Η παραλαβή προμηθειών γίνεται από αρμόδιο όργανο (Επιτροπή Παραλαβής) που συστήνεται από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με τις ισχύουσες κανονιστικές διατάξεις. Οι αποφάσεις της Επιτροπής Παραλαβής λαμβάνονται κατά πλειοψηφία, γι’ αυτό άλλωστε θα πρέπει η Επιτροπή να αποτελείται από μονό αριθμό μελών.

 Για κάθε παράδοση προμηθειών, η Επιτροπή Παραλαβής θα πρέπει να διενεργεί ελέγχους των προμηθειών που παραδόθηκαν και ανάλογα με τα πορίσματά της να προχωρεί στην παραλαβή ή απόρριψη της σχετικής προμήθειας. Ο έλεγχος που διενεργείται στα προϊόντα κατά τη διαδικασία παραλαβής μπορεί να είναι:

Ποσοτικός (μακροσκοπικός): Σε περίπτωση που οι Όροι Εντολής προβλέπουν μόνο μακροσκοπική εξέταση των προμηθειών, η Επιτροπή Παραλαβής εκδίδει ανάλογα με την περίπτωση, Πιστοποιητικό Παραλαβής ή Πιστοποιητικό Απόρριψης με τη μορφή που καθορίζεται στο Παράρτημα 6-7 και στο Παράρτημα 6-8 αντίστοιχα. Σημειώνεται ότι, κατά την μακροσκοπική εξέταση των προμηθειών, καλείται πάντα να παραστεί εφόσον το επιθυμεί, ο Ανάδοχος.

 Η σύνταξη του πιστοποιητικού μετά το τέλος του μακροσκοπικού ελέγχου δεν θα πρέπει να απέχει από την ημερομηνία παράδοσης των προϊόντων περισσότερες από 20 ημέρες (εκτός αν άλλως ορίζεται στη σύμβαση). Σε περίπτωση που παρέλθει το χρονικό διάστημα των 20 ημερών (ή όσων ημερών ορίζονται στη σύμβαση) και η Επιτροπή Παραλαβής δεν έχει συντάξει το πιστοποιητικό τα προϊόντα θεωρούνται ως αυτοδικαίως παραληφθέντα.

Ποσοτικός και Ποιοτικός: Σε περίπτωση που στους Όρους Εντολής προβλέπεται και η διενέργεια ποιοτικού ελέγχου τότε εκδίδεται Πιστοποιητικό Προσωρινής Παραλαβής και όπου χρειάζεται Πρακτικό δειγματοληψίας με τη μορφή που καθορίζεται στο Παράρτημα 6-9 με το τέλος του μακροσκοπικού ελέγχου, με σκοπό τη διενέργεια των κατά περίπτωση προβλεπόμενων δοκιμασιών και εξετάσεων. Σε περίπτωση που απαιτείται από τους Όρους Εντολής, ο Ανάδοχος υποχρεούται να προσκομίζει στον Υπεύθυνο Συντονιστή αποτελέσματα δοκιμασιών κατασκευαστή ή στοιχεία παραγωγής των προϊόντων ή, υλικά και σχέδια που είναι δυνατό να απαιτούνται για τη διενέργεια του ποιοτικού ελέγχου. Μετά το πέρας των κατά περίπτωση προβλεπόμενων δοκιμασιών και εξετάσεων για τις ανάγκες του ποιοτικού ελέγχου, η Επιτροπή Παραλαβής εκδίδει Πιστοποιητικό Οριστικής Παραλαβής ή Απόρριψης των προϊόντων (σύμφωνα με τα υποδείγματα των Παραρτημάτων 6-7 και 6-8). Σε περίπτωση απόρριψης, η Επιτροπή Παραλαβής πρέπει να προσδιορίσει στο πιστοποιητικό τις συγκεκριμένες παρεκκλίσεις από τους όρους της Σύμβασης που παρουσιάζουν τα προϊόντα και τους λόγους της απόρριψης.

 Η σύνταξη των Πιστοποιητικών Προσωρινής αλλά και Οριστικής Παραλαβής ή Απόρριψης δεν θα πρέπει να απέχει από την ημερομηνία παράδοσης των προϊόντων ή από την ημερομηνία ολοκλήρωσης των δοκιμασιών και εξετάσεων ποιοτικού ελέγχου αντίστοιχα, περισσότερες από 20 ημέρες (εκτός αν άλλως ορίζεται στη σύμβαση). Σε περίπτωση που παρέλθει το χρονικό διάστημα των 20 ημερών (ή όσων ημερών ορίζονται στη σύμβαση) και η Επιτροπή Παραλαβής δεν έχει συντάξει το Πιστοποιητικό τα προϊόντα θα θεωρούνται ως αυτοδικαίως προσωρινά παραληφθέντα ή οριστικά παραληφθέντα αντίστοιχα.

 Εφόσον, κατά τη διαδικασία του ποιοτικού ελέγχου, διαπιστωθούν ατέλειες ή ελαττώματα που εμποδίζουν την οριστική παραλαβή των προϊόντων, η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να επιτρέψει στον Ανάδοχο την αποκατάσταση αυτών των ατελειών ή ελαττωμάτων και ο Ανάδοχος, στην περίπτωση αυτή, υποχρεούται να προβεί αμέσως στις κατά περίπτωση απαιτούμενες ενέργειες. Μετά την αποκατάσταση των ατελειών ή ελαττωμάτων από τον Ανάδοχο, η Επιτροπή Παραλαβής θα πρέπει να επαναλάβει τη διαδικασία του ποιοτικού ελέγχου για τα προϊόντα που παρουσίασαν ατέλειες ή ελαττώματα και τα αποτελέσματα του επανελέγχου στην περίπτωση αυτή θα είναι οριστικά.

Η Επιτροπή Παραλαβής έχει το δικαίωμα να μελετήσει το ενδεχόμενο αποδοχής προϊόντων τα οποία μετά τη διενέργεια των καθορισμένων   δοκιμασιών και εξετάσεων αποδεικνύεται ότι παρουσιάζουν αποκλίσεις που δεν είναι ουσιώδεις σε σχέση με τις προδιαγραφές ή τους όρους της Σύμβασης, δεν επηρεάζουν τη χρήση των προϊόντων και δεν επιφέρουν ουσιαστικό κόστος στην Αναθέτουσα Αρχή. Σε τέτοια περίπτωση, η Επιτροπή Παραλαβής θα πρέπει να καταγράψει τα γεγονότα και την εισήγησή της για αποδοχή των προϊόντων με μειωμένη τιμή, σε ειδική Έκθεση (σύμφωνα με το υπόδειγμα του Παραρτήματος 6-10), την οποία θα πρέπει να παραπέμψει στην αρμόδια επιτροπή Αλλαγών και Απαιτήσεων για λήψη τελικής απόφασης. Η εισήγηση της Επιτροπής Παραλαβής για μείωση της τιμής θα τυγχάνει χειρισμού ως απαίτηση της Αναθέτουσας Αρχής από τον Ανάδοχο της σύμβασης (βλέπε ενότητα 6.5.3 «Διαχείριση Απαιτήσεων»). Η Επιτροπή Παραλαβής θα πρέπει, αφού λάβει γνώση της απόφασης της αρμόδιας Επιτροπής Αλλαγών και Απαιτήσεων, να προχωρήσει στην έκδοση, ανάλογα με την περίπτωση, Πιστοποιητικού Παραλαβής ή Απόρριψης.

 Για τους σκοπούς σωστής διαχείρισης, παρακολούθησης και ελέγχου των συμβάσεων θα πρέπει να τηρείται από τον Συντονιστή Μητρώο Καταχώρησης Πιστοποιητικών, υπόδειγμα του οποίου παρατίθεται στο Παράρτημα 6-11.

 Σημειώνεται ότι στην περίπτωση αποδοχής των προμηθειών το σχετικό πιστοποιητικό παραλαβής θα πρέπει να συνοδεύει απαραίτητα το τιμολόγιο που αποστέλλεται στο λογιστήριο για πληρωμή.

 Σε περίπτωση οριστικής απόρριψης ολόκληρης ή μέρους της συμβατικής ποσότητας των υπό προμήθεια προϊόντων, η Αναθέτουσα Αρχή, με απόφασή της, μπορεί να εγκρίνει την αντικατάσταση της συγκεκριμένης ποσότητας με άλλη, που να είναι σύμφωνη με τους όρους της Σύμβασης μέσα σε τακτή προθεσμία που ορίζεται από την απόφαση αυτή. Η προθεσμία αυτή δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερη του μισού του συνολικού συμβατικού χρόνου παράδοσης, σε περίπτωση που η αντικατάσταση γίνεται μετά τη λήξη του. Εάν ο Ανάδοχος δεν αντικαταστήσει τα προϊόντα που απορρίφθηκαν μέσα στην προθεσμία που του τέθηκε και εφόσον έχει λήξει ο συμβατικός χρόνος, η Αναθέτουσα Αρχή τον κηρύσσει έκπτωτο και υπόκειται στις προβλεπόμενες κυρώσεις (βλέπε ενότητα 6.5.6 «Τερματισμός Σύμβασης»). Στην περίπτωση αυτή η Αναθέτουσα Αρχή έχει το δικαίωμα να προμηθευτεί όμοια προϊόντα από άλλη πηγή και να απαιτήσει τυχόν πρόσθετα έξοδα ή ζημιές από τον Ανάδοχο.

___________________

¹¹ Σημειώνεται ότι, ο Ανάδοχος δεν φέρει καμία ευθύνη για ατέλειες ή ελαττώματα που προκαλούνται από παράλειψη εκ μέρους της Αναθέτουσας Αρχής σχετικά με οποιαδήποτε εισήγηση του Αναδόχου, ή απαίτηση από τον Ανάδοχο να εφαρμόσει μια απόφαση ή εισήγηση με την οποία ο Ανάδοχος διαφωνεί ή για την οποία εκφράζει σοβαρή επιφύλαξη, ή ανάρμοστη εκτέλεση οδηγιών του Αναδόχου από τους υπαλλήλους ή ανεξάρτητους Ανάδοχους της Αναθέτουσας Αρχής.