Το κλείσιμο της σύμβασης είναι μια διοικητική διαδικασία που έχει σαν στόχο να επικυρώσει ότι και τα δύο μέρη (Ανάδοχος και Αναθέτουσα Αρχή) έχουν εκπληρώσει τις συμβατικές τους υποχρεώσεις και ότι δεν υπάρχουν ανεκτέλεστες εργασίες ή άλλου είδους εκκρεμότητες.
6.8 Κλείσιμο σύμβασης
Κατά τη διαδικασία κλεισίματος της σύμβασης ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός στην περίπτωση δημοσίων έργων) θα πρέπει να:
- Ελέγχει ότι όλα τα προϊόντα έχουν παραδοθεί και παραληφθεί (περίπτωση σύμβασης προμηθειών), όλα τα έργα έχουν ολοκληρωθεί και παραληφθεί (περίπτωση σύμβασης δημοσίων οικοδομικών έργων ή έργων πολιτικής μηχανικής), όλες οι υπηρεσίες έχουν παρασχεθεί και τα παραδοτέα τους έχουν γίνει αποδεκτά (περίπτωση συμβάσεων υπηρεσιών)
- Ελέγχει ότι οι Εκθέσεις έναρξης και ολοκλήρωσης (περίπτωση συμβάσεων προμηθειών) ή οι ενδιάμεσες και τελικές Εκθέσεις Προόδου (περίπτωση συμβάσεων υπηρεσιών ή δημοσίων έργων) έχουν υποβληθεί και έχουν γίνει αποδεκτές.
- Ελέγχει ότι όλες οι ενδιάμεσες πληρωμές αλλά και η τελική πληρωμή έχουν πραγματοποιηθεί και ότι έχει επιστραφεί η Εγγύηση Πιστής Εκτέλεσης στον Ανάδοχο.
- Ελέγχει ότι όλα τα ζητήματα που προέκυψαν κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης έχουν αντιμετωπιστεί και δεν υπάρχουν πλέον ανοικτά ζητήματα.
- Διασφαλίζει ότι όλα τα δικαιώματα, περιλαμβανομένων πνευματικών δικαιωμάτων και άλλων δικαιωμάτων πνευματικής και βιομηχανικής ιδιοκτησίας που εξασφαλίστηκαν κατά την εκτέλεση της σύμβασης περιέρχονται στην αποκλειστική κυριότητα της Αναθέτουσας Αρχής.
- Μεριμνά για την επιστροφή στην Αναθέτουσα Αρχή των περιουσιακών της στοιχείων που είχαν διατεθεί στον Ανάδοχο στο πλαίσιο εκτέλεσης της σύμβασης και ελέγχει ότι αυτά δεν έχουν υποστεί φθορές. Στο ίδιο πλαίσιο διευθετεί και θέματα διάθεσης εξοπλισμού και αδειών χρήσης (π.χ. λογισμικού) τα οποία χρησιμοποιήθηκαν από τον Ανάδοχο κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης.
- Ελέγχει ότι όλα τα στοιχεία όπως χάρτες, διαγράμματα, σχέδια, προδιαγραφές, πλάνα, στατιστικά στοιχεία, υπολογισμοί, εγχειρίδια χρήσης και συντήρησης (σύμβαση προμηθειών και έργων) και κάθε άλλο σχετικό έγγραφο ή υλικό που αποκτάται, συγκεντρώνεται ή καταρτίζεται από τον Ανάδοχο κατά την εκτέλεση της σύμβασης έχουν παραδοθεί στην Αναθέτουσα Αρχή, άλλως μεριμνά για την συγκέντρωσή τους.
- Ολοκληρώνει την αρχειοθέτηση του υλικού που σχετίζεται με την εκτέλεση της σύμβασης όπως: συμβατικά κείμενα, σχέδια εκτέλεσης του αντικειμένου της σύμβασης (χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτων, σχέδιο χρήσης πόρων, πρόγραμμα κόστους, σχέδιο διαχείρισης κινδύνων, σχέδιο διαχείρισης ζητημάτων κλπ), σχέδια επικοινωνίας και παραγωγής αναφορών, παραδοτέα, αλληλογραφία, αιτήσεις αλλαγών και απαιτήσεων, τιμολόγια και αποδείξεις πληρωμών. Όλα τα αρχεία φυλάσσονται από την Αναθέτουσα Αρχή για όσο διάστημα προβλέπει η νομοθεσία ανάλογα με το είδος των εγγράφων (π.χ. τα λογιστικά αρχεία και εγγραφές πρέπει να φυλάσσονται σύμφωνα με τις Λογιστικές και Δημοσιονομικές Οδηγίες για περίοδο 5 με 10 χρόνων).
- Ενημερώνει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη ότι η σύμβαση ολοκληρώθηκε.
- Αποδεσμεύει τους πόρους (ανθρώπινο δυναμικό, μηχανήματα, εξοπλισμός, υλικά και υποδομές) της Αναθέτουσας Αρχής που χρησιμοποιήθηκαν στην εκτέλεση της σύμβασης
- Παρέχει στον Ανάδοχο Βεβαίωση Καλής Εκτέλεσης εφόσον αυτό του ζητηθεί.
Παρά το γεγονός ότι η εκτέλεση της σύμβασης και η απόδοση του Αναδόχου αξιολογούνται καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου (βλέπε Ενότητα 6.6.1), το κλείσιμο της σύμβασης αποτελεί την κατάλληλη στιγμή αφενός για να αποτιμηθεί συνολικά η επιτυχία του υλοποιηθέντος Έργου (βλέπε Ενότητα 7.5.2) και των διαδικασιών διαχείρισης της σύμβασης, αφετέρου για να καταγραφούν συστηματικά τυχόν αδυναμίες/ ελλείψεις στις πρόνοιες της σύμβασης.
Προκειμένου να αξιολογηθεί αν οι διαδικασίες διαχείρισης της σύμβασης ήταν επιτυχείς, ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) μπορεί να χρησιμοποιήσει τον παρακάτω Κατάλογο Ελέγχου.
Κατάλογος Ελέγχου 6-6: Ερωτήσεις για την αξιολόγηση των διαδικασιών διαχείρισης της σύμβασης
Διατρέχοντας τις ερωτήσεις του προαναφερόμενου καταλόγου, ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) έχει την ευκαιρία να αποσαφηνίσει κατά πόσον τα προβλήματα που εμφανίστηκαν κατά τη διαχείριση της σύμβασης οφείλονται σε αδυναμίες των διαδικασιών/ εργαλείων/ τεχνικών που χρησιμοποιήθηκαν, σε έλλειψη της απαιτούμενης εμπειρίας και των ανάλογων ικανοτήτων του προσωπικού που συμμετείχε στη διαχείριση της σύμβασης ή τέλος σε ανεπάρκεια ή ασάφεια των προνοιών της σύμβασης. Τα αποτελέσματα αυτής της κριτικής συστήνεται να καταγράφονται, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως «μαθήματα» κατά τη σύνταξη και διαχείριση παρόμοιων συμβάσεων στο μέλλον.
_______________
15Σ’ αυτήν τη στήλη ο Συντονιστής μπορεί να περιγράψει ποιες διαδικασίες διαχείρισης της σύμβασης εφαρμόστηκαν επιτυχώς και ποιες όχι. Επιπλέον μπορεί να παραθέσει προτάσεις για πρακτικές που θα μπορούσαν να εφαρμοστούν σε παρόμοια έργα στο μέλλον ώστε να εξασφαλίσουν τη βέλτιστη διαχείριση σύμβασης.