Στο Κεφάλαιο 4 δίνονται κατευθύνσεις και οδηγίες για τη διεκπεραίωση του προκηρυχθέντος διαγωνισμού. Συγκεκριμένα αναλύονται οι ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν σε κάθε βήμα της διαδικασίας που ξεκινά με το άνοιγμα των προσφορών που κατέθεσαν οι ενδιαφερόμενοι οικονομικοί φορείς και ολοκληρώνεται με τη σύναψη της σύμβασης.
Σε κάθε επί μέρους βήμα της διαδικασίας παρουσιάζονται βέλτιστες πρακτικές και δίνονται οδηγίες, κατευθύνσεις και εύχρηστα εργαλεία, πάντα μέσα στο πλαίσιο που ορίζεται από τις βασικές ρυθμίσεις και πρόνοιες των περί της σύναψης δημοσίων συμβάσεων νόμων και κανονισμών που ισχύουν στην Κυπριακή Δημοκρατία.
Πριν την περιγραφή των βημάτων των διαδικασιών γίνεται αναφορά στα θεσμοθετημένα Αρμόδια Όργανα που θα διαχειριστούν τον διαγωνισμό εκτελώντας τις ενέργειες που καταγράφονται στα πιο κάτω βήματα:
- ΑΝΟΙΓΜΑ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Περιγράφεται η διαδικασία αποσφράγισης των προσφορών που κατέθεσαν οι ενδιαφερόμενοι οικονομικοί φορείς, γίνεται αναφορά στα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες των αρμόδιων λειτουργών της Αναθέτουσας Αρχής/Αναθέτοντος Φορέα ενώπιον των οποίων πραγματοποιείται το άνοιγμα των προσφορών.
- ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Περιγράφεται ο τρόπος λειτουργίας του αρμοδίου οργάνου αξιολόγησης και η διαδικασία αξιολόγησης των προσφορών, που περιλαμβάνει τον έλεγχο των προϋποθέσεων συμμετοχής και την αξιολόγηση των προσφορών βάσει των κριτηρίων ανάθεσης των εγγράφων διαγωνισμού, ενώ ολοκληρώνεται με τη σύνταξη της απαιτούμενης Έκθεσης Αξιολόγησης.
- ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ: Περιγράφεται η βέλτιστη πρακτικά διαδικασία που είναι σκόπιμο να ακολουθηθεί από την Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτοντα Φορέα, στο πλαίσιο των οριζόμενων στην κείμενη νομοθεσία, για την ανάθεση της σύμβασης μετά την ολοκλήρωση και την έγκριση των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης. Στο βήμα αυτό γίνεται ειδική αναφορά στις περιπτώσεις που η Αναθέτουσα Αρχή /Αναθέτων Φορέας επιτρέπεται να αποφασίζει την αναστολή ή την ακύρωση διαγωνισμού που προκήρυξε.
- ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΦΟΡΕΩΝ: Περιγράφεται ο τρόπος ενημέρωσης των οικονομικών φορέων που συμμετείχαν στη διαδικασία υποβάλλοντας προσφορά, σχετικά με τα αποτελέσματα του διενεργηθέντος διαγωνισμού.
- ΣΥΝΑΨΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ: Περιγράφεται η διαδικασία πρόσκλησης του υποψηφίου οικονομικού φορέα του οποίου η προσφορά αναδείχθηκε ως η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, για την Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτοντα Φορέα, προκειμένου να υπογραφεί η τελική μεταξύ τους συμφωνία που θα σηματοδοτήσει τη σύναψη της σύμβασης και την έναρξη υλοποίησης του αντικειμένου της.
Σχήμα 4 1: Τα πέντε βήματα της διαδικασίας διενέργειας του προκηρυχθέντος διαγωνισμού
Στην περίπτωση σύναψης σύμβασης με διαδικασία που προνοεί προεπιλογή οικονομικών φορέων, προηγείται των πέντε βημάτων αυτό που αφορά στην προεπιλογή τους, μετά την υποβολή αίτησης συμμετοχής τους στο διαγωνισμό. Στην ουσία το βήμα αυτό ταυτίζεται διαδικαστικά με την πρώτη φάση της διαδικασίας αξιολόγησης προσφορών στην ανοικτή διαδικασία και εξετάζεται σε εκείνη την ενότητα του παρόντος Κεφαλαίου.