Όταν υπάρχει ανάγκη για τη δημιουργία αγοράς, οι Αναθέτουσες Αρχές είναι πιθανόν να αντιμετωπίσουν επίσης και την ανάγκη για τον προσδιορισμό κατάλληλων οικονομικών φορέων από τους οποίους μπορεί να ζητηθεί η υποβολή προσφορών. Η «διαδικασία εξεύρεσης» (“sourcing process”) είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν:
● Δεν έχει γίνει στο παρελθόν σύναψη δημόσιας σύμβασης για την παροχή του προϊόντος ή της υπηρεσίας.
● Προκύπτει ζήτηση για αγαθά ή υπηρεσίες που δεν έχουν αγοραστεί στο παρελθόν.
● Οι οικονομικοί φορείς που είναι γνωστοί είναι πολύ λίγοι.
● Ο υφιστάμενος Ανάδοχος έχει κακή απόδοση.
● Η αγορά αλλάζει ραγδαία.
● Υπάρχει ανάγκη βελτίωσης του ανταγωνισμού μεταξύ οικονομικών φορέων που έχουν προσκληθεί να υποβάλουν προσφορά για μία σύμβαση.
● Η συγκριτική μέτρηση της απόδοσης (benchmarking exercise) υποδηλώνει ότι δεν παρέχεται καλή σχέση ποιότητας/τιμής (VFM). Είναι δηλαδή σημαντικό η αξία μίας προσφοράς να αξιολογείται συγκρινόμενη με πρόσφατες προσφορές για συναφή έργα που έχουν υποβληθεί σε άλλες Αναθέτουσες Αρχές.
Κατά την εξεύρεση οικονομικών φορέων, αποτελεί καλή πρακτική να λαμβάνονται εξίσου υπόψη τόσο μεγάλες όσο και Μικρομεσαίες επιχειρήσεις.
Οι Προκαταρκτικές Προκηρύξεις (Prior Information Notices – PINs) και η Πρόθεση Δημοσίευσης Διαγωνισμού και η έκδοση εγγράφων για σχολιασμό, μπορούν να βοηθήσουν, λειτουργώντας ως ειδοποίηση προς τους οικονομικούς φορείς για τη συγκεκριμένη ευκαιρία και επιτρέποντας την έναρξη διαλόγου με αυτούς. Κατά το στάδιο αυτό, μπορεί επίσης να ζητηθεί από τους υποψηφίους να συμπληρώσουν ένα έντυπο εκδήλωσης ενδιαφέροντος. Μολονότι τούτο δεν είναι υποχρεωτικό και δεν αναφέρεται στη νομοθεσία, οι Αναθέτουσες Αρχές μπορούν να ζητήσουν την υποβολή Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος στο πλαίσιο των προκαταρκτικών διαβουλεύσεων, ώστε να εκτιμήσουν το επίπεδο ενδιαφέροντος/ τον πιθανό αριθμό των οικονομικών φορέων που ενδεχομένως ενδιαφέρονται να υποβάλουν προσφορά για τη σύμβαση.
Η διαβούλευση του είδους αυτού απαιτεί την τήρηση λεπτών ισορροπιών, καθώς εμπεριέχει τον κίνδυνο παραβίασης της αρχής της ίσης μεταχείρισης. Στους υπευθύνους σχεδιασμού Έργου (project designers) θα πρέπει να καθίσταται σαφές ότι απαγορεύεται η πρώιμη εμπλοκή της αγοράς που στη συνέχεια οδηγεί στην προσαρμογή των απαιτήσεων του Έργου στο προϊόν συγκεκριμένου οικονομικού φορέα. Οι απαιτήσεις και οι προδιαγραφές Έργου πρέπει να είναι ουδέτερες, ώστε να είναι δυνατός ο ελεύθερος ανταγωνισμός.
