Για την καταγραφή της προόδου του Έργου πρέπει να ακολουθείτε τα εξής βήματα:

• Αποθηκεύετε ή επικαιροποιείτε ένα χρονοδιάγραμμα βάσης (baseline schedule), εάν δεν το έχετε ήδη κάνει κατά τη φάση προγραμματισμού. Αυτό θα σας επιτρέπει να συγκρίνετε τις πληροφορίες του χρονοδιαγράμματος βάσης με τις πληροφορίες του επικαιροποιημένου χρονοδιαγράμματος κατά την εξέλιξη του Έργου, και θα σας βοηθά στον εντοπισμό και την επίλυση ασυμφωνιών.

• Αποφασίζετε τον τρόπο με τον οποίο θα συλλέγετε δεδομένα προόδου. Η συνηθέστερη μέθοδος συλλογής δεδομένων προόδου είναι η ανταλλαγή πληροφοριών για την κατάσταση των εργασιών με τα Μέλη της Ομάδας Έργου σας ή/και με την Ομάδα Διαχείρισης του Αναδόχου, με χρήση των μηχανισμών επικοινωνίας που τεκμηριώνονται στο Σχέδιο Επικοινωνίας (βλ. 7.4.10). Οι πληροφορίες κατάστασης έχουν συνήθως τη μορφή έκθεσης προόδου ή αναφοράς απόδοσης, και ανταλλάσσονται με χρήση είτε ηλεκτρονικών μέσων (π.χ. μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενδοδικτύου [intranet]) είτε συμβατικών μέσων (π.χ. ταχυδρομείου). Για μικρά έργα, ωστόσο, μπορεί να αποφασίσετε να συλλέγετε οι ίδιοι τα δεδομένα κατάστασης Έργου (δηλ. με το χέρι). Σε αυτή την τελευταία περίπτωση, μπορείτε να συλλέξετε τα δεδομένα με ενεργό τρόπο, τηλεφωνώντας στις πηγές σας ή με επιτόπου επισκέψεις και συνεντεύξεις με τις πηγές σας ή ακόμα θα μπορούσατε να ζητήσετε από τις πηγές σας να συμπληρώνουν ένα έντυπο και να σας το παραδίδουν. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να συλλέγετε τα δεδομένα από τις πηγές πληροφοριών. Για παράδειγμα, για να επικαιροποιήσετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης, συλλέξετε τις πραγματικές ημερομηνίες από τους πόρους που έχουν ανατεθεί στις εργασίες. Για να συλλέξετε δεδομένα κόστους, μπορεί να χρειαστεί να εξασφαλίσετε τα πραγματικά στοιχεία κόστους από το προσωπικό του λογιστηρίου.

• Αποφασίζετε ποιες σχετικές με το Έργο πληροφορίες επιθυμείτε να παρακολουθείτε και να επικαιροποιείτε. Για παράδειγμα, μπορεί να επιθυμείτε να επικαιροποιείτε μόνο τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης και τα ποσοστά ολοκλήρωσης των εργασιών (στην περίπτωση που δεν έχετε αναθέσει πόρους στις εργασίες) ή μπορεί να θέλετε επίσης να επικαιροποιείτε τον χρόνο που οι πόροι αναλώνουν στις εργασίες, καθώς και το σχετικό κόστος (στην περίπτωση που έχετε αναθέσει πόρους στις εργασίες).

• Αποφασίζετε πόσο συχνά θα συλλέγετε σχετικές με το Έργο πληροφορίες και πόσο συχνά θα επικαιροποιείτε το χρονοδιάγραμμα Έργου. Για παράδειγμα, θα συλλέγετε πληροφορίες και θα επικαιροποιείτε το χρονοδιάγραμμά σας μία φορά την εβδομάδα, μία φορά το μήνα ή κάθε τρεις μήνες; Η επιλογή μίας συχνότητας που είναι εξυπηρετική και συμβατή με το χρονοδιάγραμμά σας αυξάνει την πιθανότητα να συλλέγετε τις πληροφορίες κατάστασης Έργου εγκαίρως και να έχετε ένα επικαιροποιημένο χρονοδιάγραμμα.
  Αφού αποφασίσετε ποια στοιχεία θέλετε να παρακολουθείτε, καθώς και τη μέθοδο παρακολούθησης, μπορείτε να ξεκινήσετε την παρακολούθηση της προόδου του Έργου ενσωματώνοντας τις πλέον επίκαιρες πληροφορίες στο Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων.