Σύμφωνα με το άρθρο 37 του Ν.73(Ι)/2016, πριν την έναρξη μιας διαδικασίας σύναψης σύμβασης, οι Αναθέτουσες Αρχές/Αναθέτοντες Φορείς μπορούν να διεξάγουν διαβουλεύσεις με την αγορά, προκειμένου να προετοιμάσουν τη διαδικασία σύναψης σύμβασης και να ενημερώσουν τους οικονομικούς φορείς για τα σχέδια και τις απαιτήσεις όσον αφορά τη σύμβαση. Μπορούν να ζητούν ή να δέχονται συμβουλές από ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες, αρχές, οργανωμένα σύνολα ή οικονομικούς φορείς. Οι εν λόγω συμβουλές μπορούν να χρησιμοποιούνται για το σχεδιασμό και τη διεξαγωγή της διαδικασίας, εφόσον δεν έχουν ως αποτέλεσμα τη στρέβλωση του ανταγωνισμού και την παραβίαση των αρχών της ίσης μεταχείρισης, διαφάνειας και της αποφυγής των διακρίσεων.

Οι διαβουλεύσεις με την αγορά μπορούν να πραγματοποιηθούν μόνο πριν από την έναρξη της διαδικασίας για τη σύναψη της αντίστοιχης δημόσιας σύμβασης και χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή από το προσωπικό των Αναθετουσών Αρχών/Αναθέτοντων Φορέων στην τήρηση λεπτών ισορροπιών ώστε να μην τεθεί σε κίνδυνο οποιαδήποτε μελλοντική δραστηριότητα σύναψης δημοσίων συμβάσεων με οποιονδήποτε τρόπο.

Σε αυτές τις περιπτώσεις η Αναθέτουσα Αρχή χρειάζεται να προσεγγίσει την αγορά εκ των προτέρων μέσω διαδικασιών βολιδοσκόπησης της αγοράς, επαφών με κλαδικούς οργανισμούς των οικονομικών φορέων όπως π.χ. το Εμπορικό & Βιομηχανικό Επιμελητήριο και με επαγγελματικές ενώσεις όπως π.χ. ο Παγκύπριος Σύνδεσμος Ξενοδόχων και η Ομοσπονδία Εργοδοτών και Βιομηχάνων. Περαιτέρω προσεγγίσεις της αγοράς μπορούν να γίνουν και με τη διοργάνωση γεγονότων προώθησης (“selling to” events), π.χ. συναντήσεων εργασίας (workshops) και διασκέψεων με τη συμμετοχή οικονομικών φορέων.Προς την ίδια κατεύθυνση οι Προκαταρκτικές Προκηρύξεις και η έκδοση εγγράφων για σχολιασμό, μπορούν να βοηθήσουν. Περισσότερες λεπτομέρειες στο υποκεφάλαιο 2.3 Εκτίμηση Αγοράς.

Οι κοινωνικές και άλλες ειδικές υπηρεσίες, λόγω της φύσης τους, έχουν περιορισμένη διασυνοριακή διάσταση και ιδιαίερα εκείνες που είαι γνωστές ως προσωπικές όπως ορισμένες κοινωνικές, υγειονομικές και εκπαιδευτικές υπηρεσίες. Οι εν λόγω υπηρεσίες παρ΄χονται εντός συγκερκιμένου πλαισίου, το οποίο διαφέρει σημαντικά από το ένα κράτος στο άλλο, λόγω διαφορετικών πολιτισμικών παραδόσεων, γι' αυτό το λόγο έπρεπε να θεσπιστεί ένα ειδικό καθεστώς για τις δημόσιες συμβάσεις που καλύπτουν αυτές τις υπηρεσίες, με ένα όριο υψηλότερο του ισχύοντος για άλλες υπηρεσίες.

Οι ελάχιστες υποχρεώσεις των αναθετουσών αρχών / αναθετόντων φορέων σε σχέση με τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων κοινωνικών και άλλων ειδικών υπηρεσιών, των οποίων η εκτιμώμενη αξία ισούται ή υπερβαίνει τα ειδικά κατώτατα όρια της Ε.Ε., περιλαμβάνουν: (α) Δημοσίευση προκήρυξης σύμβασης, μέσω του Ηλεκτρονικού Συστήματος Σύναψης Συμβάσεων (e-Procurement), (β) ετοιμασία εγγράφων διαγωνισμού (γ) υποχρεωτική χρήση του κριτηρίου ανάθεσης της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη προσφοράς που παρουσιάζει τη βέλτιστη σχέση τιμής – ποιότητας, (δ) δημοσίευση γνωστοποίησης συναφθείσας σύμβασης, με την οποία δημοσιεύονται τα αποτελέσματα της διαδικασίας σύναψης της σύμβασης, επίσης μέσω του Συστήματος e-Procurement.

Όταν η εκτιμώμενη αξία των συμβάσεων κοινωνικών και άλλων ειδικών υπηρεσιών είναι μικρότερη των ειδικών κατωτάτων ορίων της Ε.Ε. τότε ετοιμάζονται έγγραφα διαγωνισμού και διεξάγεται μια κατά το δυνατό ανταγωνιστική διαδικασία σύναψης σύμβασης, όπου η Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτων Φορέας κρίνει ότι μπορεί να τύχει εφαρμογής. Η χρήση του κριτηρίου ανάθεσης της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη προσφοράς βάσει τιμής/ποιότητας δεν είναι υποχρεωτική αλλά είναι δυνατόν να χρησιμοποιούνται τα κριτήρια ανάθεσης της χαμηλότερης τιμής ή του χαμηλότερου κόστους.

Σε περίπτωση που η Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτων Φορέας για συγκεκριμένους λόγους δεν δημοσιεύσουν προκήρυξη διαγωνισμού, η διαδικασία που θα ακολουθηθεί για τη σύναψη σύμβασης πρέπει και σε αυτή την περίπτωση: α) να καθοριστεί εκ των προτέρων, β) να σέβεται τις βασικές αρχές που διέπουν τις δημόσιες συμβάσεις (διαφάνεια, ίση μεταχείριση και μη διάκριση των οικονομικών φορέων, αναλογικότητα και προστασία του ανταγωνισμού), γ) να υποστηρίζεται από κατάλληλη τεκμηρίωση και δ) να σέβεται τις αρχές της χρηστής διοίκησης και της συνετής χρηματοοικονομικής διαχείρισης.

Περισσότερες λεπτομέρειες για τις υποχρεώσεις θα βρείτε στα άρθρα 74 μέχρι 77 του Ν Ν.73(Ι)/2016 και στην εγκύκλιο ΓΛ/ΑΑΔΣ 101.