Στη κλειστή διαδικασία οι Αναθέτουσες Αρχές πρέπει κατά την προκήρυξη του διαγωνισμού να προσδιορίσουν τον ελάχιστο αριθμό των υποψηφίων που προτίθενται να καλέσουν για να υποβάλουν προσφορά, ενώ έχουν τη δυνατότητα, στην περίπτωση που το κρίνουν απαραίτητο, να προσδιορίσουν και το μέγιστο αριθμό.

  Το κατώτατο όριο του ελάχιστου αριθμού των κατάλληλων υποψηφίων που πρέπει να προσκληθούν για υποβολή προσφορών είναι πέντε (5). Αντίστοιχα, στην περίπτωση που η Αναθέτουσα Αρχή επιλέξει να περιορίσει τον αριθμό των κατάλληλων υποψηφίων που θα κληθούν να υποβάλουν προσφορά, τότε ο αριθμός αυτός δεν μπορεί να είναι μικρότερος του πέντε (5).

Εάν η Αναθέτουσα Αρχή επιλέξει να περιορίσει τον αριθμό των κατάλληλων υποψηφίων που θα κληθούν να υποβάλουν προσφορά και ο αριθμός αυτών που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια ποιοτικής επιλογής είναι ανώτερος του μέγιστου που έχει προκαθοριστεί, η επιλογή γίνεται με κατάταξη των κατάλληλων υποψηφίων κατά σειρά, σύμφωνα με την επίδοσή τους σε κάποιο ή κάποια από τα κριτήρια ποιοτικής επιλογής. Αναλυτικές κατευθύνσεις για τον τρόπο περιορισμού του αριθμού των κατάλληλων υποψηφίων δίνονται στο Κεφάλαιο 3.

  Η απόφαση για χρήση ή μη της δυνατότητας περιορισμού του αριθμού των κατάλληλων υποψηφίων, που θα κληθούν να υποβάλουν προσφορά, θα πρέπει να ληφθεί σταθμίζοντας τα κατά περίπτωση πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Ο Πίνακας που ακολουθεί αποτελεί ένα εύχρηστο εργαλείο για τη λήψη της σχετικής απόφασης.

Πίνακας 2-17: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα περιορισμού του αριθμού των υποψηφίων που θα κληθούν να υποβάλουν προσφορά σε μια κλειστή διαδικασία

ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΓΙΑ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟ ΤΟΥ ΑΡΙΘΜΟΥ ΤΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΠΟΥ ΘΑ ΚΛΗΘΟΥΝ ΝΑ ΥΠΟΒΑΛΟΥΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΜΙΑΣ ΚΛΕΙΣΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ
Μειονεκτήματα Πλεονεκτήματα

Μείωση του ανταγωνισμού που μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα:

●  συγκριτικά υψηλότερες προσφερόμενες τιμές

●  μεγαλύτερες πιθανότητες απουσίας προσφορών ή υποβολής μικρού αριθμού προσφορών με συνέπεια υψηλό κίνδυνο ακύρωσης του διαγωνισμού.

Διευκόλυνση της διαδικασίας αξιολόγησης των προσφορών στο στάδιο ανάθεσης της σύμβασης (πλεονέκτημα για τις Αναθέτουσες Αρχές).
Η διευκόλυνση αφορά τόσο:

●   τη μείωση του χρόνου που θα απαιτηθεί για τη διενέργεια αξιολόγησης όσο και

●   τη μείωση του όγκου εργασίας σε επίπεδα που θα επιτρέψουν τη βελτίωση των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης στο βαθμό που η Ομάδα Αξιολόγησης θα έχει να μελετήσει ένα λογικό αριθμό προσφορών.

Εξασφάλιση στους κατάλληλους υποψηφίους, που θα κληθούν να υποβάλουν προσφορές, στατιστικά μεγαλύτερων πιθανοτήτων για την ανάληψη της σύμβασης (πλεονέκτημα για τους ενδιαφερόμενους Οικονομικούς Φορείς), γεγονός που αναμένεται να τους οδηγήσει στη σύνταξη καλύτερων τεχνικά προσφορών.

Προσοχή:
●   Τα δύο παραπάνω πλεονεκτήματα αυξάνουν το ειδικό βάρος τους έναντι του μειονεκτήματος της μείωσης του ανταγωνισμού όσο η προκηρυσσόμενη σύμβαση είναι τέτοιας μορφής που να απαιτεί σύνθετες και περίπλοκες τεχνικές λύσεις.

●   Όταν η σύμβαση θα ανατεθεί με το κριτήριο της χαμηλότερης τιμής αυξάνει ο κίνδυνος εμφάνισης συγκριτικά υψηλότερων τιμών, εάν περιοριστεί ο αριθμός των υποψηφίων που θα κληθούν να υποβάλουν προσφορά.