Απαιτήσεις μπορεί θεωρητικά να υποβάλλονται κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης της Σύμβασης από τον Ανάδοχο ή την Αναθέτουσα Αρχή, η συνηθέστερη ωστόσο περίπτωση είναι αυτή της υποβολής απαίτησης για πρόσθετη αμοιβή από τον Ανάδοχο δημοσίου έργου λόγω του ότι οι πραγματικές συνθήκες εκτέλεσης του έργου βρέθηκαν διαφορετικές από τις περιγραφόμενες στα Έγγραφα Διαγωνισμού – Όρους Εντολής.
Στον κατάλογο που ακολουθεί παρουσιάζονται οι κύριοι λόγοι για τους οποίους ο Ανάδοχος μπορεί να προβάλει απαίτηση για πρόσθετη αμοιβή5.
Κατάλογος Ελέγχου 6-4: Κύριοι λόγοι για τους οποίους ο Ανάδοχος μπορεί να προβάλει απαίτηση για πρόσθετη αμοιβή
Προκειμένου να μπορεί να διεκδικήσει πρόσθετη πληρωμή ο Ανάδοχος οφείλει να δώσει στο Μηχανικό ειδοποίηση της πρόθεσής του, με κοινοποίηση στην Αναθέτουσα Αρχή, εντός 28 ημερών (εκτός αν άλλως ορίζεται στη σύμβαση) από τη στιγμή που παρουσιάστηκε για πρώτη φορά το γεγονός στο οποίο βασίζεται η απαίτηση. Επιπλέον από εκείνη τη χρονική στιγμή και μετά ο Ανάδοχος οφείλει να τηρεί συνεχώς εκείνα τα στοιχεία που είναι αναγκαία για να τεκμηριώσει την απαίτηση που θα υποβάλει στη συνέχεια.
Ο Μηχανικός αμέσως μετά την ειδοποίηση του Αναδόχου και χωρίς αυτό να σημαίνει ότι η Αναθέτουσα Αρχή παραδέχεται την ευθύνη της, οφείλει να επιθεωρεί τα στοιχεία που συλλέγει και τηρεί ο Ανάδοχος και ενδεχομένως να υποδεικνύει πρόσθετα στοιχεία που πρέπει να τηρηθούν και να υποβληθούν ως αποδεικτικό και τεκμηριωτικό υλικό της απαίτησης. Μέσα σε χρονικό διάστημα 28 ημερών από τη στιγμή που ο Ανάδοχος έδωσε την ειδοποίηση στο Μηχανικό (ή μέσα σε διαφορετικό εξίσου εύλογο χρονικό διάστημα που θα συμφωνηθεί μεταξύ Αναδόχου και Μηχανικού) ο Ανάδοχος οφείλει να υποβάλλει Έκθεση με πλήρως τεκμηριωμένα δικαιολογητικά στοιχεία για το ποσό που απαιτείται και για τα ερείσματα στα οποία εδράζεται η απαίτηση. Εάν το γεγονός στο οποίο βασίστηκε η απαίτηση έχει συνεχή αποτελέσματα, τότε η Έκθεση αυτή θα θεωρείται ενδιάμεση και ο Ανάδοχος υποχρεούται να υποβάλει περαιτέρω ενδιάμεσες εκθέσεις στις οποίες θα παρουσιάζονται συσσωρευτικά τα απαιτούμενα ποσά και οποιαδήποτε πρόσθετα ερείσματα στα οποία εδράζεται η απαίτηση. Στις περιπτώσεις αυτές θα πρέπει να υποβάλλεται στο Μηχανικό και Τελική Έκθεση εντός 28 ημερών μετά το τέλος του γεγονότος που προκάλεσε την απαίτηση.
Ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός στην περίπτωση δημοσίων έργων) δεν είναι υποχρεωμένος να εξετάσει απαίτηση του Αναδόχου όταν αυτή δεν έχει υποβληθεί σύμφωνα με τους όρους της Σύμβασης. Ωστόσο αν κρίνει ότι η συγκεκριμένη απαίτηση πρέπει να εξεταστεί, θα πρέπει το τελικό ποσό που ενδεχομένως θα εγκριθεί στον Ανάδοχο να είναι μικρότερο από το ποσό που θα προέκυπτε αν ο Ανάδοχος είχε ακολουθήσει τα οριζόμενα στη σύμβαση και επομένως η Αναθέτουσα Αρχή είχε προβεί εγκαίρως σε ενέργειες ελαχιστοποίησης του κόστους της.
Οι απαιτήσεις θα πρέπει να εξετάζονται από τα αρμόδια φυσικά πρόσωπα, ρόλους ή όργανα όπως αυτά ορίζονται στους Κανονισμούς στους οποίους υπακούει η κάθε Αναθέτουσα Αρχή.
Η απαίτηση του Αναδόχου μπορεί να γίνει εξ ολοκλήρου αποδεκτή εφόσον αυτός έχει υποβάλει επαρκή δικαιολογητικά στοιχεία. Σε αυτή την περίπτωση έχει δικαίωμα να συμπεριλάβει το εγκεκριμένο ποσό σε οποιαδήποτε ενδιάμεση πληρωμή του, η οποία πιστοποιείται από τον Συντονιστή (ή το Μηχανικό). Σε περίπτωση που τα δικαιολογητικά δεν είναι επαρκή για να τεκμηριώσουν την απαίτηση του Αναδόχου στο σύνολό της, ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) έχει υποχρέωση να αξιολογήσει το μέρος της απαίτησης που τεκμηριώνεται από τα στοιχεία που υποβλήθηκαν και να πιστοποιήσει το οφειλόμενο ποσό, πληροφορώντας τον Ανάδοχο είτε για την οριστική απόρριψη ολόκληρου του υπόλοιπου μέρους της απαίτησης είτε για την υποβολή περαιτέρω στοιχείων για την αξιολόγηση αυτού.
Εάν ο Ανάδοχος υποβάλλει πλήρη δικαιολογητικά στοιχεία και ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός):
- Παραλείψει να εξετάσει την απαίτηση μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα και να περιλάβει σε πιστοποιητικό ενδιάμεσης πληρωμής το ποσό που θα θεωρηθεί οφειλόμενο στον Ανάδοχο
-
Παραλείψει να ειδοποιήσει μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα τον Ανάδοχο για τα πρόσθετα στοιχεία που πρέπει να υποβληθούν
ή αν ο Ανάδοχος υποβάλλει δικαιολογητικά στοιχεία τα οποία αν και όχι πλήρη μπορούν να τεκμηριώσουν κάποια έναντι πληρωμή αλλά ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) παραλείψει να προσδιορίσει εντός εύλογου χρόνου την πληρωμή αυτή,
τότε ο Ανάδοχος δικαιούται τόκους (από την πάροδο του εύλογου χρονικού διαστήματος) για το ποσό που τελικά θα φανεί ότι δικαιούται να πληρωθεί.
Ενδεικτικές περιπτώσεις στις οποίες η Αναθέτουσα Αρχή ενδέχεται να έχει απαίτηση έναντι του Αναδόχου δημοσίου έργου είναι οι ακόλουθες:
- Ο Ανάδοχος παραλείπει να θέσει ή να διατηρήσει σε ισχύ τις ασφάλειες για βλάβη σε πρόσωπα ή περιουσίες που προβλέπονται στη Σύμβαση και η Αναθέτουσα Αρχή αναλαμβάνει να το πράξει η ίδια πληρώνοντας το απαιτούμενο ασφάλιστρο. Το ποσό αυτό η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί στη συνέχεια να το απαιτήσει από τον Ανάδοχο.
- Η Αναθέτουσα Αρχή υφίσταται έξοδα στην περίπτωση επανελέγχων των υλικών και του μηχανικού εξοπλισμού του Αναδόχου που εντοπίστηκαν να έχουν ελαττώματα ή να μη συνάδουν με τις προδιαγραφές και απαιτήσεις της Σύμβασης. Τα έξοδα αυτά η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να τα απαιτήσει από τον Ανάδοχο, που σημαίνει ότι θα ζητήσει να αφαιρεθούν από τα ποσά που οφείλονται στον Ανάδοχο.
Συνήθης περίπτωση στην οποία η Αναθέτουσα Αρχή έχει απαίτηση έναντι ενός Προμηθευτή είναι η περίπτωση που η Επιτροπή Παραλαβής Προμήθειας συγκεκριμένων προϊόντων θεωρεί ότι τα προϊόντα παρουσιάζουν αποκλίσεις από τις προδιαγραφές, οι οποίες όμως δεν είναι ουσιαστικές ώστε να επηρεάζουν τη χρήση τους, και εισηγείται την αποδοχή των προμηθειών με μειωμένη τιμή. Σε μία τέτοια περίπτωση η Επιτροπή Παραλαβής θα πρέπει να καταγράφει τα γεγονότα και την εισήγησή της για αποδοχή των προϊόντων με μειωμένη τιμή, σε ειδική Έκθεση την οποία θα πρέπει να παραπέμπει στο αρμόδιο όργανο για λήψη τελικής απόφασης. Η απόφαση του αρμοδίου Οργάνου θα πρέπει να κοινοποιείται στην Επιτροπή Παραλαβής, η οποία στη συνέχεια θα πρέπει να εκδώσει ανάλογα με την απόφαση Πιστοποιητικό Παραλαβής ή Απόρριψης.
___________________
5 Ο Ανάδοχος έχει δικαίωμα να προβάλει και απαίτηση για παράταση του χρόνου ολοκλήρωσης του Έργου που έχει αναλάβει μέσω της σύμβασης όταν για λόγους που δεν οφείλονται στην δική του απόδοση και τρόπο εργασίας η ολοκλήρωση του Έργου εντός του καθορισμένου στην σύμβαση χρόνου καθίσταται αδύνατη. Ωστόσο η απαίτηση για παράταση χρόνου θεωρείται και παρουσιάζεται στον παρόντα Οδηγό ως αίτημα για αλλαγή του συμβατικού χρόνου εκτέλεσης του Έργου και άρα καλύπτεται στην Ενότητα 6.5.1.