.