Η θέσπιση καλής επικοινωνίας είναι δομικό στοιχείο στη σχέση Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου. Η διεθνής πρακτική εκτέλεσης συμβάσεων έχει αποδείξει ότι προβλήματα έλλειψης εμπιστοσύνης ή ανησυχίας σχετικά με την απόδοση του Αναδόχου συχνά οφείλονται στην μη αποτελεσματική επικοινωνία των διοικούντων τη σύμβαση από τις δύο πλευρές αλλά και στην αποτυχία να μεταδοθούν και επεξηγηθούν στον Ανάδοχο οι στόχοι και οι προθέσεις της Αναθέτουσας Αρχής αναφορικά με το συγκεκριμένο Έργο.
Η πρακτική της επικοινωνίας πρέπει να ξεκινά αμέσως μετά το τέλος της διαγωνιστικής διαδικασίας και την υπογραφή της σύμβασης, με την εναρκτήρια συνάντηση (kick off meeting – βλέπε παράγραφο 6.2), οπότε και τίθενται τα θεμέλια για την εφαρμογή μιας πολιτικής συνεχούς ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου. Η προσπάθεια επίτευξης βέλτιστης επικοινωνίας μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου θα πρέπει να συνεχιστεί κατά τον προγραμματισμό του τρόπου εκτέλεσης της σύμβασης (υλοποίηση του Έργου), οπότε θα πρέπει να απαντηθούν τα ερωτήματα του καταλόγου ελέγχου που ακολουθεί και να συνταχθεί το «Σχέδιο Επικοινωνίας». Σχετικό είναι το Κεφάλαιο 7, υποκεφάλαιο 7.4.9 «Διαχείριση Επικοινωνίας»).
Κατάλογος Ελέγχου 6-1: Κρίσιμα ερωτήματα για την επίτευξη βέλτιστης επικοινωνίας μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου
Οι προβλεπόμενες στο «Σχέδιο Επικοινωνίας» διαδικασίες διαχείρισης της επικοινωνίας θα πρέπει να εφαρμόζονται καθ’ όλη τη διάρκεια της συμβατικής περιόδου, ενώ κάθε φορά που προκύπτει ανάγκη τροποποίησης, το αρχικό Σχέδιο θα πρέπει να αναθεωρείται.
Προκειμένου να αποφευχθούν προβλήματα στην επικοινωνία Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου, προτείνεται να τηρούνται οι ακόλουθοι κανόνες:
- Οποτεδήποτε υπάρχει προθεσμία για τη λήψη μιας γραπτής επικοινωνίας, ο αποστολέας θα προβαίνει σε όλα τα απαραίτητα μέτρα για να διασφαλίζει την έγκαιρη λήψη της επικοινωνίας
- Οποιαδήποτε ειδοποίηση, συγκατάθεση, έγκριση, πιστοποιητικό ή απόφαση από οποιοδήποτε πρόσωπο απαιτείται από τη σύμβαση θα γίνεται γραπτώς, εκτός εάν στη σύμβαση καθορίζεται διαφορετικά
- Οποιεσδήποτε προφορικές οδηγίες ή εντολές θα τίθενται σε ισχύ κατά τον χρόνο μετάδοσής τους και θα επιβεβαιώνονται στη συνέχεια γραπτώς
Επίπεδα επικοινωνίας
Μια πτυχή της διαχείρισης επικοινωνίας που χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή είναι η ροή πληροφοριών μεταξύ των οργανωτικών επιπέδων της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου. Αν υποθέσουμε ότι σύμφωνα με τις βέλτιστες πρακτικές τόσο η Αναθέτουσα Αρχή όσο και ο Ανάδοχος έχουν οργανωθεί για την εκτέλεση και διαχείριση της σύμβασης σε 3 ή 4 (στην περίπτωση μεγάλων σε κλίμακα ή πολυπλοκότητα έργα) επίπεδα, η ροή πληροφοριών θα πρέπει να λαμβάνει χώρα τόσο «οριζόντια» μεταξύ ομοειδών οργανωτικών επιπέδων της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου, όσο και «κάθετα» μεταξύ των διαφορετικών οργανωτικών επιπέδων του κάθε ενός εκ των συμβαλλομένων μερών.
Παράδειγμα 6-1: Επίπεδα επικοινωνίας (οριζόντιας & κάθετης) μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου στο πλαίσιο σύμβασης για την παροχή υπηρεσιών πληροφορικής
Προκειμένου να κριθεί η επικοινωνία μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου ως επιτυχημένη, θα πρέπει να υπάρχει ομοιογένεια και συνέπεια στην επικοινωνία όλων των οργανωτικών επιπέδων. Εάν για παράδειγμα η επικοινωνία στο στρατηγικό επίπεδο είναι καλή αλλά υπάρχουν σοβαρές διαφωνίες και διαφορές στο διοικητικό επίπεδο, κανείς δεν μπορεί να διασφαλίσει ότι η συνολική σχέση Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου δεν θα καταρρεύσει.