Αφού οριστούν οι δείκτες που θα χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση της προόδου ή/και την αξιολόγηση του Έργου, πρέπει να ορίζονται τα κύρια στοιχεία της διεργασίας παρακολούθησης.
Αρχικά θα πρέπει να ερευνώνται και να καθορίζονται οι πηγές δεδομένων για κάθε δείκτη απόδοσης. Στις περισσότερες περιπτώσεις πρέπει να αναπτύσσεται έγκαιρα ένα αξιόπιστο σύστημα για τη συλλογή των αναγκαίων δεδομένων. Πολλοί δείκτες εκροών παράγονται από αρχεία που τηρούνται από την Αναθέτουσα Αρχή ή/και τον Ανάδοχό της σε φακέλους του Έργου (π.χ. χιλιόμετρα κατασκευασθέντος δρόμου, αριθμός εκπαιδευθέντων). Για τους δείκτες αποτελεσμάτων ή επιπτώσεων (π.χ. αύξηση στη ροή κυκλοφορίας επιβατών/ οχημάτων/ εμπορευμάτων έναν χρόνο μετά την κατασκευή νέου λιμένα), η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να πρέπει να συλλέγει δεδομένα και από εξωτερικές πηγές (π.χ. το πληροφοριακό σύστημα του νέου λιμένα).
Στο επόμενο βήμα, ο Υπεύθυνος Συντονιστής θα πρέπει να ορίζει τον τρόπο επεξεργασίας, αρχικής ερμηνείας και –στη συνέχεια– παρουσίασης των δεδομένων που συλλέχθηκαν στην Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου, στον Φορέα Χρηματοδότησης και στα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη. Σε περίπτωση που η ανάλυση επιπτώσεων είναι ιδιαίτερα πολύπλοκη, θα πρέπει να ζητείται βοήθεια από εξωτερικούς ειδικούς.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι σε περίπτωση έργων χρηματοδοτούμενων από την ΕΕ, η Αναθέτουσα Αρχή είναι υποχρεωμένη να παράγει και να υποβάλλει ηλεκτρονικά τα είδη εκθέσεων που απαιτούνται από τα προγράμματα χρηματοδότησης. Υποδείγματα και σχετικές οδηγίες υπάρχουν στον επίσημο διαδικτυακό τόπο της Γενικής Διεύθυνσης Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων, Συντονισμού και Ανάπτυξης ( http://www.dgepcd.gov.cy/ ).