Πρόκειται για διαδικασία ενός σταδίου, βάσει της οποίας οποιοσδήποτε οικονομικός φορέας μπορεί να υποβάλει προσφορά για μία σύμβαση. Στη διαδικασία αυτή, η Αναθέτουσα Αρχή δεν λαμβάνει μέτρα για να μειώσει τον αριθμό των προσφορών που λαμβάνονται ή για να εξετάσει την καταλληλότητα των οικονομικών φορέων πριν από την υποβολή προσφορών. Η σύναψη δημοσίων συμβάσεων για επαναλαμβανόμενες αγορές προμηθειών  γίνεται κατά κανόνα μέσω ανοικτού διαγωνισμού, καθώς η προδιαγραφή και, κατά συνέπεια, η τιμολόγηση των προμηθειών αυτών είναι εύκολη. Τα σχετικά παραδείγματα περιλαμβάνουν την προμήθεια γραφικής ύλης, αναλωσίμων Η/Υ και φθάνουν μέχρι και την αγορά ενέργειας (υγρών καυσίμων, αερίου, ηλεκτρικής ενέργειας κλπ.). Η ανοικτή διαδικασία καλύπτει επίσης συμβάσεις υπηρεσιών, όπως π.χ. συμβουλευτικές υπηρεσίες, υπηρεσίες Τεχνολογίας Πληροφορίας και Επικοινωνιών (ICT) και χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, ενώ ενδείκνυται και για μικρά κατασκευαστικά έργα, όπως π.χ. η κατασκευή εγκαταστάσεων αποδυτηρίων σε μία παραθαλάσσια τοποθεσία ή η προμήθεια και εγκατάσταση ανεμογεννητριών.

  Εφόσον η Αναθέτουσα Αρχή έχει καθορίσει ελάχιστες απαιτήσεις/προϋποθέσεις συμμετοχής, τότε είναι σημαντικό αυτές να διευκρινίζονται στην σχετική Προκήρυξη Διαγωνισμού, έτσι ώστε οι οικονομικοί φορείς που δεν ικανοποιούν τις απαιτήσεις αυτές να μην υποβάλλονται στα έξοδα σύνταξης και υποβολής προσφορών.

Πρόκειται για διαδικασία δύο σταδίων, βάσει της οποίας καλούνται να υποβάλουν προσφορές μόνον εκείνοι οι οικονομικοί φορείς που ικανοποιούν τις ελάχιστες απαιτήσεις / προϋποθέσεις συμμετοχής  που τίθενται στο πρώτο στάδιο.

  Ως πρώτο βήμα, οι Αναθέτουσες αρχές ορίζουν τις απαιτήσεις της σύμβασης στη δημοσίευση της Προκήρυξης Διαγωνισμού που γίνεται μέσω του Ηλεκτρονικού Συστήματος Σύναψης Συμβάσεων, και οι δυνητικοί προσφέροντες καλούνται να υποβάλουν αίτηση.

Προεπιλογή Προσφερόντων. Σκοπός της προεπιλογής είναι η αξιολόγηση κυρίως των ιστορικών πληροφοριών που αφορούν την καταλληλότητα για άσκηση της επαγγελματικής δραστηριότητας, την οικονομική και χρηματοοικονομική επάρκεια και την τεχνική και επαγγελματική ικανότητα  καθώς και την μη ύπαρξη λόγων αποκλεισμού όσον αφορά την προσωπική κατάσταση των δυνητικών προσφερόντων. Η προσέγγιση αυτή εξυπηρετεί στις περιπτώσεις όπου το υψηλό κόστος σύνταξης αναλυτικών προσφορών θα μπορούσε να αποθαρρύνει τον ανταγωνισμό (π.χ. στις περιπτώσεις εξοπλισμού ειδικού σχεδιασμού, βιομηχανικών εγκαταστάσεων, ορισμένων πολύπλοκων συμβάσεων Πληροφορικής και τεχνολογικών συμβάσεων, ή μεγάλων και πολύπλοκων έργων).

  Είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι οι προϋποθέσεις συμμετοχής σύμφωνα με την πρακτική που ακολουθείται και στα πρότυπα έγγραφα των διαγωνισμών είναι οι πιο κάτω:

α. Η χώρα εγκατάστασης του προσφέροντα

β. η προσωπική κατάσταση

γ. τα κριτήρια επιλογής:     

•    οικονομική και χρηματοοικονομική επάρκεια

•    τεχνική και επαγγελματική ικανότητα

•    καταλληλότητα επαγγελματικής δραστηριότητας

Μετά την παραλαβή των αιτήσεων συμμετοχής, αξιολογούνται οι ενδιαφερόμενοι οικονομικοί φορείς σύμφωνα με τα προκαθορισμένα κριτήρια και αποτέλεσμα του σταδίου αυτού είναι ο καθορισμός καταλόγου προεπιλεγέντων οικονομικών φορέων.

Το δεύτερο βήμα περιλαμβάνει την αποστολή των εγγράφων της Πρόσκλησης Υποβολής Προσφορών (Invitation to Tender – ITT) προς όλους τους οικονομικούς φορείς που περιλαμβάνονται στον περιορισμένο κατάλογο. Η Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών (ΙΤΤ) περιλαμβάνει τις πλήρεις προδιαγραφές, τα κριτήρια αξιολόγησης, τους όρους και τις προϋποθέσεις της σύμβασης, το πρόγραμμα τιμολόγησης (pricing schedule) κλπ.

Οι Οδηγίες απαιτούν να προσκληθεί για υποβολή προσφορών ένας ικανοποιητικός αριθμός οικονομικών φορέων ώστε να εξασφαλίζεται επαρκής ανταγωνισμός. Ο αριθμός αυτός θα πρέπει να κυμαίνεται μεταξύ το λιγότερο πέντε (με την προϋπόθεση ότι υπάρχουν τουλάχιστον πέντε υποψήφιοι που πληρούν τα κριτήρια ποιοτικής επιλογής) και το πολύ 20 συνολικά υποψηφίων (θεωρείται και η βέλτιστη πρακτική). Σε αυτή την διαδικασία,  οι Αναθέτουσες Αρχές έχουν το δικαίωμα να περιορίσουν το μέγιστο αριθμό υποψηφίων (οικονομικών φορέων) προς τους οποίους σκοπεύουν να απευθύνουν Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών. Για να ασκήσουν το δικαίωμα αυτό, οι Αναθέτουσες Αρχές θα πρέπει να το έχουν δηλώσει σαφώς στην Προκήρυξη Διαγωνισμού και να έχουν ορίσει το μέγιστο αυτό αριθμό. Σύμφωνα με το Ν.73(Ι)2016 άρθρο 65(3) ο αριθμός αυτός δεν μπορεί να είναι μικρότερος από 5. Περαιτέρω, συνίσταται όπως μην υπερβαίνει τους 20.

  Οι Αναθέτουσες Αρχές συντάσσουν κατάλογο των υποψηφίων που πληρούν τις προϋποθέσεις συμμετοχής (shortlist). Η κατάρτιση του καταλόγου πρέπει να πραγματοποιείται βάσει διαφανών κανόνων και κριτηρίων που εγγυώνται την αποφυγή των διακρίσεων, και έχουν συμφωνηθεί εκ των προτέρων.

Η κλειστή διαδικασία χρησιμοποιείται συνηθέστερα:

•    όταν μία Αναθέτουσα Αρχή χρειάζεται να εξασφαλίσει ότι οι δυνητικοί προσφέροντες διαθέτουν τη δυνατότητα και τις ικανότητες να αναλάβουν το Έργο, ή

•    όπου υπάρχουν αυξημένα επίπεδα κινδύνου (στις περιπτώσεις Έργων υψηλού κινδύνου, όπως είναι π.χ. τα μεγάλα κατασκευαστικά Έργα, η κλειστή διαδικασία επιτρέπει στις Αναθέτουσες Αρχές να αποκλείσουν κατά το πρώτο στάδιο τους οικονομικούς φορείς που δεν διαθέτουν τις αναγκαίες δυνατότητες και ικανότητες), ή

•    το κόστος συμμετοχής στη διαδικασία του διαγωνισμού είναι υψηλό (Το πρώτο στάδιο της κλειστής διαδικασίας τείνει να είναι σύντομο και συνοπτικό, χωρίς να απαιτεί την υποβολή αναλυτικών κοστολογήσεων ή μεθοδολογιών εκ μέρους των υποψηφίων. Αυτό ενθαρρύνει περισσότερες ΜΜΕ και Κοινωνικές Επιχειρήσεις να εκδηλώνουν το ενδιαφέρον τους για συμμετοχή κατά το πρώτο στάδιο και να έχουν πληροφορηθεί το σχετικό αποτέλεσμα πριν εμπλακούν στη διαδικασία σύνταξης και υποβολής αναλυτικής προσφοράς), ή

•    όπου υπάρχει μεγάλος αριθμός δυνητικών Αναδόχων.

Από τη σκοπιά της Αναθέτουσας Αρχής, η κλειστή διαδικασία μπορεί να φαίνεται ότι απαιτεί μεγαλύτερη δραστηριοποίηση σε σύγκριση με την ανοικτή διαδικασία, λόγω της διαδικασίας αξιολόγησης, που διεξάγεται σε δύο στάδια. Μακροπρόθεσμα, ωστόσο, είναι λιγότερο εντατική, καθώς τείνουν να υπάρχουν λιγότερες προσφορές προς αξιολόγηση κατά τη διαδικασία αναλυτικής τεχνικής αξιολόγησης, δηλ. στο δεύτερο στάδιο.

Ένα παράδειγμα εφαρμογής της κλειστής διαδικασίας θα μπορούσε να αφορά την παροχή υπηρεσιών συντήρησης στόλου οχημάτων, υποθέτοντας ότι η Αναθέτουσα Αρχή επιθυμεί να αναθέσει εξωτερικά τις υπηρεσίες αυτές. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό οι ενδιαφερόμενοι οικονομικοί φορείς να ικανοποιούν όλες τις οικονομικές, χρηματοοικονομικές και τεχνικές απαιτήσεις του Έργου αυτού, καθώς ο στόλος οχημάτων της Αναθέτουσας Αρχής είναι ένα ακριβό περιουσιακό στοιχείο χωρίς περιθώρια για μεγάλους χρόνους εκτός λειτουργίας ή για ανεπαρκή ή επικίνδυνα πρότυπα εργασιών. Κατά συνέπεια, εάν εναντίον ενός οικονομικού φορέα είχαν κατά το παρελθόν εγερθεί τυχόν αγωγές για επαγγελματική αμέλεια, η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να συνεκτιμήσει το γεγονός αυτό κατά το Στάδιο της Προεπιλογής. Εάν αυτό πράγματι ισχύει, τότε δεν θα επιτρεπόταν στον προσφέροντα να συμμετάσχει στο δεύτερο στάδιο του διαγωνισμού. Στην ανοικτή διαδικασία, ωστόσο, αυτή η αρχική αξιολόγηση δεν διενεργείται ως διακριτό πρώτο στάδιο, οπότε οι δυνητικοί Ανάδοχοι που δεν ικανοποιούν τα ελάχιστα κριτήρια ποιοτικής επιλογής υποβάλλουν αναλυτικές τεχνικές προσφορές οι οποίες τελικά δεν θα αξιολογηθούν.

Πρόκειται για διαδικασία που έχει σχεδιαστεί με στόχο να προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία στη διαδικασία διενέργειας διαγωνισμών για πιο πολύπλοκες συμβάσεις και προσφέρει  στις Αναθέτουσες Αρχές μεγαλύτερη ευελιξία καθώς πρόκειται για  διαδικασία προσφορών που επιτρέπει διαπραγματεύσεις, κάτι που ισχύει και για την Ανταγωνιστική διαδικασία με Διαπραγμάτευση όπως αναφέρεται στη συνέχεια. Οι Αναθέτουσες Αρχές πρέπει να δημοσιεύσουν Προκήρυξη Διαγωνισμού και σε αυτή ή/και σε περιγραφικό έντυπο  να γνωστοποιούν τις ανάγκες και απαιτήσεις τους, να παρουσιάζουν και προσδιορίζουν τα επιλεγέντα κριτήρια ανάθεσης, και να ορίζουν ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα. Στη συνέχεια προβαίνουν σε διάλογο με τους ενδιαφερόμενους υποψηφίους (που έχουν προεπιλεγεί με τον ίδιο τρόπο όπως και στην κλειστή διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω). Μέσω του διαλόγου με τους υποψηφίους, μία Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να προσδιορίσει ρυθμίσεις ή λύσεις που ικανοποιούν τις απαιτήσεις της. Με την προϋπόθεση ότι έχει δηλώσει την πρόθεσή της στη σχετική Προκήρυξη Διαγωνισμού ή στο περιγραφικό έγγραφο (descriptive document) που παραχωρήθηκε στους υποψηφίους, η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να προβλέπει τη διεξαγωγή της διαδικασίας σε διαδοχικά στάδια, ώστε να μειώνεται ο αριθμός των υπό συζήτηση προτάσεων ή λύσεων. Η μείωση θα πρέπει να επιτυγχάνεται με την εφαρμογή των κριτηρίων ανάθεσης που προσδιορίστηκαν στην προκήρυξη σύμβασης και/ή στο περιγραφικό έγγραφο.

Κατά τη διεξαγωγή του διαλόγου, οι Αναθέτουσες Αρχές πρέπει να εξασφαλίζουν την ίση μεταχείριση και το σεβασμό των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας όλων των υποψηφίων. Όταν τα βέλτιστα μέσα για την ικανοποίηση των απαιτήσεων της Αναθέτουσας Αρχής έχουν προσδιοριστεί με τρόπο ο οποίος την ικανοποιεί, η Αναθέτουσα Αρχή πρέπει να τα προδιαγράψει και να καλέσει τουλάχιστον τρεις υποψηφίους να υποβάλουν τις προσφορές τους. Στη συνέχεια θα επιλεγεί η προσφορά που παρουσιάζει τη βέλτιστη σχέση τιμής- ποιότητας. Επιμέρους πτυχές των προσφορών μπορούν να διευκρινίζονται ή να προσαρμόζονται, με την προϋπόθεση ότι δεν οδηγούν σε στρέβλωση του ανταγωνισμού ή σε διάκριση σε βάρος οποιουδήποτε προσφέροντα. Περαιτέρω επεξήγηση για τις δυνατότητες του Ανταγωνιστικού Διαλόγου, τα όρια ευελιξίας των Αναθετουσών Αρχών και  τους περιορισμούς στη χρήση του υπάρχει στο Κεφάλαιο 5 του παρόντος Οδηγού.

Πρόκειται σε γενικές γραμμές για διαδικασία κατά την οποία σε πρώτη φάση οι Αναθέτουσες Αρχές προβαίνουν σε προεπιλογή κατά τον ίδιο τρόπο που γίνεται στην κλειστή διαδικασία. Σε αυτό το πρώτο στάδιο οι Αναθέτουσες Αρχές πρέπει να καθορίσουν το αντικείμενο της σύμβασης, να περιγράψουν τις ανάγκες και τα χαρακτηριστικά που απαιτούνται για τα αγαθά, τα έργα ή τις υπηρεσίες της σύμβασης, να προσδιορίσουν  τα κριτήρια ανάθεσης της σύμβασης και τις προυποθέσεις συμμετοχής (κριτήρια ποιοτικής επιλογής). Κατά την Ανταγωνιστική διαδικασία με διαπραγμάτευση οι οικονομικοί φορείς που πληρούν τις προϋποθέσεις συμμετοχής προσκαλούνται να υποβάλουν την αρχική προσφορά τους, η οποία αποτελεί τη βάση των επακόλουθων διαπραγματεύσεων. Οι Αναθέτουσες Αρχές έχουν τη δυνατότητα α)να διαπραγματευτούν τις αρχικές και όλες τις επακόλουθες προσφορές που υποβάλλουν, εξαιρουμένης της τελικής προσφοράς με σκοπό τη βελτίωση του περιεχομένου τους όπως επίσης και β) να μην διαπραγματευτούν αλλά να αναθέσουν τη σύμβαση με βάση τις αρχικές προσφορές νοουμένου ότι είχαν αναφέρει αυτό το δικαίωμα, στην προκήρυξη της σύμβασης ή στην πρόσκληση επιβεβαίωσης ενδιαφέροντος. Περαιτέρω επεξήγηση της Ανταγωνιστικής Διαδικασίας υπάρχει στο Κεφάλαιο 5 του παρόντος Οδηγού.

Πρόκειται για μια διαδικασία που επιτρέπει στην Αναθέτουσα Αρχή να επιλέγει με ανταγωνιστικό τρόπο έναν ή περισσότερους εταίρους στον οποίο/ους θα εμπιστευτεί το σχεδιασμό και ανάπτυξη μιας καινοτόμου λύσης ειδικά προσαρμοσμένης στις ανάγκες της. Θα ακολουθήσει η αγορά από την Αναθέτουσα Αρχή των αγαθών, υπηρεσιών ή έργων που προκύπτουν, νοουμένου ότι ανταποκρίνονται στα επίπεδα επιδόσεων και μέγιστου κόστους που συμφωνήθηκαν. Στο πρώτο στάδιο της διαδικασίας η Αναθέτουσα Αρχή προβαίνει σε προεπιλογή κατά τον ίδιο τρόπο που γίνεται στην κλειστή διαδικασία, δηλαδή οποιοσδήποτε οικονομικός φορέας μπορεί να υποβάλει αίτηση συμμετοχής παρέχοντας τα στοιχεία ποιοτικής επιλογής που τίθενται. Στα έγγραφα της σύμβασης πρέπει να δοθούν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες  ώστε οι οικονομικοί φορείς να είναι σε θέση να προσδιορίσουν τη φύση και το εύρος της απαιτούμενης λύσης και να αποφασίσουν αν θα υποβάλλουν αίτηση συμμετοχής στη διαδικασία. Στη συνέχεια, προσκαλούνται  μόνο οι οικονομικοί φορείς που έχουν ικανοποιήσει τις προϋποθέσεις συμμετοχής και σύμφωνα με τη σειρά κατάταξης τους εμπίπτουν στον μέγιστο αριθμό οικονομικών φορέων που δηλώθηκε στα έγγραφα του διαγωνισμού -αν ασκήθηκε το σχετικό δικαίωμα- από την Αναθέτουσα Αρχή ότι θα προσκληθούν.

Η διαδικασία υποδιαιρείται σε διάφορα επιμέρους στάδια κατά τα οποία κατά τα οποία ο αριθμός των εταίρων μπορεί να μειώνεται βαθμιαία ανάλογα με την ικανοποίηση προκαθορισμένων κριτηρίων ο εταίρος παρέχει την τελική λύση (εμπορικό στάδιο). Η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να αποφασίσει μετά από κάθε στάδιο να λύσει τη σύμπραξη καινοτομίας ή, σε περίπτωση σύμπραξης καινοτομίας με περισσότερους από έναν, να περιορίζει τον αριθμό, νοουμένου ότι αυτές οι δυνατότητες είχαν τεθεί στα έγγραφα του διαγωνισμού/σύμβασης. Οι Αναθέτουσες αρχές διαπραγματεύονται  με τους προσφέροντες τις αρχικές και όλες τις επακόλουθες προσφορές που υποβάλλονται, εξαιρουμένης της τελικής προσφοράς, με σκοπό τη  βελτίωση του περιεχομένου τους. Σημειώνεται σχετικά ότι οι ελάχιστες απαιτήσεις και τα κριτήρια ανάθεσης δεν υπόκεινται σε διαπραγματεύσεις.

Πρόκειται για διαδικασία που επιτρέπεται μόνο υπό ειδικές περιπτώσεις και περιστάσεις που προβλέπονται περιοριστικά στη Νομοθεσία. Οι περιπτώσεις αναφέρονται αναλυτικά στο Κεφάλαιο 5.1.2 του παρόντος Οδηγού.

Πρόκειται για διαδικασίες που μπορούν να εφαρμοστούν από τις Αναθέτουσες Αρχές/Αναθέτοντες Φορείς για συμβάσεις περιορισμένης εκτιμώμενης αξίας. Συγκεκριμένα για συμβάσεις των οποίων η εκτιμώμενη αξία, εκτός ΦΠΑ δεν υπερβαίνει:

(α)    Τις 2.000 ευρώ για προμήθειες και έργα και τις 5.000 ευρώ για υπηρεσίες, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να αναθέτει απευθείας τη σύμβαση χωρίς να προηγηθεί η προβλεπόμενη από το Νόμο διαδικασία σύναψης σύμβασης,

(β)    τις 15.000 ευρώ για προμήθειες και έργα και τις 25.000 ευρώ για υπηρεσίες, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να ζητά την υποβολή γραπτών ή προφορικών προσφορών από περιορισμένο, κατά την κρίση της, αριθμό οικονομικών φορέων,

(γ)    τις 50.000 ευρώ για προμήθειες και έργα και τις 80.000 ευρώ για υπηρεσίες, ή τα κατώτατα όρια όταν πρόκειται για δημόσιες συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών και τις 850.000 ευρώ όταν πρόκειται για δημόσιες συμβάσεις έργων που προορίζονται να καλύψουν ανάγκες εκτός της επικράτειας της Δημοκρατίας, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να αναθέτει τη σύμβαση χωρίς δημοσίευση προκήρυξης με βάση την ακόλουθη διαδικασία:

i.    Η Αναθέτουσα Αρχή καταρτίζει έγγραφα διαγωνισμού, τα οποία αποστέλλει σε τουλάχιστον τέσσερις οικονομικούς φορείς της αιτιολογημένης επιλογής της, όταν από τις προκαταρτικές διαβουλεύσεις της αγοράς προκύπτει εύλογα ότι ενδιαφέρονται να υποβάλουν προσφορά. Η αποστολή των εγγράφων διαγωνισμού σε λιγότερους από τέσσερις οικονομικούς φορείς πρέπει να δικαιολογείται επαρκώς. Ως βέλτιστη πρακτική για την

ii.    Η προθεσμία για την υποβολή των προσφορών δεν δύναται να είναι μικρότερη των επτά (7) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της σχετικής πρόσκλησης.

iii.    Οι προσφορές υποβάλλονται στη διεύθυνση της αναθέτουσας αρχής μέχρι την καθορισμένη ημερομηνία και ώρα που αναφέρεται στην πρόσκληση για υποβολή προσφορών.

Επισημαίνεται ότι καμία σύμβαση δεν δύναται να κατατμηθεί με σκοπό την ευνοϊκή εφαρμογή των διατάξεων των εν λόγω άρθρων.

Η προκαταρτική διαβούλευση με τους οικονομικούς φορείς, πριν από τη χρήση συνοπτικών διαδικασιών για συμβάσεις εκτιμώμενης αξίας μέχρι €50.000 (έργα / προμήθειες) και €80.000 (υπηρεσίες), ως βέλτιστη πρακτική, θα πρέπει να  δύο στάδια πριν από την αποστολή των απαραίτητων εγγράφων διαγωνισμού σε τουλάχιστον τέσσερις οικονομικούς φορείς:

(α) Σε πρώτη φάση, να γίνεται τηλεφωνική επικοινωνία με τους εν δυνάμει ενδιαφερόμενους και κατάλληλους οικονομικούς φορείς, προκειμένου να ενημερωθούν σχετικά με το αντικείμενο της σκοπούμενης σύμβασης και να αποσπαστεί το προφορικό τους ενδιαφέρον.

(β) Σε περίπτωση που οι οικονομικοί φορείς παρουσιάζονται θετικοί, τότε τους διαβιβάζεται ηλεκτρονικά ή / και σε έντυπη μορφή περιγραφικό έγγραφο του αντικειμένου της σύμβασης και τους ζητείται να απαντήσουν γραπτώς για το κατά πόσο ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν στον σχετικό διαγωνισμό.

Εφόσον ληφθεί το επίσημο (γραπτό) ενδιαφέρον από κατάλληλο αριθμό οικονομικών φορέων, τότε τους αποστέλλονται τα έγγραφα του διαγωνισμού. Οι πιο πάνω ενέργειες θα πρέπει να καταγράφονται και να καταχωρούνται μαζί με τη σχετική τεκμηρίωση στον διοικητικό φάκελο.

Είναι σημαντικό η διαδικασία που επιλέγεται για τη σύναψη της εκάστοτε δημόσιας σύμβασης να είναι η ενδεδειγμένη για το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του αντίστοιχου Έργου, τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς της ΕΕ, τα επιχειρησιακά οφέλη και τον κίνδυνο. Μία υπερβολικά και αδικαιολόγητα πολύπλοκη διαδικασία θα αποθαρρύνει τις ΜΜΕ από το να υποβάλουν προσφορές.

Πίνακας 2-10: Η προσέγγιση στη Συνοπτική Διαδικασία

 

Προκλήσεις για τις ΜΜΕ	Τι μπορούν να κάνουν οι Αναθέτουσες Αρχές
Θεωρούν ότι η διαδικασία είναι χρονοβόρος και πολύπλοκη, και επομένως αποθαρρύνονται από το να υποβάλουν προσφορές. Το κόστος μίας μακράς διαγωνιστικής διαδικασίας μπορεί να είναι απαγορευτικό.	Να εξηγούν από την αρχή τη διαδικασία και τις απαιτήσεις της. Να εξασφαλίζουν ότι η διαδικασία είναι η ενδεδειγμένη για το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της απαίτησης. Να θέτουν ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα.
Δεν είναι ενήμερες για τις ευκαιρίες της αγοράς.	Να προχωρούν σε ευρεία δημοσιοποίηση των ευκαιριών, χρησιμοποιώντας εμπορικές εκδόσεις, το διαδίκτυο, δίκτυα σε τοπικό επίπεδο, και καταλόγους οικονομικών φορέων.
Δεν διαθέτουν εκτενές ιστορικό ώστε να αξιολογηθούν επιτυχώς κατά το στάδιο της προεπιλογής.	Να εξασφαλίζουν ότι τα κριτήρια αξιολόγησης δεν αποκλείουν νεαρές εταιρείες που δεν διαθέτουν ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις πολλών ετών.
Δεν κατανοούν τις απαιτήσεις, λόγω έλλειψης σαφήνειας και υπερβολικά λεπτομερούς προδιαγραφής.	Να φροντίζουν ώστε οι απαιτήσεις να είναι σαφείς και χωρίς αμφισημίες. Να εστιάζουν στα απαιτούμενα αποτελέσματα και όχι στον τρόπο παροχής τους, να αποφεύγουν τις υπερβολικά αναλυτικές προδιαγραφές, και να προδιαγράφουν πρότυπα μόνο όταν αυτά είναι απαραίτητα.