Τα έγγραφα διαγωνισμού για την ανοικτή διαδικασία έχουν τη δομή που παρουσιάζεται στο παρακάτω Σχήμα.
Σχήμα 3-5: Δομή εγγράφων διαγωνισμού για την ανοικτή διαδικασία
Η συσχέτιση των τριών βασικών κατηγοριών πληροφοριών που πρέπει να δίνουν τα έγγραφα διαγωνισμού με τα προτεινόμενα μέρη τους, δίνεται στον Πίνακα που ακολουθεί:
| ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ |
ΜΕΡΟΣ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ |
| Δυνατότητα και τρόπος συμμετοχής των ενδιαφερόμενων Οικονομικών Φορέων στο διαγωνισμό | ΜΕΡΟΣ Α: Οδηγίες προς Οικονομικούς Φορείς |
| Όροι συνεργασίας της Αναθέτουσας Αρχής με τον ανάδοχο που θα επιλεγεί για την εκτέλεση της σύμβασης | ΜΕΡΟΣ Β: Συμφωνία και Ειδικοί Όροι σύμβασης |
| Όροι συνεργασίας της Αναθέτουσας Αρχής με τον ανάδοχο που θα επιλεγεί για την εκτέλεση της σύμβασης | ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι: Γενικοί Όροι σύμβασης |
| Αντικείμενο της προς ανάθεση σύμβασης |
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ: Όροι Εντολής – Τεχνικές Προδιαγραφές |
Πίνακας 3-1: Κατηγορίες πληροφοριών κάθε μέρους των εγγράφων διαγωνισμού
Τα έγγραφα διαγωνισμού καθορίζουν στο μεν στάδιο ανάθεσης της σύμβασης τους όρους διενέργειας του διαγωνισμού από τις Αναθέτουσες Αρχές και τους όρους συμμετοχής των Οικονομικών Φορέων σε αυτόν (Μέρος Α), στο δε στάδιο εκτέλεσης της σύμβασης το πλαίσιο συνεργασίας της Αναθέτουσας Αρχής με τον επιλεγέντα ανάδοχο (Μέρος Β, Παράρτημα Ι και Παράρτημα ΙΙ).
Τα έγγραφα διαγωνισμού έχουν διαφορετική σημασία στα δύο παραπάνω στάδια.
Στο στάδιο ανάθεσης της σύμβασης (αρχίζει με την προκήρυξη του διαγωνισμού και ολοκληρώνεται με την επιλογή του αναδόχου) τα έγγραφα διαγωνισμού θα πρέπει να δώσουν στους οικονομικούς φορείς όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να απαντήσουν στα ερωτήματα:
✔ Διαθέτω τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα για την εκτέλεση της σύμβασης;
✔ Ποιό είναι το εκτιμώμενο επιχειρηματικό όφελος από την πιθανή ανάληψη της σύμβασης;
✔ Ποιές είναι οι απαιτούμενες ενέργειες για τη συμμετοχή στο διαγωνισμό;
Στο στάδιο της εκτέλεσης της σύμβασης (αρχίζει με την υπογραφή της σύμβασης και λήγει με την ολοκλήρωσή της) τα έγγραφα διαγωνισμού μαζί με την προσφορά του επιλεγέντα αναδόχου σχηματίζουν τα συμβατικά κείμενα που διέπουν τις σχέσεις των δύο συμβαλλομένων μερών για την εκτέλεση της σύμβασης.
Στο Σχήμα αποτυπώνεται παραστατικά η συσχέτιση των εγγράφων διαγωνισμού και της προσφοράς του αναδόχου με τα έγγραφα της σύμβασης.
Σχήμα 3-6: Συσχέτιση εγγράφων διαγωνισμού – προσφοράς – σύμβασης στην ανοικτή διαδικασία
Ο επόμενος πίνακας βοηθά τις Αναθέτουσες Αρχές στη κατανόηση της διττής σημασίας που έχει κάθε μέρος των εγγράφων διαγωνισμού ανάλογα με το ενδιαφερόμενο μέρος: Αναθέτουσες Αρχές ή Οικονομικοί Φορείς.
|
ΜΕΡΟΣ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ |
ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΣΤΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ | |
| ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ | ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΦΟΡΕΙΣ | |
| ΜΕΡΟΣ Α: Οδηγίες προς Οικονομικούς Φορείς |
● Πως θα διενεργήσω το διαγωνισμό; ● Με ποιά κριτήρια θα επιλέξω τον καταλληλότερο ανάδοχο; |
● Μπορώ να συμμετάσχω στο διαγωνισμό; ● Πως θα υποβάλλω προσφορά συμμετοχής στο διαγωνισμό; ● Πως θα αξιολογηθώ; |
| ΜΕΡΟΣ Β: Συμφωνία και Ειδικοί Όροι σύμβασης |
● Πως ρυθμίζονται οι όροι συνεργασίας με τον ανάδοχο που εξαρτώνται από τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου; |
● Πως ρυθμίζονται οι όροι συνεργασίας με την Αναθέτουσα Αρχή που εξαρτώνται από τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου; |
| ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι: Γενικοί Όροι σύμβασης |
● Ποιοί είναι οι βασικοί όροι συνεργασίας με τον ανάδοχο για την εκτέλεση της σύμβασης; |
● Ποιοί είναι οι βασικοί όροι συνεργασίας με την Αναθέτουσα Αρχή για την εκτέλεση της σύμβασης; |
| ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ: Όροι Εντολής – Τεχνικές Προδιαγραφές |
● Ποιές είναι οι ανάγκες μου; ● Τι ζητάω για να ικανοποιήσω τις ανάγκες μου; |
● Έχω τη δυνατότητα να εκτελέσω τη σύμβαση; ● Ποιο είναι το κόστος για την εκτέλεση της σύμβασης; |
Πίνακας 3-2: Σημασία των εγγράφων διαγωνισμού για Αναθέτουσες Αρχές και Οικονομικούς Φορείς
Τα έγγραφα του διαγωνισμού πρέπει να δίνουν με σαφήνεια και πληρότητα τις απαντήσεις ή τις απαραίτητες πληροφορίες για να απαντηθούν τα ερωτήματα του Πίνακα 3-2, τόσο από τις Αναθέτουσες Αρχές όσο και από τους Οικονομικούς Φορείς.
Τα μέρη των εγγράφων διαγωνισμού αποτελούν αυτοτελή κείμενα που συνθέτουν το συνολικό πλαίσιο ανάθεσης και υλοποίησης της σύμβασης και το κάθε ένα θα πρέπει να συνταχθεί από την Ομάδα Προετοιμασίας.
Η χρήση των πρότυπων εγγράφων διαγωνισμού μειώνει την ανάγκη υποστήριξης της Ομάδας Προετοιμασίας:
✔ σε θέματα νομοθετικού πλαισίου σύναψης δημοσίων συμβάσεων, σε μεγάλο βαθμό
✔ σε διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων, σε μικρότερο βαθμό
✔ σε τεχνικά θέματα, σε ελάχιστο βαθμό.
Στον Πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται οι βασικές πληροφορίες που συμπεριλαμβάνονται στο Μέρος Α: Οδηγίες προς Οικονομικούς Φορείς, των εγγράφων διαγωνισμού.
|
● Βασικά στοιχεία του διαγωνισμού ● Νομικό πλαίσιο ● Στοιχεία Εγγράφων Διαγωνισμού ● Παροχή διευκρινήσεων επί των εγγράφων ● Δικαίωμα και προϋποθέσεις συμμετοχής ● Στοιχεία Προσφορών ● Τρόπος σύνταξης και υποβολής προσφορών ● Διαδικασία διενέργειας διαγωνισμού ● Ολοκλήρωση διαγωνισμού |
Πίνακας 3-3: Βασικές πληροφορίες Μέρους Α «Οδηγίες προς Οικονομικούς Φορείς»
Οι Οδηγίες προς Οικονομικούς Φορείς είναι το μόνο μέρος των εγγράφων διαγωνισμού που δεν έχει πρακτική αξία και τυπική σημασία μετά την ανάθεση της σύμβασης.
Τα σημαντικότερα στοιχεία των προσφορών των οικονομικών φορέων ζητείται να δοθούν σε τυποποιημένη μορφή(περιλαμβάνονται Υποδείγματα Εντύπων στο Μέρος Α) προκειμένου να καθοδηγηθούν οι οικονομικοί φορείς στην σωστή συμπλήρωσή τους και να διευκολυνθεί η σύγκριση και η αξιολόγησή τους από τα αρμόδια όργανα των Αναθετουσών Αρχών.
Στον Πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται ενδεικτικά μερικά από τα Υποδείγματα εντύπων που περιλαμβάνονται κατά περίπτωση στα έγγραφα του διαγωνισμού.
|
● Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής / Δέσμευσης μη Απόσυρσης της Προσφοράς ● Δήλωση Πιστοποίησης Προσωπικής Κατάστασης ● Τεκμηρίωση Οικονομικής και Χρηματοοικονομικής επάρκειας Προσφέροντος ● Τεκμηρίωση Τεχνικών και Επαγγελματικών ικανοτήτων Προσφέροντος ● Βεβαίωση σχετικά με την προστασία των εργαζομένων ● Πίνακας Παρουσίασης Ομάδας Έργου ● Βιογραφικό Σημείωμα ● Τεχνική Προσφορά ● Οικονομική Προσφορά ● Πίνακας Κριτηρίων Αξιολόγησης ● Εγγυητική Επιστολή Πιστής Εκτέλεσης ● Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής ● Πίνακας Πιστοποιητικών Αναδόχου ● Δήλωση Άλλων Φορέων |
Πίνακας 3-4: Περιεχόμενα Συνημμένου «Υποδείγματα εντύπων»
Στον Πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται ενδεικτικά τα περιεχόμενα του Μέρους Β: Συμφωνία και Ειδικοί Όροι σύμβασης, των εγγράφων διαγωνισμού.
|
● Δομή της σύμβασης ● Αντικείμενο της σύμβασης ● Αξία σύμβασης ● Οργάνωση και διοίκηση υλοποίησης της σύμβασης ● Ημερομηνία έναρξης και περίοδοι εκτέλεσης ● Εκθέσεις ● Προϋποθέσεις και διαδικασία πληρωμής ● Ρήτρες καθυστέρησης |
Πίνακας 3-5: Περιεχόμενα Μέρους Β «Συμφωνία και Ειδικοί Όροι σύμβασης»
Με την επιλογή του αναδόχου η συμφωνία και οι ειδικοί όροι της σύμβασης γίνεται το βασικό συμβατικό κείμενο που ρυθμίζει τους όρους συνεργασίας των δύο συμβαλλομένων μερών και υποστηρίζεται από τέσσερα Παραρτήματα (Γενικοί Όροι σύμβασης, Όροι Εντολής – Τεχνικές Προδιαγραφές, Τεχνική Προσφορά Αναδόχου, Οικονομική Προσφορά Αναδόχου).
Στα Πρότυπα έγγραφα, οι Ειδικοί Όροι της σύμβασης έχουν περιοριστεί σε μικρό αριθμό άρθρων με τα οποία ρυθμίζονται, μεταξύ άλλων, οι διαδικασίες παραλαβής και πληρωμής, οι ποινικές ρήτρες, η διαδικασία επίλυσης διαφορών, ο τρόπος επικοινωνίας των συμβαλλομένων μερών και οποιαδήποτε άλλα θέματα αφορούν ειδικά το αντικείμενο της σύμβασης. Τα υπόλοιπα θέματα ρυθμίζονται από τα Παραρτήματα της Σύμβασης. Με τον τρόπο αυτό μειώνεται σημαντικά ο χρόνος που θα απαιτείται για την υπογραφή της σύμβασης με δεδομένο ότι τα περισσότερα σημεία της θα είναι ήδη καθορισμένα εξαρχής (Όροι Εντολής & Γενικοί Όροι και Τεχνική & Οικονομική προσφορά αναδόχου).
Στον Πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται ενδεικτικά τα περιεχόμενα του Παραρτήματος Ι: Γενικοί Όροι σύμβασης, των εγγράφων διαγωνισμού.
|
● Κυριότητα – Πνευματικά και περιουσιακά δικαιώματα ● Υποχρεώσεις Αναθέτουσας Αρχής ● Υποχρεώσεις Αναδόχου ● Εγγυήσεις ● Εκχώρηση ● Υπεργολαβία ● Εμπιστευτικότητα - Εχεμύθεια ● Κώδικας δεοντολογίας ● Σύγκρουση συμφερόντων ● Προστασία εργαζομένων ● Τροποποίηση σύμβασης ● Πληρωμές και Ανάκτηση Χρεών από τον Ανάδοχο ● Διοικητικές και οικονομικές κυρώσεις ● Αθέτηση συμβατικών όρων ● Ασφάλιση – αποζημίωση ● Τερματισμός Σύμβασης από την Αναθέτουσα Αρχή ● Τερματισμός Σύμβασης από τον Ανάδοχο ● Ανωτέρα βία ● Διακανονισμός διαφορών |
Πίνακας 3-6: Περιεχόμενα Παραρτήματος Ι «Γενικοί Όροι σύμβασης»
Στους Γενικούς Όρους των προτύπων εγγράφων διαγωνισμού έγινε προσπάθεια να συγκεντρωθούν όλες οι ρυθμίσεις και συμφωνίες γενικού χαρακτήρα που κατά βάση δεν εξαρτώνται από τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της κάθε σύμβασης και άρα μπορούν να χρησιμοποιούνται αυτούσιοι σε όλες τις συμβάσεις της συγκεκριμένης κατηγορίας (έργων ή προμηθειών ή υπηρεσιών).
Οι Αναθέτουσες Αρχές προτρέπονται να μην προβαίνουν σε αλλαγές στο κείμενο των Γενικών Όρων της σύμβασης. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι η Ομάδα Προετοιμασίας δεν θα πρέπει να διαβάσει προσεκτικά τους Γενικούς Όρους για να επιβεβαιώσει την ισχύ των όρων σε σχέση με τις ιδιαιτερότητες του συγκεκριμένου έργου. Σε περίπτωση που κάποιος όρος θα πρέπει να τροποποιηθεί, απαλειφθεί ή προστεθεί αυτό θα πρέπει να γίνει με σχετική αναφορά που θα προστίθεται στους Ειδικούς Όρους της σύμβασης ως λοιπές ρυθμίσεις. Στην πλειονότητα των περιπτώσεων εκτιμάται ότι δεν θα χρειάζεται τροποποίηση των όρων.
Στον Πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται τα ενδεικτικά περιεχόμενα του Παραρτήματος ΙΙ: Όροι εντολής – Τεχνικές προδιαγραφές.
|
● Γενικές πληροφορίες ● Στόχος και αναμενόμενα αποτελέσματα ● Προϋποθέσεις και κίνδυνοι ● Αντικείμενο του έργου (τεχνικές προδιαγραφές) ● Εκθέσεις/παραδοτέα ● Χρόνοι παράδοσης ● Τόπος και διάρκεια του έργου ● Ειδικές απαιτήσεις (προσωπικό, εξοπλισμός κλπ) |
Πίνακας 3-7: Περιεχόμενα Παραρτήματος ΙΙ «Όροι εντολής – Τεχνικές προδιαγραφές»
Οι Όροι Εντολής των πρότυπων εγγράφων συνοδεύονται από οδηγίες συμπλήρωσης, ώστε να καθοδηγηθούν οι Αναθέτουσες Αρχές στη σωστή αποτύπωση των αναγκών και των απαιτήσεών τους και να διευκολυνθούν οι οικονομικοί φορείς στη κατανόηση του περιβάλλοντος και του εύρους του έργου για να προτείνουν τις καταλληλότερες λύσεις. Αναλυτικές κατευθύνσεις για τον τρόπο σύνταξης των Όρων Εντολής και των Τεχνικών Προδιαγραφών των έργων δίνονται στις παραγράφους 3.1.2.1 Σύνταξη Όρων Εντολής και 3.1.2.2 Σύνταξη Τεχνικών Προδιαγραφών.
Μετά την ανάθεση της σύμβασης οι Όροι εντολής μαζί με την Τεχνική και Οικονομική προσφορά του αναδόχου αποτελούν τη συμβατική δέσμευση για το εύρος του αντικειμένου και τον τρόπο υλοποίησης του έργου.
