Το Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων (Risk Management Plan) περιγράφει πώς θα δομούνται και θα εκτελούνται ο εντοπισμός, η ποιοτική και ποσοτική ανάλυση, ο σχεδιασμός της αντιμετώπισης, η παρακολούθηση και ο έλεγχος κινδύνων κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του Έργου. Το Σχέδιο εκπονείται κυρίως από τον Υπεύθυνο Συντονιστή και από τους Υπεύθυνους Συντονιστές Ομάδας Έργου που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων σχεδιασμού και εκτέλεσης της διαχείρισης κινδύνων.

Θεωρητικά, για κάθε κίνδυνο που εντοπίζεται κατά τη διάρκεια ζωής του Έργου είναι αναγκαία η τυποποιημένη διαχείρισή του σύμφωνα με το Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων. Χωρίς την ύπαρξη τυποποιημένου Σχεδίου Διαχείρισης Κινδύνων, ο στόχος της υλοποίησης μίας λύσης «στα πλαίσια των περιορισμών χρόνου, κόστους και ποιότητας» μπορεί να τίθεται σε κίνδυνο.

Το Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων είναι δυνατόν να περιλαμβάνει τα εξής:

Πίνακας 7-3: Συνήθη περιεχόμενα του Σχεδίου Διαχείρισης Κινδύνων

  • Διεργασία Διαχείρισης Κινδύνων: Αναφέρεται στη διεργασία που θα χρησιμοποιείται για την εκτέλεση της διαχείρισης κινδύνων του Έργου.

Μία ενδεικτική διεργασία διαχείρισης κινδύνων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλα σχεδόν τα έργα είναι η εξής:

Βήμα 1: Εντοπισμός Κινδύνου

  • Οποιοδήποτε μέλος της Ομάδας Έργου ή της Ομάδας Διαχείρισης Έργου (Αναφέρων τον Κίνδυνο [Risk Originator]) που εντοπίζει ένα κίνδυνο που αφορά συγκεκριμένο στοιχείο του Έργου (χρονοδιάγραμμα, ποιότητα, πόρους, παραδοτέα, κόστος κλπ.) συμπληρώνει αμέσως ένα Έντυπο Αναφοράς Κινδύνου (Risk Form) και το προωθεί στον Υπεύθυνο Συντονιστή.

Βήμα 2: Καταχώριση Κινδύνου

  • Ο Υπεύθυνος Συντονιστής επισκοπεί όλα τα Έντυπα Αναφοράς Κινδύνου και εξετάζει κατά πόσο κάθε εντοπιζόμενος κίνδυνος ισχύει για το Έργο και έχει επιπτώσεις στους στόχους και σκοπούς του Έργου που προδιαγράφονται στο Τεχνικό Δελτίο Έργου και στο Χρονοδιάγραμμα, το Σχέδιο Διαχείρισης Πόρων, το Πρόγραμμα Κόστους και το Σχέδιο Ποιότητας.   
  • Εάν ο κίνδυνος κρίνεται «σχετικός με το Έργο», ο Υπεύθυνος Συντονιστής το καταχωρίζει στο Μητρώο Καταγραφής Κινδύνων (Risk Log) και του αναθέτει έναν Κωδικό Αριθμό. Ο Υπεύθυνος Συντονιστής αξιολογεί επίσης τη βαρύτητα του κινδύνου (την πιθανότητα επέλευσης του κινδύνου και τις επιπτώσεις στους στόχους του Έργου εφόσον ο κίνδυνος επέλθει) και αποφασίζει και κατά πόσον τα επίπεδα «επιπτώσεων» και «πιθανότητας επέλευσης» που αποδόθηκαν από τον Αναφέροντα τον Κίνδυνο (Risk Originator) είναι «σωστά».

Βήμα 3: Ανάθεση Ενεργειών Πρόληψης/ Αντιμετώπισης Κινδύνων

  • Ο Υπεύθυνος Συντονιστής ενημερώνει την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου για την καταχώριση κινδύνων σημαντικής βαρύτητας στο Μητρώο Καταγραφής Κινδύνων και ζητά την πραγματοποίηση συνάντησης με την Επιτροπή. 
  • Η Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου επισκοπεί τους καταχωρισμένους κινδύνους και, μετά από συζήτηση κατά την οποία ο Υπεύθυνος Συντονιστής προτείνει προληπτικές ενέργειες/ ενέργειες αντιμετώπισης, αποφασίζει:   
    • Να υιοθετήσει τις προτάσεις του Υπευθύνου Συντονιστή για προληπτικές ενέργειες/ ενέργειες αντιμετώπισης, και να τις αναθέσει σε συγκεκριμένα Μέλη της Ομάδας Έργου ή στον Υπεύθυνο Συντονιστή. 

Σημείωση: Πρέπει να σημειωθεί ότι στην περίπτωση Έργων που υλοποιούνται από Αναδόχους, μία εγκεκριμένη προληπτική ενέργεια θα μπορούσε να είναι να ζητηθεί από τον Ανάδοχο η ανάληψη ενεργειών όπως: αντικατάσταση συγκεκριμένων πόρων από την ομάδα του εξαιτίας μη ικανοποιητικής απόδοσης, παράλληλη υλοποίηση δύο δραστηριοτήτων για τον έγκαιρο τερματισμό του Έργου κλπ.

    • Να καθορίσει άλλες ενέργειες αντιμετώπισης κινδύνων αντί αυτών που προτάθηκαν από τον Υπεύθυνο Συντονιστή, και να τις αναθέσει σε συγκεκριμένα Μέλη της Ομάδας Έργου ή στον Υπεύθυνο Συντονιστή. 
    • Να υποβάλει αίτηση αλλαγής, εάν εκτιμά ότι προκειμένου να μετριαστεί ο κίνδυνος απαιτείται αλλαγή στο Έργο. 
    • Να κλείσει το ζήτημα του κινδύνου, εάν εκτιμά ότι ο κίνδυνος δεν είναι πλέον πιθανό να επηρεάσει το Έργο. 

Βήμα 4: Χρονικός προγραμματισμός και Υλοποίηση Προληπτικών Ενεργειών/ Ενεργειών Αντιμετώπισης

  • Ο Υπεύθυνος Συντονιστής προγραμματίζει την υλοποίηση των προληπτικών ενεργειών/ ενεργειών αντιμετώπισης που ανατίθενται από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου. Επίσης, ενημερώνει τα επιφορτισμένα με την υλοποίηση των ενεργειών αντιμετώπισης κινδύνων άτομα για το τι ακριβώς πρέπει να κάνουν και πότε.  
  • Τα άτομα στα οποία έχει ανατεθεί η εκτέλεση κάθε προγραμματισμένης ενέργειας, εκτελούν την ενέργεια. 

Βήμα 5: Παρακολούθηση και έλεγχος Προληπτικών Ενεργειών/ Ενεργειών Αντιμετώπισης

  • Ο Υπεύθυνος Συντονιστής:
    • παρακολουθεί την υλοποίηση κάθε προληπτικής ενέργειας/ ενέργειας αντιμετώπισης και επισκοπεί την επιτυχία της
    • επικαιροποιεί το Μητρώο Καταγραφής Κινδύνων, καταχωρίζοντας την ημερομηνία υλοποίησης της προληπτικής ενέργειας/ ενέργειας αντιμετώπισης 
    • ενημερώνει την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου για τα αποτελέσματα της αναληφθείσας ενέργειας. 
  • Έγγραφα Διαχείρισης Κινδύνων: Αναφέρονται στην τεκμηρίωση που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό, την παρακολούθηση και τον έλεγχο των κινδύνων για το Έργο. 

Ενδεικτικά έγγραφα διαχείρισης κινδύνων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε όλα σχεδόν τα έργα είναι τα εξής: Έντυπο Αναφοράς Κινδύνου (το έγγραφο που συμπληρώνεται από μέλος της Ομάδας Έργου για να ενημερωθεί ο Υπεύθυνος Συντονιστής για κάποιο νέο κίνδυνο) και το Μητρώο Καταγραφής Κινδύνων. Υπόδειγμα για το Μητρώο Καταγραφής Κινδύνων δίνεται στο Παράρτημα 1-5, ενώ το Έντυπο Αναφοράς Κινδύνου δίνεται στο Παράρτημα 7-6. 

Τα Έντυπα Αναφοράς Κινδύνου χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια της Φάσης Εκτέλεσης & Ελέγχου του Έργου. Συμπληρώνονται από οποιοδήποτε μέλος της Ομάδας Έργου που εντοπίζει κάποιον κίνδυνο, και στη συνέχεια προωθούνται στον Υπεύθυνο Συντονιστή προς επισκόπηση. Ο Υπεύθυνος Συντονιστής προσδιορίζει κατά πόσον οι πληροφορίες που παρέχονται στο έντυπο είναι επαρκείς – εάν δεν είναι, ζητά την παροχή περισσότερων πληροφοριών. 

Συνήθως το Έντυπο Αναφοράς Κινδύνου περιλαμβάνει:

  • Τίτλο του Έργου 
  • Περιγραφή του εντοπισθέντος κινδύνου 
  • Εκτίμηση της πιθανότητας επέλευσης και των επιπτώσεων του κινδύνου 
  • Πρόταση για προληπτικές ενέργειες και ενέργειες αντιμετώπισης 
  • Ενότητα για έγκριση.
  • Ρόλοι και Αρμοδιότητες. Αναφέρεται στους ρόλους και τις αρμοδιότητες όλων των ανθρωπίνων πόρων που εμπλέκονται στον εντοπισμό, την επισκόπηση και το μετριασμό των κινδύνων στα πλαίσια του Έργου.  

Ενδεικτικοί ρόλοι και αρμοδιότητες είναι:

Ο Αναφέρων τον Κίνδυνο (Risk Originator)

Ο αναφέρων τον κίνδυνο (risk originator) εντοπίζει έναν κίνδυνο και τον αναφέρει στον Υπεύθυνο Συντονιστή, και επομένως είναι υπεύθυνος για: 

  • τον εντοπισμό κινδύνων, 
  • την τεκμηρίωσή τους (βλ. Έντυπο Αναφοράς Κινδύνου – Παράρτημα 7-6), και 
  • την υποβολή του Εντύπου Αναφοράς Κινδύνου στον Υπεύθυνο Συντονιστή προς επισκόπηση.   

Υπεύθυνος Συντονιστής

Ο Υπεύθυνος Συντονιστής είναι υπεύθυνος για:

  • την επισκόπηση όλων των Εντύπων Αναφοράς Κινδύνου που υποβάλλονται από τους αναφέροντες τους κινδύνους (risk originators) 
  • την καταχώριση όλων των κινδύνων στο Μητρώο Καταγραφής Κινδύνων 
  • την παρουσίαση των εντοπισθέντων κινδύνων και των προτεινόμενων ενεργειών στην Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου 
  • την κοινοποίηση των αποφάσεων που λαμβάνονται από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου στα άτομα στα οποία ανατίθενται οι προληπτικές ενέργειες/ενέργειες αντιμετώπισης 
  • την παρακολούθηση της προόδου των προληπτικών ενεργειών/ ενεργειών αντιμετώπισης που έχουν ανατεθεί 
  • την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των προληπτικών ενεργειών/ ενεργειών αντιμετώπισης που εκτελούνται

Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου

Η Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου είναι υπεύθυνη για:

  • την επισκόπηση όλων των κινδύνων που παρουσιάζονται από τον Υπεύθυνο Συντονιστή 
  • την ανάθεση ενεργειών πρόληψης κινδύνων/ ενεργειών αντιμετώπισης. 

Ομάδα Έργου 

Τα μέλη της Ομάδας Έργου είναι υπεύθυνα για την εκτέλεση όλων των ενεργειών που τους ανατίθενται από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου.