Η αποδοχή παραδοτέων ορίζεται ως η εξασφάλιση της συμφωνίας της Αναθέτουσας Αρχής ότι τα παραδοτέα τα οποία ο Ανάδοχος έχει παράγει κατά τη διάρκεια της φάσης υλοποίησης του Έργου ικανοποιούν τα κριτήρια που έχουν τεθεί από την Αναθέτουσα Αρχή. Για να εξασφαλίζεται η έγκαιρη αποδοχή των παραδοτέων, η Αναθέτουσα Αρχή και τα στελέχη του Αναδόχου που είναι υπεύθυνα για τη λήψη αποφάσεων θα πρέπει να συμφωνήσουν προκαθορισμένα κριτήρια αποδοχής. Ποια θα είναι τα κριτήρια αυτά και ποια θα είναι η διαδικασία ελέγχου της συμμόρφωσης των παραδοτέων με αυτά, είναι δύο ζητήματα που πρέπει να τεκμηριώνονται κατά τη Φάση Προγραμματισμού του Έργου (Σχέδιο Αποδοχής Παραδοτέων).
Το Σχέδιο Αποδοχής Παραδοτέων (Acceptance Plan) αποτελεί κύριο έγγραφο του Έργου. Συντάσσεται μετά την ανάπτυξη του Χρονοδιαγράμματος Δραστηριοτήτων, του Σχεδίου Διαχείρισης Πόρων και του Σχεδίου Ποιότητας, καθώς λαμβάνει δεδομένα εισόδου από αυτά. Καθ’ όλη τη διάρκεια της Φάσης Παρακολούθησης και Ελέγχου, το Σχέδιο Αποδοχής Παραδοτέων χρησιμεύει ως οδηγός για τα μέλη της Ομάδας Έργου στα οποία έχει ανατεθεί η διενέργεια δοκιμών αποδοχής, καθώς και για τον Υπεύθυνο Συντονιστή που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση αποδοχών παραδοτέων.
Για την ανάπτυξη του Σχεδίου Αποδοχής Παραδοτέων θα πρέπει να ακολουθούνται τα παρακάτω βήματα:
- Διαμόρφωση κριτηρίων και προτύπων για την αποδοχή των παραδοτέων
- Τυποποίηση και τεκμηρίωση της διεργασίας αποδοχής παραδοτέων.
Σχήμα 7-13: Βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την ανάπτυξη του Σχεδίου Αποδοχής Παραδοτέων
