Ο απλός προσδιορισμός προϊόντων/ παραδοτέων μπορεί να μην επαρκεί για τους σκοπούς του χρονικού προγραμματισμού και ελέγχου. Πρέπει να προσδιορίζονται οι δραστηριότητες που συνεπάγεται η υλοποίηση καθενός από τα προϊόντα/ παραδοτέα, ώστε να παρέχεται μία πληρέστερη εικόνα του φόρτου εργασίας του σχεδίου.

 Για το σκοπό αυτό μπορεί να ακολουθείται μία προσέγγιση βήμα-βήμα (step by step approach) στην κατάρτιση αναλυτικού χρονοδιαγράμματος δραστηριοτήτων.

Το πρώτο βήμα της προσέγγισης αυτής είναι η σύνταξη του καταλόγου Κύριων Δραστηριοτήτων. Για να γίνει αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ως βάση την Αναλυτική Δομή Εργασιών που αναπτύξατε. Προσδιορίζετε όλες τις δραστηριότητες που απαιτούνται για τη δημιουργία των προϊόντων ή την υλοποίηση των παραδοτέων που έχουν προσδιοριστεί και παρουσιάζονται στο Επίπεδο 1 και, στη συνέχεια, συντάσσετε ένα κατάλογο με αυτές. Κανονικά ο κατάλογος των Δραστηριοτήτων θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει και δραστηριότητες Διαχείρισης Έργου.

Το δεύτερο βήμα είναι η Διάσπαση των Δραστηριοτήτων σε Διαχειρίσιμες Εργασίες. Σκοπός της διάσπασης των δραστηριοτήτων σε εργασίες είναι να καταστούν οι δραστηριότητες αρκετά απλές ώστε να είναι εύκολη η οργάνωση και διαχείρισή τους. Κανονικά οι προσδιοριζόμενες εργασίες θα πρέπει να οδηγούν στα προϊόντα/ παραδοτέα που παρουσιάζονται στο Επίπεδο 2 της Αναλυτικής Δομής Εργασιών.

 Θα πρέπει να είστε προσεκτικοί ώστε να επιτυγχάνετε το σωστό επίπεδο ανάλυσης. Το συνηθέστερο λάθος είναι η διάσπαση των δραστηριοτήτων σε υπερβολικά μεγάλο βαθμό ανάλυσης. Η διάσπαση θα πρέπει να σταματά μόλις έχετε επιτύχει επαρκές επίπεδο ανάλυσης που σας επιτρέπει να εκτιμήσετε το χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για την υλοποίηση της εργασίας.

Η κύρια διαφορά μεταξύ της διάσπασης σε αυτή την περίπτωση και της ανάλυσης κατά την ανάπτυξη της Αναλυτικής Δομής Εργασιών, είναι ότι εδώ τα τελικά αποτελέσματα περιγράφονται ως δραστηριότητες και όχι ως παραδοτέα.
Όταν χρησιμοποιεί την Αναλυτική Δομή Εργασιών για τον προσδιορισμό των αναγκαίων δραστηριοτήτων, ο Υπεύθυνος Συντονιστής μπορεί να διαπιστώσει ότι ξέχασε να ενσωματώσει σε αυτήν κάποιο παραδοτέο ή ότι οι περιγραφές των παραδοτέων πρέπει να διορθωθούν ώστε να υποδηλώνουν τα ακριβή αποτελέσματα του Έργου. Στην περίπτωση αυτή είναι αναγκαία η επικαιροποίηση της Αναλυτικής Δομής Εργασιών.

 Σημειώνεται ότι, όπως έχει ήδη περιγραφεί, η Αναλυτική Δομή Εργασιών και ο Κατάλογος Δραστηριοτήτων καταρτίζονται διαδοχικά – πρώτα η Αναλυτική Δομή Εργασιών και έπειτα ο Κατάλογος Δραστηριοτήτων. Ωστόσο, ορισμένες φορές είναι ευκολότερη η ταυτόχρονη κατάρτισή τους.

Παράδειγμα 7 4: Προσδιορισμός δραστηριοτήτων για το Έργο «Βελτίωση της ικανότητας υλοποίησης των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών»
Έργο: «Βελτίωση της ικανότητας υλοποίησης των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών».