Για τη διαδικασία σύναψης δημόσιας σύμβασης θα πρέπει να παράγεται ένα σχετικό χρονοδιάγραμμα όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο. Ο ορισμός του χρονοδιαγράμματος αποτελεί ευθύνη του Συντονιστή Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων (Procurement Manager) και θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα κύρια στάδια της διαδικασίας, καθώς και την αναμενόμενη χρονική διάρκεια κάθε σταδίου. Το χρονοδιάγραμμα θα πρέπει να καθορίζεται στην αρχή της διαδικασίας, και για την κατάρτισή του θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η διαθεσιμότητα όλων των βασικών μελών της ομάδας σύναψης δημοσίων συμβάσεων.

  Θα πρέπει να επισημανθεί ότι η χρονική κλίμακα διαφέρει από Έργο σε Έργο, ανάλογα με την πολυπλοκότητα κάθε συγκεκριμένου Έργου και τη διαθεσιμότητα κάθε μέλους της ομάδας σύναψης δημοσίων συμβάσεων. Στη συνέχεια δίνεται ένα ενδεικτικό γενικό χρονοδιάγραμμα σύναψης δημόσιας σύμβασης με την ανοικτή διαδικασία, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί και να προσαρμοστεί κατάλληλα από τις Αναθέτουσες Αρχές.

Πίνακας 2-12 : Ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα σύναψης δημόσιας σύμβασης με την ανοικτή διαδικασία

Στη συνέχεια ακολουθεί ένα ενδεικτικό γενικό χρονοδιάγραμμα σύναψης δημόσιας σύμβασης με την κλειστή διαδικασία, το οποίο μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί και να προσαρμοστεί κατάλληλα από τις Αναθέτουσες Αρχές.

Πίνακας 2-13 : Ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα σύναψης δημόσιας σύμβασης με την κλειστή διαδικασία

Χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες αυτές είναι εφικτή η σύνταξη ενός χρονοδιαγράμματος, με παράλληλη ανάθεση των αρμοδιοτήτων για κάθε δραστηριότητα της ομάδας σύναψης δημοσίων συμβάσεων και των ομάδων των οικονομικών φορέων. Αυτή η προτεινόμενη προσέγγιση παρέχει μία χρονική κλίμακα για όλο το εύρος της διαδικασίας σύναψης δημοσίων συμβάσεων, και θα διευκολύνει την αποδοτική και αποτελεσματική διαχείριση της διαδικασίας σύναψης δημοσίων συμβάσεων γενικά, συμβάλλοντας στην ταχεία ολοκλήρωσή της.

Οι συνεισφορές (inputs) από ειδικούς θα πρέπει να ενσωματώνονται στο χρονοδιάγραμμα και η αναφορά σε συγκεκριμένες ημερομηνίες θα πρέπει να γίνεται όσο το δυνατόν συντομότερα. Από το παραπάνω παράδειγμα προκύπτει ένα ενδεικτικό συνολικό χρονικό διάστημα, ωστόσο –όπως αναφέρθηκε– αυτό εξαρτάται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του συγκεκριμένου Έργου και από τη διαδικασία που επιλέγεται για τη σύναψη της δημόσιας σύμβασης.

Προθεσμίες για Απαντήσεις – Για τα διάφορα στάδια της διαδικασίας που επιλέγεται για τη σύναψη μίας δημόσιας σύμβασης ορίζονται ελάχιστες προθεσμίες στη Νομοθεσία. Πίνακες με τις ελάχιστες προθεσμίες που ισχύουν για κάθε περίπτωση υπάρχουν στο υποκεφάλαιο 3.2.5. Σε όλες τις περιπτώσεις, οι χρόνοι που δίνονται σε ημέρες αναφέρονται σε ημερολογιακές ημέρες. Κατά τον καθορισμό των προθεσμιών για την υποβολή Εκδηλώσεων Ενδιαφέροντος / Αιτήσεων Συμμετοχής ή Προσφορών, οι Αναθέτουσες Αρχές θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη την πολυπλοκότητα της εκάστοτε σύμβασης και να προβλέπουν επαρκή χρόνο για την υποβολή των αναγκαίων πληροφοριών και την προετοιμασία των προσφορών.