Ανάλογα με τις δραστηριότητες διασφάλισης ποιότητας που είναι υποχρεωμένος να υλοποιεί ο Ανάδοχος, ο Υπεύθυνος Συντονιστής θα πρέπει:

Να εξετάζει την Έκθεση Αναλυτικής Επισκόπησης (Peer Review Report, βλ. 7.3.4.1) που κανονικά πρέπει να επισυνάπτεται στο σχετικό Παραδοτέο, και να ελέγχει ότι περιλαμβάνει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες.

Να μελετά τις Εκθέσεις Προόδου που συντάσσονται από τον Ανάδοχο και να εξετάζει κατά πόσον Ανάδοχος επικαιροποιεί τακτικά το Χρονοδιάγραμμα Έργου. Εάν το Χρονοδιάγραμμα Έργου δεν εξελίσσεται σύμφωνα με τον προγραμματισμό, ο Υπεύθυνος Συντονιστής πρέπει να προσδιορίζει γιατί συμβαίνει αυτό και να προβαίνει αμέσως σε ενέργειες για να διορθώσει το πρόβλημα.

Να χρησιμοποιεί μία κατάσταση ελέγχου (checklist) ώστε να βεβαιώνεται ότι υλοποιούνται όλες οι δραστηριότητες διασφάλισης ποιότητας που προσδιορίζονται στην προσφορά του Αναδόχου (και κατά συνέπεια στη Σύμβαση και στο Έγγραφο Έναρξης Έργου [Project Kick-Off Document] ή στην Έκθεση Αρχικού Προσδιορισμού Έργου [Inception Report]). Η διεργασία αυτή βοηθά τον Υπεύθυνο Συντονιστή να παρακολουθεί τι γίνεται καλά, να προσδορίζει πραγματικά ή πιθανά ζητήματα και να προτείνει τρόπους βελτίωσης. Συνιστάται η διεργασία αυτή να εφαρμόζεται τακτικά κατά τη Φάση Εκτέλεσης & Ελέγχου του Έργου και, βέβαια, στο τέλος του Έργου.

Τα ερωτήματα που παρατίθενται ακολούθως είναι ενδεικτικά των ερωτημάτων που μπορεί να θέτει ο Υπεύθυνος Συντονιστής προκειμένου να ελέγξει τη συμφωνία μεταξύ αυτών που ο Ανάδοχος έχει υποσχεθεί και αυτών που πράττει.


Κατάσταση Ελέγχου 7-3: Κατάσταση Ελέγχου για να παρακολουθείται κατά πόσον ο Ανάδοχος υλοποιεί τις δραστηριότητες Διασφάλισης Ποιότητας που ορίζονται στη Σύμβαση

ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ & ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 

Παράγει ο Ανάδοχος Εκθέσεις Προόδου στα συμφωνηθέντα χρονικά διαστήματα, οι οποίες να περιλαμβάνουν όλες τις συνιστώσες που προδιαγράφονται στα Έγγραφα Διαγωνισμού;

 

Είναι το αντικείμενο του Έργου σαφές στην Έκθεση Αρχικού Προσδιορισμού Έργου (Inception Report); (είναι σαφές το τι περιλαμβάνεται στο αντικείμενο και τι όχι;) 

 

Είναι ο ορισμός του Χρονοδιαγράμματος Έργου επαρκής ώστε να επιτρέπει στον Υπεύθυνο Συντονιστή τη δυνατότητα παρακολούθησης της εκτέλεσης των εργασιών; 

 

Διαμορφώθηκε Χρονοδιάγραμμα Βάσης για το Έργο; 

 

Επικαιροποιείται το Χρονοδιάγραμμα Έργου τακτικά από τον Ανάδοχο; 

 

Έχει συνταχθεί από τον Ανάδοχο Σχέδιο Διαχείρισης Πόρων; 

 

Έχει περιγράψει ο Ανάδοχος στην Έκθεση Αρχικού Προσδιορισμού Έργου (Inception Report) τις προδιαγραφές ποιότητας για το Έργο και τις δραστηριότητες διασφάλισης και ελέγχου ποιότητας που θα υλοποιεί; 

 

Εκτελεί ο Ανάδοχος τις δραστηριότητες διασφάλισης ποιότητας που είναι υποχρεωμένος να εκτελεί; 

 

Έχει εντοπίσει ο Ανάδοχος πιθανούς κινδύνους του Έργου και έχει ορίσει την προτεραιότητά τους; 

 

Έχει εκπονηθεί σχέδιο μετριασμού για κάθε κίνδυνο; 

 

Εάν μέχρι το χρονικό σημείο αναφοράς έχουν επέλθει οποιαδήποτε γεγονότα κινδύνου, εκτελέστηκε με επιτυχία το σχέδιο μετριασμού κινδύνων; 

 

Έχουν εγκριθεί όλα τα παραδοτέα Διαχείρισης Έργου από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου; 

 

ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ

Τα παραδοτέα που έχουν παραχθεί μέχρι στιγμής ικανοποιούν τις ανάγκες της Αναθέτουσας Αρχής; 

 

Τα παραδοτέα που έχουν παραχθεί μέχρι στιγμής ικανοποιούν τους στόχους που τίθενται στο Τεχνικό Δελτίο Έργου και στα Έγγραφα Διαγωνισμού; 

 

Τα παραδοτέα που έχουν παραχθεί μέχρι στιγμής συμμορφώνονται με τις προδιαγραφές ποιότητας που ορίζονται στο Σχέδιο Ποιότητας;

 

 Θα πρέπει να αναφερθεί ότι εκτός από την παρακολούθηση της υλοποίησης από τον Ανάδοχο των δραστηριοτήτων διασφάλισης ποιότητας, ο Υπεύθυνος Συντονιστής θα πρέπει επίσης να εξετάζει κατά πόσον η Ομάδα Διαχείρισης Έργου της Αναθέτουσας Αρχής εκτελεί όλες τις δραστηριότητες διαχείρισης που έχουν προγραμματιστεί ώστε να εξασφαλίζεται η ποιοτική υλοποίηση του Έργου. Για το σκοπό αυτό, ο Υπεύθυνος Συντονιστής θα πρέπει να χρησιμοποιεί μία Κατάσταση Ελέγχου (checklist) παρόμοια με εκείνη που παρουσιάζεται πιο πάνω, η οποία θα περιλαμβάνει ερωτήματα όπως αυτά που ακολουθούν.

Κατάσταση Ελέγχου 7-4: Κατάσταση Ελέγχου για να παρακολουθείται κατά πόσον η Ομάδα Διαχείρισης Έργου υλοποιεί τις δραστηριότητες Διασφάλισης Ποιότητας που ορίζονται στο Σχέδιο Ποιότητας

ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 

Έχετε προσδιορίσει και αναθέσει τους κατάλληλους πόρους για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων Διαχείρισης Έργου;

 

Παρακολουθείται η πρόοδος του χρονοδιαγράμματος τακτικά ώστε να εξασφαλίζεται ότι το Έργο εξελίσσεται σύμφωνα με τον προγραμματισμό; 

 

Παρακολουθούνται τακτικά η πρόοδος της χρήσης πόρων και η οικονομική πρόοδος, ώστε για να εξασφαλίζεται ότι δεν υπάρχουν προβλήματα κατανομής πόρων και ότι το Έργο βρίσκεται εντός του προϋπολογισμού; 

 

Εξασφαλίζεται από την οργάνωση του Έργου ότι οι αποφάσεις λαμβάνονται στο κατάλληλο επίπεδο διαχείρισης;

 

Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου προβαίνει σε ενέργειες για το μετριασμό των κινδύνων; 

 

Διεξάγονται τακτικές συναντήσεις της ομάδας Έργου; Τηρούνται και διανέμονται πρακτικά της συνάντησης μετά τη διεξαγωγή της; 

 

Υπάρχουν εγκατεστημένοι μηχανισμοί επισκόπησης ποιότητας;

 

Πραγματοποιούνται επισκοπήσεις ποιότητας σύμφωνα με το Σχέδιο Ποιότητας; 

 

Έχει διαμορφωθεί και εφαρμόζεται Διαδικασία Ελέγχου Αλλαγών (Change Control Process);  

 

Έχει διαμορφωθεί και εφαρμόζεται Σχέδιο Διαχείρισης Αποδοχών Παραδοτέων; Περιγράφει το Σχέδιο αναλυτικά τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται για την αποδοχή ή απόρριψη παραδοτέων; 

 

Είναι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη ενήμερα για την εμπλοκή τους στο Έργο; 

 

Περιγράφει το Σχέδιο Επικοινωνίας τη μέθοδο που πρέπει να χρησιμοποιείται για την επικοινωνία με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη; Υποδεικνύει επίσης τη συχνότητα της επικοινωνίας; 

 

Επισκοπούνται οι Εκθέσεις Προόδου Έργου από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου;