Στο Σχέδιο Διαχείρισης Ζητημάτων (Issue Management Plan) περιγράφεται ο τρόπος συγκέντρωσης, παρακολούθησης και ορισμού προτεραιότητας των ζητημάτων κατά τον κύκλο ζωής του Έργου, καθώς και ο χρόνος και ο τρόπος ιεραρχικής παραπομπής τους προς επίλυση.
Τα Ζητήματα Έργου (Project Issues) είναι συνήθως προβλήματα που είναι δυνατόν να αναφερθούν οποτεδήποτε κατά τη διάρκεια του Έργου, από οποιονδήποτε έχει ενδιαφέρον για το Έργο ή το αποτέλεσμά του. Ενδεικτικά παραδείγματα ζητημάτων Έργου είναι:
- Ένα μέλος της Ομάδας Έργου θα ξεκινήσει να εργάζεται για το Έργο αργότερα από ό,τι είχε αρχικά προγραμματιστεί.
- Προβλέπεται ισχυρή καταιγίδα στη Λάρνακα, όπου κατασκευάζεται ο νέος αερολιμένας.
- Ένας από τους Υπεύθυνους Συντονιστές της Ομάδας Έργου μετατίθεται σε άλλη Αναθέτουσα Αρχή.
- Ο Υπεύθυνος Συντονιστής για λογαριασμό του Αναδόχου δέχεται άλλη θέση εργασίας.
- Η Αναθέτουσα Αρχή και ο Ανάδοχος έχουν διαφορετικές απόψεις για το αντικείμενο του Έργου.
Τα ζητήματα που παραμένουν ανεπίλυτα είναι πιθανόν να εξελιχθούν σε μείζονα προβλήματα που θα έχουν ως αποτέλεσμα την ανάγκη για έναρξη διεργασίας ελέγχου αλλαγών. Είναι συνεπώς πολύ σημαντικό να υπάρχει εγκατεστημένη διεργασία ιεραρχικής παραπομπής και διαχείρισης ζητημάτων, και η διεργασία αυτή να εκτελείται πριν καταστούν αναγκαίες οι διεργασίες ελέγχου αλλαγών.
Κατά τη Φάση Προγραμματισμού, ο Υπεύθυνος Συντονιστής πρέπει να εκπονήσει το Σχέδιο Διαχείρισης Ζητημάτων που θα χρησιμοποιείται από αυτή τη χρονική στιγμή και μέχρι το τέλος του Έργου, ώστε να εξασφαλίζεται ότι κάθε ζήτημα επιλύεται με τυποποιημένο τρόπο.
- Το Σχέδιο Διαχείρισης Ζητημάτων περιγράφει τον τρόπο:
των ζητημάτων, καθορίζοντας τη διεργασία διαχείρισης ζητημάτων που θα ακολουθείται, την τεκμηρίωση που θα χρησιμοποιείται, καθώς και τους ρόλους και τις αρμοδιότητες όλων των εμπλεκομένων στη διεργασία ανθρώπινων πόρων.
Το Σχέδιο Διαχείρισης Ζητημάτων μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής:
Πίνακας 7-1: Συνήθη περιεχόμενα του Σχεδίου Διαχείρισης Ζητημάτων
- Διεργασία Διαχείρισης Ζητημάτων: Αναφέρεται στη διεργασία που θα χρησιμοποιείται για την εκτέλεση της διαχείρισης ζητημάτων του Έργου.
Μία ενδεικτική διεργασία διαχείρισης ζητημάτων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλα σχεδόν τα Έργα είναι η εξής:
Βήμα 1: Εντοπισμός Ζητημάτων Έργου
- Οποιοδήποτε μέλος της Ομάδας Έργου ή της Ομάδας Διαχείρισης Έργου (Αναφέρων το Ζήτημα [Issue Originator]) που εντοπίζει ένα ζήτημα που αφορά συγκεκριμένο στοιχείο του Έργου (χρόνο, αντικείμενο κλπ.) συμπληρώνει ένα Έντυπο Αναφοράς Ζητήματος (Issue Form) (υπόδειγμα δίνεται στο Παράρτημα 7-4) και το προωθεί στον Υπεύθυνο Συντονιστή.
Βήμα 2: Καταχώριση Ζητήματος
- Ο Υπεύθυνος Συντονιστής επισκοπεί όλα τα Έντυπα Αναφοράς Ζητήματος και εξετάζει κατά πόσο κάθε εντοπιζόμενο ζήτημα ισχύει για το Έργο και έχει επίπτωση στην υλοποίησή του.
- Εάν το ζήτημα κρίνεται «σχετικό με το Έργο», ο Υπεύθυνος Συντονιστής το καταχωρίζει στο Μητρώο Καταγραφής Ζητημάτων (Issue Log) (υπόδειγμα δίνεται στο Παράρτημα 7-5) και του αναθέτει έναν Κωδικό Αριθμό. Ο Υπεύθυνος Συντονιστής αξιολογεί επίσης τη βαρύτητα της επίπτωσης του ζητήματος στο Έργο και αποφασίζει κατά πόσον η επίλυσή του θα είναι υψηλής, μέσης ή χαμηλής προτεραιότητας.
Βήμα 3: Ανάθεση Ενεργειών για την επίλυση ζητημάτων
- Ο Υπεύθυνος Συντονιστής μπορεί να προβαίνει στο χειρισμό ζητημάτων μόνον όταν οι ενέργειες επίλυσης δεν αναμένεται να υπερβούν τα περιθώρια ανοχής που έχει θέσει για το Έργο η Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου ή όταν το ίδιο το ζήτημα εμπίπτει στα όρια της δικαιοδοσίας του. Στις περιπτώσεις αυτές, ο Υπεύθυνος Συντονιστής μπορεί να αποφασίσει:
- να αναθέσει ενέργειες για την επίλυση του ζητήματος σε συγκεκριμένα μέλη της Ομάδας Έργου
- να αναφέρει κίνδυνο για το Έργο, εάν το ζήτημα είναι πιθανόν να έχει επίπτωση στο Έργο μελλοντικά
- να υποβάλει αίτηση αλλαγής (ή να ζητήσει από τον Ανάδοχο να υποβάλει αίτηση αλλαγής), εάν το ζήτημα έχει ως αποτέλεσμα την ανάγκη για αλλαγή στο Έργο/ στη σύμβαση
- να κλείσει το ζήτημα, εάν αυτό δεν έχει πλέον επίπτωση στο Έργο.
- Σε περίπτωση που οι συνέπειες των ενεργειών επίλυσης αναμένεται να υπερβούν τα περιθώρια ανοχής ή όταν το ίδιο το ζήτημα δεν εμπίπτει στα όρια της δικαιοδοσίας του Υπευθύνου Συντονιστή, ο τελευταίος παραπέμπει το ζήτημα στην Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου ώστε αυτή να αποφασίσει για τις ενέργειες επίλυσης.
- Η Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου επισκοπεί τα καταχωρισμένα ζητήματα και μετά από συζήτηση, κατά την οποία ο Υπεύθυνος Συντονιστής προτείνει ενέργειες, αποφασίζει:
- Να υιοθετήσει τις προτάσεις του Υπευθύνου Συντονιστή και να αναθέσει ενέργειες για την επίλυση του ζητήματος σε συγκεκριμένα Μέλη της Ομάδας Έργου ή στον Υπεύθυνο Συντονιστή, ή
Σημείωση: Πρέπει να σημειωθεί ότι στην περίπτωση έργων που υλοποιούνται από Αναδόχους, μία πρόταση θα μπορούσε να είναι να ζητηθεί από τον Ανάδοχο η ανάληψη ενεργειών για την επίλυση ζητήματος που δημιουργήθηκε από την απόδοσή του.
- να αναφέρει κίνδυνο για το Έργο, εάν το ζήτημα είναι πιθανόν να έχει επίπτωση στο Έργο μελλοντικά, ή
- να υποβάλει αίτηση αλλαγής (ή να ζητήσει από τον Ανάδοχο να υποβάλει αίτηση αλλαγής), εάν το ζήτημα έχει ως αποτέλεσμα την ανάγκη για αλλαγή στο Έργο/ στη σύμβαση, ή
- να κλείσει το ζήτημα, εάν αυτό δεν έχει πλέον επίπτωση στο Έργο.
Βήμα 4: Χρονικός Προγραμματισμός και Υλοποίηση Ενεργειών για επίλυση ζητήματος
- Ο Υπεύθυνος Συντονιστής προγραμματίζει την υλοποίηση των ενεργειών που έχουν ανατεθεί από τον ίδιο ή από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου. Επίσης, ενημερώνει τα άτομα στα οποία έχει ανατεθεί η υλοποίηση των ενεργειών επίλυσης ζητήματος για το τι ακριβώς πρέπει να κάνουν και πότε.
- Τα άτομα στα οποία έχει ανατεθεί η εκτέλεση κάθε προγραμματισμένης ενέργειας, εκτελούν την ενέργεια.
Βήμα 5: Παρακολούθηση και έλεγχος Ενεργειών Επίλυσης Ζητημάτων
- Ο Υπεύθυνος Συντονιστής:
- παρακολουθεί την υλοποίηση κάθε ενέργειας επίλυσης ζητήματος και επισκοπεί την επιτυχία της
- επικαιροποιεί το Μητρώο Καταγραφής Ζητημάτων, καταχωρίζοντας την ημερομηνία υλοποίησης της ενέργειας επίλυσης ζητήματος
- ενημερώνει την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου για τα αποτελέσματα της αναληφθείσας ενέργειας.
|
- Έγγραφα Διαχείρισης Ζητημάτων: Αναφέρονται στην τεκμηρίωση που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό, την παρακολούθηση και τον έλεγχο σχετικών με το Έργο ζητημάτων.
Ενδεικτικά έγγραφα διαχείρισης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε όλα σχεδόν τα Έργα είναι τα εξής: Έντυπο Αναφοράς Ζητήματος (το έγγραφο που συμπληρώνεται από μέλος της ομάδας Έργου για να ενημερωθεί ο Υπεύθυνος Συντονιστής σχετικά με κάποιο νέο ζήτημα) και Μητρώο Καταγραφής Ζητημάτων. Υπόδειγμα για το Μητρώο Καταγραφής Ζητημάτων δίνεται στο Παράρτημα 7-5, ενώ το Έντυπο Αναφοράς Ζητήματος δίνεται στο Παράρτημα 7-4.
Συνήθως το Έντυπο Αναφοράς Ζητήματος περιλαμβάνει:
- Τίτλο του Έργου
- Περιγραφή του ζητήματος
- Περιγραφή της επίπτωσης του ζητήματος
- Πρόταση για ενέργειες επίλυσης του ζητήματος
- Ενότητα για έγκριση.
|
- Ρόλοι και Αρμοδιότητες. Αναφέρονται στους ρόλους και τις αρμοδιότητες όλων των ανθρώπινων πόρων που εμπλέκονται στον προσδιορισμό, την επισκόπηση και την επίλυση ζητημάτων του Έργου:
Ο Αναφέρων το Ζήτημα (Issue Originator)
Ο αναφέρων το ζήτημα (issue originator) εντοπίζει το ζήτημα και το αναφέρει στον Υπεύθυνο Συντονιστή, και επομένως είναι υπεύθυνος για:
- την τεκμηρίωση των ζητημάτων που έχει εντοπίσει (βλ. Έντυπο Αναφοράς Ζητήματος – Παράρτημα 7-4), και
- την υποβολή του Εντύπου Αναφοράς Ζητήματος στον Υπεύθυνο Συντονιστή προς επισκόπηση.
Υπεύθυνος Συντονιστής
Ο Υπεύθυνος Συντονιστής είναι υπεύθυνος για:
- την επισκόπηση όλων των Εντύπων Αναφοράς Ζητήματος που υποβάλλονται από τους αναφέροντες τα ζητήματα (issue originators)
- την καταχώριση όλων των ζητημάτων στο Μητρώο Καταγραφής Ζητημάτων
- τον ορισμό και την ανάθεση ενεργειών επίλυσης (μόνο σε περιπτώσεις που οι συνέπειες των ενεργειών επίλυσης δεν αναμένεται να υπερβούν τα περιθώρια ανοχής που έχει θέσει για το Έργο η Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου ή όταν το ίδιο το ζήτημα εμπίπτει στα όρια της δικαιοδοσίας του)
- την παρουσίαση των εντοπισθέντων ζητημάτων και των προτεινόμενων ενεργειών στην Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου (σε όλες τις άλλες περιπτώσεις)
- την επικοινωνία των αποφάσεων που λαμβάνονται από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου στα άτομα στα οποία ανατίθεται η εκτέλεση των ενεργειών επίλυσης
- την παρακολούθηση της προόδου των ενεργειών επίλυσης που έχουν ανατεθεί και την επικαιροποίηση του Μητρώου Καταγραφής Ζητημάτων.
Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου
Η Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου είναι υπεύθυνη για:
- την επισκόπηση του συνόλου των ζητημάτων που παρουσιάζονται από τον Υπεύθυνο Συντονιστή
- την ανάθεση ενεργειών επίλυσης ζητημάτων.
|
