Ο Προϋπολογισμός Έργου (Project Budget) περιλαμβάνει μία εύλογη εκτίμηση της χρηματοοικονομικής υποστήριξης που απαιτείται για τη διεξαγωγή του Έργου, συμπεριλαμβανομένης της αιτιολόγησης των δαπανών του προϋπολογισμού. Το ποσό που θα έχει δαπανηθεί για ένα Έργο έως ότου αυτό ολοκληρωθεί εξαρτάται από διάφορα μεγέθη άμεσου και έμμεσου κόστους που προκύπτουν σε όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής του Έργου.

Οι συνήθεις κατηγορίες άμεσου κόστους (δαπάνες που είναι δυνατόν να προσδιοριστούν ειδικά για ένα συγκεκριμένο Έργο) είναι:

• προσωπικό (μισθοί, αμοιβές, επιδόματα & πρόσθετες παροχές)
• υλικά & εξοπλισμός (εγκαταστάσεις, έπιπλα, εξοπλισμός γραφείου, μηχανές, εργαλεία, οχήματα, κλπ.)
• ταξίδια (μεταφορά, διαμονή, ημερήσιες αποζημιώσεις κλπ.)
• εξωτερικοί σύμβουλοι/ εταιρείες συμβούλων (που παρέχουν ειδική εμπειρία και τεχνική υποστήριξη για θέματα όπως η εκπόνηση μελετών σκοπιμότητας κλπ.)
• συντήρηση, εφόσον περιλαμβάνεται στο αντικείμενο του έργου (τακτική και έκτακτη συντήρηση/ επιδιορθώσεις υποδομών, εξοπλισμού, οχημάτων κλπ.)
• εκπαίδευση, εφόσον απαιτείται (εκπαιδευτικό υλικό, ομιλητές σεμιναρίων, μίσθωση εγκαταστάσεων, ημερήσιες αποζημιώσεις)
• κόστος για την αγορά προμηθειών, υπηρεσιών ή τεχνικών έργων (κόστη σύναψης δημοσίων συμβάσεων, αμοιβές αναδόχων)
• κόστος για την κάλυψη εκτάκτων αναγκών (contingencies) (κόστος για την κάλυψη κινδύνων και σχετικά απρόβλεπτα έξοδα. Ο προσδιορισμός –κατά την αξιολόγηση κινδύνων– κινδύνων με μεγάλη πιθανότητα επέλευσης, είναι δυνατόν να συνεπάγεται τη διάθεση σημαντικών πόρων στην κατηγορία αυτή).

Το έμμεσο κόστος είναι αυτό που δημιουργείται μέσω των συνηθισμένων δραστηριοτήτων και, συνεπώς, δεν είναι δυνατόν να προσδιοριστεί ειδικά για ένα συγκεκριμένο Έργο. Το πιο χαρακτηριστικό παράδειγμα έμμεσου κόστους είναι τα γενικά έξοδα (overheads) του Φορέα Υλοποίησης (π.χ. ηλεκτρικό ρεύμα, νερό, θέρμανση, τηλεπικοινωνίες, μίσθωση και συντήρηση γραφείων, διοικητική υποστήριξη).

Συγκεντρώνοντας όλα τα σημαντικά στοιχεία κόστους, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού του Έργου θα καταρτίσουν έναν προσωρινό προϋπολογισμό Έργου, περιλαμβάνοντας τις εκτιμήσεις και προβλέψεις για τις πλέον συναφείς αναμενόμενες δαπάνες. Επιπλέον, θα πρέπει να προσδιορίσουν τις πηγές από τις οποίες θα χρηματοδοτηθεί το Έργο και τη συμμετοχή κάθε πηγής στη χρηματοδότηση αυτή. Θα πρέπει να δίνεται προσοχή στις περιπτώσεις Έργων συγχρηματοδοτούμενων από την ΕΕ, όπου τα μη επιλέξιμα προς χρηματοδότηση κόστη (π.χ. μισθοί και αμοιβές δημοσίων υπαλλήλων) θα πρέπει να εξαιρούνται από τον προϋπολογισμό του Έργου.

  Ένα απλό έντυπο, που μπορεί να βοηθήσει τους υπευθύνους σχεδιασμού Έργου στον υπολογισμό του προσωρινού προϋπολογισμού Έργου και στον προσδιορισμό των πηγών χρηματοδότησης, παρουσιάζεται στη συνέχεια:

Σημείωση: Ο Συνολικός Προϋπολογισμός του Έργου θα πρέπει να καλύπτεται από τα Συνολικά Κεφάλαια.

  Κατά τον υπολογισμό του αναγκαίου προϋπολογισμού για το Έργο, θα πρέπει να είστε ειλικρινείς. Ορισμένοι Ιδιοκτήτες Έργων δείχνουν μία ανεύθυνη αισιοδοξία (ή μήπως θα έπρεπε να πούμε: ψεύδονται) όταν εκτιμούν τη διάρκεια ζωής ή/και το αρχικό κόστος κάποιου σημαντικού Έργου, απλώς και μόνο για να λάβουν τη σχετική έγκριση. Πράγματι, όταν ένα σημαντικό Έργο ξεκινήσει, είναι σχεδόν αδύνατον να το σταματήσει κανείς. Ωστόσο, μία τόσο επιπόλαια αισιοδοξία δεν έχει καλά αποτελέσματα. Δεν αξίζει τον κόπο, καθώς μία μεγάλη υπέρβαση του κόστους είναι δυσμενής για τη φήμη του Ιδιοκτήτη του Έργου, καθώς και για σημαντικότερες επενδύσεις στο μέλλον.   

Το σημαντικό από την άποψη αυτή είναι η ανάγκη για προγραμματισμό και έλεγχο των σχετικών με το Έργο μεγεθών κόστους, μερικές φορές για αρκετές περιόδους χρήσης (έτη προϋπολογισμού). Ορισμένα Έργα είναι συγχρηματοδοτούμενα και χρηματοδοτούνται από αρκετούς προϋπολογισμούς. Κάτι τέτοιο μπορεί να περιορίζει τη δυνατότητα για αναθεωρήσεις του προϋπολογισμού, δηλαδή για μεταφορά κονδυλίων μεταξύ άρθρων του προϋπολογισμού. Θα πρέπει επίσης να αναφερθεί ότι η χρηματοδότηση μπορεί να επηρεάζει τις ισχύουσες διαδικασίες για την πραγματοποίηση δαπανών.