Ανεξάρτητα από τη διαδικασία διενέργειας διαγωνισμού που θα επιλεγεί, η αξιολόγηση οργανώνεται σε δύο διακριτά στάδια:
✔ ένα πρώτο στάδιο ελέγχου των προϋποθέσεων συμμετοχής των υποψηφίων,
✔ ένα δεύτερο στάδιο ανάδειξης του Αναδόχου και ανάθεσης της σύμβασης.
Τα δύο αυτά στάδια έχουν διαφορετική λειτουργία, βασίζονται σε διαφορετικής φύσης κριτήρια και διέπονται από διαφορετικούς κανόνες. Το πρώτο στάδιο αποσκοπεί να φιλτράρει και να επιτρέψει να συμμετάσχουν στο διαγωνισμό μόνο οι εν δυνάμει ικανοί να εκτελέσουν τη σύμβαση ενώ το δεύτερο στάδιο αποσκοπεί να αναθέσει τη σύμβαση σε αυτόν που θα προσφέρει την καλύτερη, την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη λύση. Χωρίς να υπάρχει απαίτηση για αυστηρό χρονικό διαχωρισμό τους, τα δύο στάδια αξιολόγησης θα πρέπει να είναι σαφώς διακεκριμένα.
Τα κριτήρια που θα χρησιμοποιηθούν στα δύο στάδια θα πρέπει να είναι πλήρως διαφοροποιημένα:
✔ τα κριτήρια του πρώτου σταδίου, δηλαδή οι προϋποθέσεις συμμετοχής, θα πρέπει να επικεντρώνονται στον έλεγχο της καταλληλότητας των οικονομικών φορέων,
✔ τα κριτήρια του δεύτερου σταδίου, δηλαδή της ανάθεσης της σύμβασης, θα πρέπει να συνδέονται αποκλειστικά με το αντικείμενο της προς ανάθεση σύμβασης.
Η διενέργεια των δύο διακριτών σταδίων αξιολόγησης εντάσσεται σε διαφορετικές φάσεις της διαδικασίας διενέργειας του διαγωνισμού ανάλογα με το εάν έχει επιλεγεί η ανοικτή ή η κλειστή διαδικασία.
Τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται στο στάδιο του ελέγχου των προϋποθέσεων συμμετοχής δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούνται ως κριτήρια ανάθεσης.
Η συσχέτιση των δύο σταδίων αξιολόγησης με τις φάσεις διενέργειας του διαγωνισμού στις διαδικασίες με διαπραγμάτευση και στον ανταγωνιστικό διάλογο παρουσιάζονται στο Κεφάλαιο 5 του Οδηγού.
Στη συνέχεια, αφού υποβληθούν οι προσφορές από τους ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς, η Αναθέτουσα Αρχή αναθέτει τη σύμβαση με τη χρήση των κριτηρίων ανάθεσης αφού ελέγξει την εκπλήρωση των προϋποθέσεων συμμετοχής.
Παραστατικά η συσχέτιση των σταδίων αξιολόγησης με τις φάσεις διενέργειας του διαγωνισμού στην ανοικτή διαδικασία παρουσιάζεται στο σχήμα που ακολουθεί.
Σχήμα 2-3: Συσχέτιση σταδίων αξιολόγησης με τα βήματα της ανοικτής διαδικασίας
Στη συνέχεια, αφού υποβληθούν οι αιτήσεις συμμετοχής από τους ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς, η Αναθέτουσα Αρχή ελέγχει την εκπλήρωση των προϋποθέσεων συμμετοχής και καλεί να υποβάλουν προσφορές με στοιχεία και πληροφορίες για τη δυνατότητά τους να ανταποκριθούν με τον καλύτερο τρόπο στα κριτήρια ανάθεσης, μόνο τους οικονομικούς φορείς που κρίθηκαν ότι πληρούν τις προϋποθέσεις συμμετοχής ή κατατάσσονται μέσα στον κατάλογο των προεπιλεγμένων σε περίπτωση που έχει συμπεριληφθεί στα έγγραφα του διαγωνισμού πρόνοια για περιορισμό του αριθμού των υποψηφίων. Στην πρόσκληση υποβολής προσφορών η Αναθέτουσα Αρχή οφείλει να καθορίσει με ακρίβεια τα κριτήρια ανάθεσης που θα χρησιμοποιήσει, εάν αυτά δεν είχαν προσδιοριστεί επαρκώς στη φάση της προκήρυξης του διαγωνισμού. Σαν βέλτιστη πρακτική προτείνεται τα κριτήρια ανάθεσης να καθορίζονται από τη φάση της προκήρυξης του διαγωνισμού, όπου αυτό είναι εφικτό.
Τέλος, αφού υποβληθούν οι προσφορές των επιλεγμένων (με βάση τις προϋποθέσεις συμμετοχής) οικονομικών φορέων, η Αναθέτουσα Αρχή αξιολογεί τις προσφορές και αναθέτει τη σύμβαση στη βάση των κριτηρίων ανάθεσης.
Σχήμα 2-4: Συσχέτιση σταδίων αξιολόγησης με τα βήματα της κλειστής διαδικασίας