Οι εκθέσεις και τα παραδοτέα που ετοιμάζονται και υποβάλλονται από τον Ανάδοχο στο πλαίσιο μιας σύμβασης παροχής υπηρεσιών υπόκεινται στον έλεγχο της Αναθέτουσας Αρχής προκειμένου να διασφαλιστεί ότι συμμορφώνονται με τους όρους και τις απαιτήσεις της σύμβασης. Ο έλεγχος της συμμόρφωσης των εκθέσεων και των παραδοτέων με τα προκαθορισμένα κριτήρια αποδοχής διεξάγεται συνήθως από Επιτροπές Επισκόπησης οι οποίες συστήνονται κατόπιν εισήγησης του Συντονιστή στην Καθοδηγητική Επιτροπή του Έργου και τη σύμφωνη γνώμη της τελευταίας. Οι Επιτροπές Επισκόπησης συγκροτούνται με βάση το αντικείμενο του κάθε παραδοτέου και σε αυτές συμμετέχουν συνήθως άτομα από το προσωπικό της Αναθέτουσας Αρχής με γνώσεις και εμπειρία πάνω στο συγκεκριμένο αντικείμενο. Στις Επιτροπές αυτές ενδέχεται να συμμετέχουν επίσης και άτομα από το προσωπικό άλλων Αναθετουσών Αρχών αφού λάβουν τη σύμφωνη γνώμη του προϊσταμένου τους.

 Πιο συγκεκριμένα, η διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται για την έγκριση των εκθέσεων και των παραδοτέων του Αναδόχου είναι η εξής:

• Ο Συντονιστής, αφού λάβει την έκθεση ή το παραδοτέο από τον Ανάδοχο το προωθεί μαζί με τα κριτήρια αποδοχής και τυχόν οδηγίες για την αξιολόγησή τους στα μέλη της αντίστοιχης Επιτροπής Επισκόπησης.

• Τα μέλη της Επιτροπής ελέγχουν, κατ’ ιδίαν αρχικά, κατά πόσον η έκθεση ή το παραδοτέο ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της σύμβασης.

• Στη συνέχεια πραγματοποιείται συνάντηση επισκόπησης¹² στην οποία συμμετέχουν όλα τα μέλη της Επιτροπής, κατά την οποία συζητούνται τα σχόλια και οι παρατηρήσεις όλων των μελών και στο τέλος συντάσσεται Έκθεση της Επιτροπής προς τον Υπεύθυνο Συντονιστή, η οποία περιλαμβάνει τα αποτελέσματα/ πορίσματα της συνάντησης επισκόπησης.

• Ο Συντονιστής¹³ αφού μελετήσει την Έκθεση της Επιτροπής Επισκόπησης εισηγείται στην Καθοδηγητική Επιτροπή του Έργου είτε την οριστική έγκριση είτε την έγκριση υπό όρους είτε την απόρριψη της συγκεκριμένης έκθεσης ή του συγκεκριμένου παραδοτέου.

• Η απόφαση της Καθοδηγητικής Επιτροπής κοινοποιείται γραπτώς στον Ανάδοχο από τον Υπεύθυνο Συντονιστή, παραθέτοντας ταυτόχρονα τους λόγους σε περίπτωση που απορρίψει την έκθεση ή το παραδοτέο ή ζητήσει τροποποιήσεις σε αυτά. Το χρονικό διάστημα, από την λήψη των εκθέσεων ή/και των παραδοτέων, μέσα στο οποίο η Αναθέτουσα Αρχή οφείλει να ενημερώσει τον ανάδοχο για την απόφαση της καθορίζεται στους Γενικούς Όρους της σύμβασης. Ενδεικτικά αναφέρεται ένα χρονικό διάστημα 15 ημερών το οποίο μπορεί να παραταθεί σε 20 ημέρες ή ακόμη περισσότερο ανάλογα με τον όγκο και τη σπουδαιότητα της συγκεκριμένης έκθεσης ή του συγκεκριμένου παραδοτέου.

• Εάν η Αναθέτουσα Αρχή δεν προχωρήσει σε οποιαδήποτε σχόλια για τις εκθέσεις ή/και τα παραδοτέα εντός του προκαθορισμένου χρονικού περιορισμού, ο Ανάδοχος δικαιούται να ζητήσει τη γραπτή αποδοχή τους. Οι εκθέσεις ή/και τα παραδοτέα θα θεωρούνται ότι έχουν εγκριθεί από την Αναθέτουσα Αρχή εάν αυτή δεν ενημερώσει ρητώς τον Ανάδοχο για τυχόν σχόλια εντός προκαθορισμένου χρονικού διαστήματος (ενδεικτικά 15 ημερών) από την λήψη του γραπτού αιτήματος.

• Όταν μια έκθεση ή/και παραδοτέο εγκρίνεται από την Αναθέτουσα Αρχή δυνάμει των τροποποιήσεων που θα γίνουν από τον Ανάδοχο, η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να καθορίζει ένα εύλογο χρονικό διάστημα για την πραγματοποίηση των τροποποιήσεων που αιτούνται.

   Σημειώνεται ότι, όταν η σύμβαση εκτελείται σε στάδια/ δραστηριότητες, η έναρξη της εκτέλεσης κάθε σταδίου/ δραστηριότητας υπόκειται στην έγκριση, από την Αναθέτουσα Αρχή, του προηγούμενου σταδίου/ δραστηριότητας εκτός των περιπτώσεων που τα στάδια/ δραστηριότητες διεξάγονται ταυτόχρονα.

_____________________________

¹² Στη συνάντηση επισκόπησης ενδέχεται να συμμετέχει και προσωπικό του Αναδόχου αν κάτι τέτοιο κριθεί σκόπιμο από τον Υπεύθυνο Συντονιστή για την καλύτερη κατανόηση/ εμπέδωση των σχετικών παρατηρήσεων, διορθώσεων ή προτάσεων για αλλαγές.

¹³ Σημειώνεται ότι ο Συντονιστής μπορεί να συμμετέχει και ο ίδιος ως μέλος στις Επιτροπές Επισκόπησης.