Μετά τον προσδιορισμό μίας επιχειρησιακής ανάγκης ή ενός προβλήματος ή μίας ευκαιρίας, θα πρέπει να εκπονείται Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου. Η Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου (Παράρτημα 1-2) είναι ένα έγγραφο όπου περιγράφεται συνοπτικά η αιτιολόγηση για την εκκίνηση ενός Έργου και θεωρείται ως πολύ σημαντικό για την επιτυχία του Έργου, καθώς θέτει τη βάση για τη διαχείριση της έγκαιρης παράδοσης του Έργου, εντός των ορίων του προϋπολογισμού και σύμφωνα με τα συμφωνημένα πρότυπα ποιότητας. Επιπλέον, οι καλώς ορισμένες Εκθέσεις Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργων βοηθούν τους οργανισμούς:
- να λαμβάνουν τις σωστές επενδυτικές αποφάσεις
- να επιτυγχάνουν καθ’ όλη τη διάρκεια του Έργου ικανοποιητικό λόγο «τιμής προς ποιότητα» για τις πραγματοποιούμενες επενδύσεις
- να ανταποκρίνονται στις επιπτώσεις των αλλαγών στις επενδυτικές αποφάσεις.
Πιο συγκεκριμένα, η Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου περιλαμβάνει:
- Αναλυτικό ορισμό του προβλήματος ή της ευκαιρίας, καθώς και των στόχων του Έργου.
- Ανάλυση των ενδεχόμενων επιλογών που είναι διαθέσιμες για την παροχή λύσης στο πρόβλημα, με έμφαση στους εναλλακτικούς τρόπους χρηματοδότησης της επένδυσης/ του Έργου (βλ. υποκεφάλαιο 1.5.1.1). Για κάθε επιλογή τεκμηριώνονται τα ενδεχόμενα κόστη/ οφέλη (βλ. υποκεφάλαιο 1.5.1.2 και Παράρτημα 1-3), οι κίνδυνοι και οι υποθέσεις εργασίας. Σε περίπτωση που η σκοπιμότητα μίας συγκεκριμένης λύσης/ επιλογής δεν είναι σαφής ή ευνόητη, τότε μπορεί να πραγματοποιείται επίσημη Μελέτη Σκοπιμότητας (βλ. υποκεφάλαιο 1.5.1.3).
- Παρουσίαση της προτιμώμενης/ συνιστώμενης λύση προς έγκριση και ένα γενικό σχέδιο υλοποίησης για τη λύση αυτή.
Η Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου εκπονείται από την Ομάδα Σχεδιασμού Έργου που συγκροτείται από τον Ιδιοκτήτη του Έργου και παρουσιάζεται προς έγκριση στα ανώτερα στελέχη του, τα οποία είναι υπεύθυνα για τη λήψη αποφάσεων. Είναι το πρώτο έγγραφο που χρησιμοποιείται στον Κύκλο Ζωής του Έργου και, αφού εγκριθεί, επιτρέπει τον επίσημο ορισμό του Έργου.
Τονίζεται ότι, στην περίπτωση Έργων με σημαντικό οικονομικό κόστος βάσει κριτηρίων που καθορίζονται από τον Υπουργό Οικονομικών, για να είναι δυνατή η συμπερίληψή τους στον Προϋπολογισμό του Κράτους θα πρέπει να εφαρμόζεται ο περί της Δημοσιονομικής Ευθύνης και του Δημοσιονομικού Πλαισίου Νόμος του 2014 (Νόμος Ομπρέλα - Ν. 20(Ι)/2014) και ιδιαίτερα τα άρθρα 84 – 88. Κατ΄ επέκταση, στις περιπτώσεις αυτές, η Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου θα πρέπει να εκπονείται σύμφωνα με κατευθυντήριες γραμμές του Υπουργού Οικονομικών και θα πρέπει να διαβιβάζεται σε αυτόν για αξιολόγηση, όπως εξάλλου προνοεί ο εν λόγω Νόμος.
Η Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται απλώς ως μέσο για την εξασφάλιση χρηματοδότησης. Έργα στα οποία υιοθετείται η προσέγγιση αυτή μπορεί να πάσχουν βραχυπρόθεσμα από έλλειψη εστίασης στα οφέλη και μακροπρόθεσμα από έλλειψη επιτυχούς παράδοσης και μη πραγματοποίησης των αναμενόμενων οφελών.
Στο Παράρτημα 1-2 “Έκθεση Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου” δίνεται υπόδειγμα με τις αναγκαίες οδηγίες, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους υπευθύνους σχεδιασμού του Έργου για τη σύνταξη του εγγράφου της Έκθεσης Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου.
Το επόμενο στάδιο μετά από την έγκριση της Έκθεσης Επιχειρησιακής Σκοπιμότητας Έργου είναι ο διορισμός του Επιτελικού Στελέχους και του Υπευθύνου Συντονιστή (βλ. υποκεφάλαιο 1.5.2).
