Γενικά, η σύναψη και εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων αποτελεί μέρος του κύκλου ζωής Έργου, συνεπώς οι σχετικές διεργασίες είναι στενά συνδεδεμένες με εκείνες της Διαχείρισης Έργου και ακολουθούν τους περιορισμούς που ορίζονται από το πλαίσιο Έργου. Σε περίπτωση που ένα Έργο εκτελείται αποκλειστικά από εξωτερικούς πόρους (πόρους που δεν ανήκουν στην Αναθέτουσα Αρχή), η σύναψη και εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων μπορεί να εκλαμβάνεται ως «το Έργο» και ως τέτοιο διέρχεται από όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής Έργου. Σε κάθε περίπτωση, τα άτομα που εμπλέκονται στη σύναψη και εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων πρέπει να γνωρίζουν τον τρόπο διαχείρισης ενός Έργου καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του.

Σκοπός του παρόντος Κεφαλαίου είναι να εισαγάγει τον αναγνώστη στις βασικές αρχές της Διαχείρισης Έργου, παρουσιάζοντας παράλληλα διάφορα εργαλεία και τεχνικές που απαιτούνται για την επιτυχή υλοποίηση ενός Έργου. Από την άποψη αυτή, η καθοδήγηση και τα εργαλεία που παρέχονται αποτελούν μία γενική μεθοδολογία1 που θα διευκολύνει τις Αναθέτουσες Αρχές, και ιδιαίτερα τους Υπεύθυνους Συντονιστές, στα εξής:

  • Στον προγραμματισμό, την παρακολούθηση και τον έλεγχο των τμημάτων του Έργου που υλοποιούνται με ίδιους πόρους (εσωτερική παραγωγή – “in-house production”)
  • Στον προγραμματισμό Έργων που θα υλοποιηθούν από εξωτερικούς πόρους, ώστε αυτά να προδιαγράφονται σαφώς στα έγγραφα διαγωνισμού
  • Στη διαχείριση της ίδιας της διαγωνιστικής διαδικασίας
  • Στην παρακολούθηση και τον έλεγχο της απόδοσης του αναδόχου έναντι του προκαθορισμένου Σχεδίου Έργου

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι τα υποκεφάλαια που ακολουθούν συνιστούν μία βασική αναφορά στα θέματα της Διαχείρισης Έργου, και ως τέτοια δεν είναι ούτε εκτενή ούτε εξαντλητικά. Ωστόσο, εξετάζουν όλες τις διεργασίες διαχείρισης για το συνολικό κύκλο ζωής του Έργου, δηλαδή από την Έναρξη του Έργου2 ως το Κλείσιμο του Έργου.

Υπάρχουν εκατοντάδες διαφορετικοί ορισμοί για την έννοια της Διαχείρισης Έργου. Ανεξάρτητα από τη διατύπωσή τους, όλοι στηρίζονται σε μία κοινή βάση, που είναι ο τρόπος διαχείρισης των διεργασιών για την επιτυχή ανάληψη ενός Έργου ως προς το αντικείμενο, το χρόνο, τα χρήματα και τους πόρους. Στο πλαίσιο αυτό, αν θέλαμε να δώσουμε έναν γενικό ορισμό της Διαχείρισης Έργου, θα μπορούσαμε να πούμε ότι:

«Διαχείριση Έργου είναι η εφαρμογή δεξιοτήτων, εργαλείων, τεχνικών και διεργασιών για τον προγραμματισμό, το συντονισμό, την υλοποίηση, την παρακολούθηση και τον έλεγχο ενός Έργου με επιτυχία».

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι πολλές από τις διεργασίες στα πλαίσια της διαχείρισης Έργου είναι επαναληπτικής φύσης. Αυτό οφείλεται κυρίως στην ύπαρξη και την αναγκαιότητα μίας προοδευτικής ανάπτυξης καθ’ όλο τον κύκλο ζωής του Έργου. Αυτό σημαίνει ότι όσο περισσότερα γνωρίζει κανείς για το Έργο, τόσο καλύτερα μπορεί να το διαχειριστεί.

Εκτός από τα εργαλεία, τις μεθόδους, τις τεχνικές και τις διεργασίες, η αποτελεσματική Διαχείριση Έργου απαιτεί οργανωτική υποστήριξη, καθώς και τις ομάδες ως δομικά στοιχεία.

Όπως ισχύει και για κάθε άλλη διεργασία, η διεργασία Διαχείρισης Έργου δέχεται ορισμένες εισροές (επιχειρησιακή ανάγκη, πρόβλημα ή ευκαιρία) και περιορισμούς (χρόνος, κόστος, ποιότητα, τεχνικές πτυχές, κοινωνικές, πολιτικές και περιβαλλοντικές συνθήκες, νομικοί περιορισμοί κλπ.) και, μέσω της εφαρμογής των κατάλληλων μηχανισμών (τεχνικές, εργαλεία, εξοπλισμός/ μηχανήματα, οργάνωση, ανθρώπινοι πόροι κλπ.), παράγει ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα (παραδοτέα του Έργου). Το παρακάτω διάγραμμα απεικονίζει τη διεργασία Διαχείρισης Έργου.

   

Σχήμα 7-1: Η Διεργασία Διαχείρισης Έργου

Η καλή Διαχείριση Έργου δεν εξαλείφει όλους τους κινδύνους, τα προβλήματα και τις εκπλήξεις, αλλά παρέχει πρότυπες διεργασίες και διαδικασίες για την αντιμετώπισή τους και βοηθά να αποτρέπονται τα εξής:

  1. Η καθυστερημένη ολοκλήρωση Έργων, οι υπερβάσεις του προϋπολογισμού ή η μη ικανοποίηση των προσδοκιών του πελάτη.
  2. Η ασυμφωνία μεταξύ των διεργασιών και διαδικασιών που χρησιμοποιούνται από διαφορετικούς Υπεύθυνους Συντονιστές.
  3. Ο ανορθόδοξος τρόπος επιτυχούς υλοποίησης ενός Έργου μέσω υψηλών επιπέδων πίεσης, σημαντικού όγκου υπερωριών και βάσει αποκλειστικώς και μόνο της καλής θέλησης ορισμένων ατόμων.
  4. Η αντιμετώπιση της Διαχείρισης Έργου ως διεργασία που δεν προσθέτει αξία και ως σπατάλη χρόνου και χρημάτων.
  5. Οι επιπτώσεις απρόβλεπτων εσωτερικών ή εξωτερικών γεγονότων στο Έργο.

___________________________________

1 Η παρούσα μεθοδολογία εκπονήθηκε λαμβάνοντας υπόψη πολλές ευρέως χρησιμοποιούμενες μεθοδολογίες και οδηγούς σχετικά με τη Διαχείριση Έργων, όπως η PRINCE2, ο Οδηγός Τεχνογνωσίας Διαχείρισης Έργων του Ινστιτούτου Διεύθυνσης Έργων (PMI’s PMBOK Guide), ο Οδηγός Διαχείρισης Έργων της Πολιτείας της Νέας Υόρκης (NYS Project Management Guidebook), η Μεθοδολογία της Ένωσης για τη Διαχείριση Έργων (APM Methodology), οι Κατευθυντήριες Οδηγίες της ΕΕ για τη Διαχείριση Κύκλου Έργου (EU Project Cycle Management Guidelines), και η εφαρμογή MS Project 2000 (online & offline help).

2 Στο παρόν Κεφάλαιο η Έναρξη Έργου παρουσιάζεται συνοπτικά, έτσι ώστε να παρέχεται στον αναγνώστη η δυνατότητα διαμόρφωσης συνολικής εικόνας των δραστηριοτήτων που λαμβάνουν χώρα καθ’ όλο τον κύκλο ζωής Έργου. Ανάλυση των προς εκτέλεση δραστηριοτήτων και ειδική καθοδήγηση δίνονται στο Κεφάλαιο 1.