Αφού έχετε εκτιμήσει όλα τα στοιχεία κόστους, πρέπει να εκτιμήσετε πότε αναμένεται αυτά να προκύψουν κατά τη διάρκεια της περιόδου υλοποίησης του Έργου και να καταρτίσετε το Χρονοδιάγραμμα Κόστους (Cost Schedule).

 Για να προσδιορίσετε πότε θα προκύψει το κόστος πόρων, θα πρέπει να συμβουλευθείτε το Χρονοδιάγραμμα Χρήσης Πόρων για να βρείτε πότε είναι προγραμματισμένη η χρήση του κάθε πόρου. Σε περίπτωση που για την ανάπτυξη του Σχεδίου Έργου χρησιμοποιείτε εμπορικό λογισμικό, όπως π.χ. το MS Project, το χρονοδιάγραμμα κόστους θα δημιουργηθεί αυτόματα, με βάση το χρονοδιάγραμμα που θα έχετε ήδη καταρτίσει για τη χρήση των πόρων και με βάση την ανάθεση πόρων σε συγκεκριμένες δραστηριότητες/ εργασίες. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε σε αυτή την περίπτωση είναι να ορίσετε το μοναδιαίο κόστος και το κόστος ανά χρήση για κάθε έναν από τους πόρους, και στη συνέχεια να ορίσετε πότε προκύπτει κάθε κόστος. Συνήθως, υπάρχουν τρεις διαθέσιμες εναλλακτικές επιλογές για να προσδιοριστεί πότε προκύπτουν τα κόστη. Μπορείτε να επιλέξετε το κόστος να προκύπτει είτε κατά την έναρξη μίας εργασίας (προτιμότερο όταν έχετε να καταβάλλετε ένα εφάπαξ ποσό κατά την έναρξη) είτε κατά τη λήξη της εργασίας (προτιμότερο όταν παρακρατάτε την πληρωμή μέχρις ότου τελειώσει η εργασία) ή ακόμα μπορείτε να επιλέξετε την αναλογική μέθοδο (prorated method), σύμφωνα με την οποία το κόστος κατανέμεται σε όλη τη διάρκεια της εργασίας και προκύπτει ανάλογα με το ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το κόστος ανά χρήση προκύπτει πάντοτε κατά την έναρξη της εργασίας.

 Σε περίπτωση που δεν χρησιμοποιείτε εξειδικευμένο λογισμικό για την κατάρτιση του Χρονοδιαγράμματος Κόστους, όλες οι παραπάνω ενέργειες θα πρέπει να εκτελεστούν με το χέρι.

 Η πραγματοποίηση του σταθερού κόστους εξαρτάται από το χρονοδιάγραμμα των δραστηριοτήτων στις οποίες αυτό ανατίθεται. Για παράδειγμα, το κόστος που συνδέεται με ένα ταξίδι θα προκύψει εντός του χρονικού πλαισίου της δραστηριότητας ή της εργασίας στα πλαίσια της οποίας θα λάβει χώρα το ταξίδι. Άλλο παράδειγμα είναι το κόστος για υπηρεσίες τροφοδοσίας (catering services) που θα προκύψει εντός του χρονικού πλαισίου ενός εκπαιδευτικού σεμιναρίου. Όπως και με το κόστος πόρων, μπορείτε να επιλέξετε το σταθερό κόστος να προκύπτει στην αρχή ή στο τέλος μίας εργασίας ή μπορείτε να επιλέξετε την μέθοδο αναλογικής κατανομής του κόστους.

 Όσον αφορά στο διοικητικό κόστος, αυτό είτε κατανέμεται ομοιόμορφα σε όλη τη διάρκεια του Έργου είτε ενσωματώνεται στο κόστος ανθρώπινων πόρων, ακολουθώντας έτσι την κατανομή του τελευταίου στο χρόνο.

 Ο ακριβής χρόνος στον οποίο μπορεί να προκύψει κόστος απροβλέπτων δεν είναι δυνατόν να προσδιοριστεί εύκολα, καθώς πρόκειται για μη προβλέψιμο κόστος. Έτσι, το κόστος αυτό είτε ενσωματώνεται (ως ποσοστό) στις άλλες κατηγορίες κόστους είτε, συχνότερα, δεν κατανέμεται και αν/όταν τελικά προκύψει αφαιρείται από το εκτιμώμενο συνολικό ποσό ώστε να παρακολουθούνται οι αποκλίσεις.

 Με βάση το καταρτισθέν Χρονοδιάγραμμα Κόστους, μπορείτε να σχεδιάσετε το Γράφημα Κόστους Βάσης (Cost Baseline Graph) που θα χρησιμοποιηθεί για τη μέτρηση και παρακολούθηση της απόδοσης κόστους κατά τη φάση εκτέλεσης του Έργου (βλ. 7.4.3.3 και Παράρτημα 7-11: Κατευθυντήριες Οδηγίες για την Ανάλυση Αποκομισθείσας Αξίας [Earned Value Analysis]). Το Γράφημα Κόστους Βάσης συνήθως έχει τη μορφή καμπύλης σχήματος S (S-curve) όπως φαίνεται στο Σχήμα 7-10.


Σχήμα 7-10: Τυπική απεικόνιση Γραφήματος Κόστους Βάσης (καμπύλη S)

Το παραπάνω γράφημα παρουσιάζει το σωρευτικό κόστος του Έργου ως συνάρτηση του χρόνου. Για να παράγετε το γράφημα αυτό πρέπει να καταστρώσετε έναν ενδιάμεσο πίνακα όπου θα αθροίζονται, για κάθε χρονική περίοδο του χρονοδιαγράμματός σας (εβδομάδα ή μήνα), τα προγραμματισμένα κόστη και θα υπολογίζεται το σωρευτικό κόστος για κάθε περίοδο (εβδομάδα ή μήνα). Χρησιμοποιώντας ένα απλό γράφημα του Excel θα έχετε τότε τη δυνατότητα να παράγετε το δικό σας Γράφημα Κόστους Βάσης.