Κάθε στρατηγική αξιολόγησης πρέπει να ξεκινά με την προδιαγραφή του Έργου. Η προδιαγραφή παρέχει μία περιγραφή των απαιτήσεων της Αναθέτουσας Αρχής ή/και των όσων αναμένεται να παρέχει ο οικονομικός φορέας εφόσον του ανατεθεί η σύμβαση. Θα πρέπει να περιλαμβάνει στόχους ή κριτήρια απόδοσης για προϊόντα, υπηρεσίες ή έργα. Η προδιαγραφή θα πρέπει, επίσης, να παρέχει στους προσφέροντες λεπτομέρειες για τον τρόπο αντικειμενικής αξιολόγησης της προσφοράς.
Η σύνταξη της προδιαγραφής είναι ένα βασικό βήμα στον κύκλο σύναψης κάθε δημόσιας σύμβασης και είναι κρίσιμης σημασίας για την επιτυχία της. Συχνά καθορίζει το βαθμό επιτυχίας της Αναθέτουσας Αρχής κατά την απόκτηση των απαιτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών σύμφωνα με τα σωστά πρότυπα, εγκαίρως, και εντός του επιθυμητού πλαισίου σχέσης ποιότητας/τιμής.
Η προδιαγραφή πρέπει να επιτυγχάνει την εξισορρόπηση μεταξύ της παροχής αρκετών πληροφοριών, ώστε να είναι βέβαιο ότι οι οικονομικοί φορείς θα προσφέρουν ό,τι χρειάζεται, και της ευελιξίας, ώστε οι οικονομικοί φορείς να μπορούν να υποβάλουν λύσεις που θα συμμορφώνονται με την προδιαγραφή και θα είναι καινοτόμες, καλύπτοντας πλήρως τις επιχειρησιακές σας ανάγκες. Η προδιαγραφή θα πρέπει να είναι σαφής ώστε το προϊόν ή υπηρεσία να ικανοποιεί πλήρως τις επιχειρησιακές ανάγκες του χρήστη, όχι όμως υπερβολικά αναλυτική, ώστε να μην αποτρέπει ή αποθαρρύνει τους οικονομικούς φορείς από την πρόταση καινοτόμων λύσεων ή από την προσφορά καλύτερης σχέσης ποιότητας/τιμής. Θα πρέπει τέλος να συντάσσεται χρησιμοποιώντας γλώσσα που είναι συμβατή με και κατανοητή από τους συγκεκριμένους τομείς στους οποίους απαιτείται να πραγματοποιηθεί η σύναψη της εκάστοτε δημόσιας σύμβασης.
Συχνά, μία αποτελεσματική Ομάδα Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων αποτελείται από έναν συνδυασμό επαγγελματιών ειδικών στη σύναψη δημοσίων συμβάσεων και ειδικών, που έχουν γνώσεις τεχνικών και χρηματοοικονομικών θεμάτων.
Η προδιαγραφή μπορεί να έχει έκταση που κυμαίνεται από λίγες παραγράφους μέχρι αρκετές σελίδες, και θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα εξής:
• Τον εκτιμώμενο ενδεικτικό προϋπολογισμό,
• τη στρατηγική σημασία,
• τους σχετικούς με το Έργο κινδύνους & την δυνατότητα μετάθεσης των κινδύνων
• την πολυπλοκότητα,
• τον απαιτούμενο βαθμό καινοτομίας,
• τη διαθεσιμότητα εξωτερικών προτύπων,
• την πιθανή διάρκεια ζωής της σύμβασης.
Εάν κάποιο από τα παραπάνω ζητήματα είναι υψηλής σημασίας, τότε πιθανώς να απαιτείται μία εκτενέστερη ανάλυση της απαίτησης ή προδιαγραφή.
Εάν η προδιαγραφή είναι λανθασμένη, ανεπαρκής ή υπερβολικά αναλυτική, μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να συμβούν ένα ή περισσότερα από τα εξής:
• Κάποιος κατάλληλος προσφέρων να αποκλεισθεί από την υποβολή προσφορών ή την υποβολή προσφορών τιμής (quotes),
• οι απαιτήσεις να ερμηνευθούν λανθασμένα ή με ποικίλους τρόπους,
• ο αριθμός των προσφορών που θα υποβληθούν να μην είναι ικανοποιητικός και να μην διασφαλίζεται η ανάπτυξη ανταγωνισμού
• οι προσφορές που θα υποβληθούν να είναι μη ικανοποιητικές,
• να προκύψουν δυσκολίες στην αξιολόγηση προσφορών,
• να προσφερθούν/παραδοθούν λανθασμένα ή ακατάλληλα αγαθά και υπηρεσίες
• να μην επιτυγχάνεται η Βέλτιστη σχέση Ποιότητας/Τιμής,
• να προκύψουν σημαντικά κόστη και ζημίες,
• να δημιουργηθεί δυσμενής δημοσιότητα ή αρνητική δημόσια εικόνα,
• να υπάρξει καθυστέρηση ή και ματαίωσης της εκτέλεσης Έργων.