Η διαδικασία αναφορών προς τη Διοίκηση (Management Reporting) διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες σχετικά με την εμφάνιση κάποιου προβλήματος στην εκτέλεση της σύμβασης, φτάνουν εγκαίρως σε αυτούς που έχουν την εξουσία να δράσουν αναλόγως λαμβάνοντας άμεσα μέτρα. Για παράδειγμα, όταν η απόδοση του Αναδόχου κριθεί από τον Συντονιστή (ή το Μηχανικό) ως μη ικανοποιητική, θα πρέπει να ενημερωθεί η Διεύθυνση της Αναθέτουσας Αρχής προκειμένου να αποφασίσει αν θα εισηγηθεί την στέρηση του δικαιώματος συμμετοχής του συγκεκριμένου Αναδόχου σε μελλοντικούς διαγωνισμούς δημόσιων συμβάσεων (βλέπε Ενότητα 6.6.1).
Στο πλαίσιο διοίκησης της σύμβασης, ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) έχει την ευθύνη να ενημερώνει τα κύρια ενδιαφερόμενα μέρη (Καθοδηγητική Επιτροπή του Έργου, Ανώτατη Διοίκηση της Αναθέτουσας Αρχής, Ιδιοκτήτη του Έργου, Φορέα Χρηματοδότησης) σχετικά με την πρόοδο υλοποίησης του Έργου και την απόδοση του Αναδόχου. Για το σκοπό αυτό, συντάσσει σε τακτά χρονικά διαστήματα (συνήθως κάθε τρίμηνο ή εξάμηνο ανάλογα με τη διάρκεια και τις ιδιαιτερότητες της σύμβασης) Εκθέσεις Κατάστασης Έργου (Project Status Reports) στις οποίες παρουσιάζεται μια γενική εικόνα της προόδου του Έργου κατά την περίοδο αναφοράς και τίθονται ζητήματα τα οποία απαιτούν την άμεση λήψη αποφάσεων για την επίλυσή τους. Προκειμένου να συντάξει τις Εκθέσεις αυτές, ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) χρησιμοποιεί τις πληροφορίες που συλλέγει από τον Ανάδοχο μέσω των Εκθέσεων Προόδου (Progress Reports) που ο τελευταίος υποβάλει ανά τακτά χρονικά διαστήματα τα οποία καθορίζονται στη σύμβαση.
Επισημαίνεται ότι για να είναι αξιοποιήσιμες τόσο οι Εκθέσεις Προόδου όσο και οι Εκθέσεις Κατάστασης Έργου, θα πρέπει τα δεδομένα που περιλαμβάνουν να παρουσιάζονται με τέτοιο τρόπο που να επιτρέπει τη διεξαγωγή συγκρίσεων με τα περιγραφόμενα στη σύμβαση. Οι Εκθέσεις Κατάστασης Έργου θα πρέπει να αποτυπώνουν τις όποιες τροποποιήσεις στη σύμβαση, καθώς και τυχόν αλλαγές που έχουν συμφωνηθεί γραπτώς με τον Ανάδοχο. Για παράδειγμα, αν κατά την περίοδο αναφοράς κριθεί αναγκαία και συμφωνηθεί κάποια αλλαγή στη χρονική διάρκεια μιας επιμέρους δραστηριότητας, αυτή θα πρέπει να αποτυπωθεί σαφώς στο χρονοδιάγραμμα υλοποίησης που θα περιληφθεί στην Έκθεση. Αυτό βεβαίως δε σημαίνει ότι οι συμφωνηθείσες αλλαγές θα πρέπει να συνοδεύονται και από αναθεώρηση του χρονοδιαγράμματος βάσης, διότι έτσι το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης θα αλλάζει συνέχεια και η Έκθεση Κατάστασης Έργου δεν θα αποτυπώνει την πραγματική εικόνα.
Στις περιπτώσεις συμβάσεων χαμηλού κινδύνου, κατά την εκτέλεση των οποίων δεν απαιτούνται ιδιαίτερες πληροφορίες για την παρακολούθηση της απόδοσης του Αναδόχου, οι αναφορές προς τη Διοίκηση δύνανται να πραγματοποιούνται κατ’ εξαίρεση όταν παρατηρείται κάποια απόκλιση από την προβλεπόμενη απόδοση του Ανάδοχου ("exception reporting").
Σημειώνεται ότι στις περιπτώσεις που η παρακολούθηση της εκτέλεσης της σύμβασης και της απόδοσης του Αναδόχου ανατίθεται από την Αναθέτουσα Αρχή σε έναν άλλο οικονομικό φορέα, τότε αυτός έχει και την ευθύνη για την προετοιμασία των αντίστοιχων Εκθέσεων και την ενημέρωση της Αναθέτουσας Αρχής για την κατάσταση του Έργου. Αυτή είναι μια πρακτική που εφαρμόζεται συχνά στα κατασκευαστικά έργα (οικοδομικά ή πολιτικής μηχανικής).
Αναλυτικότερες πληροφορίες και ενδεικτικά περιεχόμενα των Εκθέσεων Προόδου και των Εκθέσεων Κατάστασης Έργου, καθώς και υπόδειγμα της τελευταίας, παρουσιάζονται στο Κεφάλαιο 7 «Διαχείριση Έργου» (υποενότητα 7.4.9.2 «Διαχείριση Επικοινωνίας»).
