Η διαδικασία του διαγωνισμού από το άνοιγμα των προσφορών μέχρι και την υπογραφή της τελικής συμφωνίας μεταξύ του αναδόχου και της Αναθέτουσας Αρχής/Αναθέτοντος Φορέα, πραγματοποιείται από τα θεσμοθετημένα όργανα που λειτουργούν μόνιμα ή συγκροτούνται περιστασιακά σε κάθε Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτοντα Φορέα, ανάλογα με τα προβλεπόμενα στο σχετικό Κανονισμό.
Τα πρόσωπα που συγκροτούν τα αρμόδια όργανα, πριν από την ανάληψη των καθηκόντων τους, έχουν την υποχρέωση υπογραφής δήλωσης με την οποία δεσμεύονται έναντι της Αναθέτουσας Αρχής/Αναθέτοντος Φορέα ότι θα εκτελούν τα καθήκοντά τους µε ευσυνειδησία και αμεροληψία, χωρίς φόβο ή εύνοια και ότι θα τηρούν απόλυτη εχεμύθεια κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους.
Τα μέλη των θεσμοθετημένων οργάνων δεν πρέπει να έχουν οιοδήποτε οικονομικό ή άλλο συμφέρον, άμεσο ή έμμεσο, σε σχέση με οποιοδήποτε διαγωνισμό που οδηγεί στην ανάθεση σύμβασης ή οποιαδήποτε ιδιάζουσα σχέση ή οποιαδήποτε εξ αίματος ή εξ αγχιστείας συγγένεια μέχρι και του τέταρτου βαθμού ή βρίσκεται σε οξεία έχθρα με οποιοδήποτε πρόσωπο που έχει πρόδηλο οικονομικό ή άλλο συμφέρον στην εν λόγω διαδικασία. Σε περίπτωση που υφίσταται οποιαδήποτε από τις προαναφερόμενες απαγορευτικές συνθήκες για οποιοδήποτε πρόσωπο που ορίζεται ως Πρόεδρος ή μέλος αρμοδίου συλλογικού οργάνου, το συγκεκριμένο πρόσωπο υποχρεούται να αναφέρει το γεγονός και να μην συμμετάσχει στη διαδικασία. Σχετικές αναφορές γίνονται και στον Κώδικα Δεοντολογίας για τη σύναψη Δημοσίων Συμβάσεων.
Τα θεσμοθετημένα όργανα, που διαφέρουν ως προς την ονομασία τους αναλόγως των κατά περίπτωση προβλεπομένων στον Κανονισμό που ισχύει σε κάθε Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτοντα Φορέα, θα αναφέρονται στη συνέχεια για τις ανάγκες του κειμένου ως Αρμόδιο Όργανο Αποσφράγισης, Αρμόδιο Όργανο Αξιολόγησης ή Αρμόδιο Όργανο Ανάθεσης ανάλογα εάν η αρμοδιότητά τους αφορά το άνοιγμα των προσφορών, την αξιολόγησή τους ή την ανάθεση της σύμβασης.
Συγκρότηση και Λειτουργία των Αρμοδίων ΟργάνωνΤα Αρμόδια Όργανα Αποσφράγισης, Αξιολόγησης και Ανάθεσης ορίζονται αναλόγως των κατά περίπτωση ισχυόντων κανονισμών. Ειδικά το Αρμόδιο Όργανο Ανάθεσης μπορεί να είναι είτε συλλογικό όργανο που συγκροτείται ειδικά για τις ανάγκες μιας Αναθέτουσας Αρχής (π.χ. Επιτροπή Αξιολόγησης, Συμβούλιο Προσφορών) είτε το ίδιο το διοικητικά αρμόδιο Τμήμα της Αναθέτουσας Αρχής/Αναθέτοντος Φορέα (π.χ. Διοικητικό Συμβούλιο). Αντίθετα, τα Αρμόδια Όργανα Αποσφράγισης και Αξιολόγησης Προσφορών είναι συλλογικά και συγκροτούνται είτε για τις ανάγκες όλων των διαγωνισμών που διενεργεί μια Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτων Φορέας είτε για τις ανάγκες ενός συγκεκριμένου διαγωνισμού.
Οι αποφάσεις των Αρμοδίων συλλογικών Οργάνων, λαμβάνονται κατά πλειοψηφία, εκτός των περιπτώσεων που προβλέπεται διαφορετικά στους Κανονισμούς και ο Πρόεδρος έχει νικώσα ψήφο.
Στα Αρμόδια Όργανα Αποσφράγισης, Αξιολόγησης και Ανάθεσης συμμετέχουν αρμόδιοι λειτουργοί ή/και υπάλληλοι που υπηρετούν στην Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτοντα Φορέα. Στο Αρμόδιο Όργανο Αξιολόγησης, για τις Αναθέτουσες Αρχές της Κεντρικής Κυβέρνησης, μπορούν να συμμετέχουν δημόσιοι λειτουργοί και άλλης Υπηρεσίας πλην της Αναθέτουσας Αρχής/Αναθέτοντα Φορέα νοουμένου ότι η διευθέτηση αυτή γίνεται με τη σύμφωνη γνώμη του προϊσταμένου της Υπηρεσίας από την οποία προέρχονται. Ως μέλη του Αρμοδίου Οργάνου Αξιολόγησης διορίζονται κατάλληλοι δημόσιοι λειτουργοί κατά την κρίση του Προϊσταμένου της Αναθέτουσας Αρχής/Αναθέτοντα Φορέα. Στο Αρμόδιο Όργανο Ανάθεσης, όσον αφορά την Κεντρική Κυβέρνηση, δύναται να συμμετέχουν και υπάλληλοι άλλων Αναθετουσών Αρχών, σύμφωνα με τους ισχύοντες Κανονισμούς.
Η ταυτόχρονη συμμετοχή µέλους του Αρμοδίου Οργάνου Αξιολόγησης σε άλλο από τα Αρμόδια Όργανα που επιλαμβάνεται του ιδίου θέματος για το οποίο έχει συσταθεί το Αρμόδιο Όργανο Αξιολόγησης, είναι θεσμικά ασυμβίβαστη.
Στη συνέχεια γίνεται αναφορά σε ενέργειες που είναι αρμοδιότητα του Αρμόδιου Οργάνου Αξιολόγησης ή του Αρμόδιου Οργάνου Ανάθεσης. Νοείται ότι αυτό ισχύει στις περιπτώσεις που από τους ισχύοντες Κανονισμούς προβλέπεται η λειτουργία άλλου Οργάνου για την αξιολόγηση και άλλου Οργάνου για την ανάθεση. Σε διαφορετική περίπτωση (δηλαδή στην περίπτωση που οι αρμοδιότητες της αξιολόγησης και της ανάθεσης ασκούνται από το ίδιο Όργανο) το κείμενο πρέπει να διαβαστεί ανάλογα.
Υποβοήθηση των Αρμοδίων ΟργάνωνΓια την αντιμετώπιση ειδικών θεμάτων που είναι πιθανό να προκύψουν κατά τη διαδικασία διενέργειας του διαγωνισμού, τα Αρμόδια Όργανα, εφόσον κατά περίπτωση προβλέπεται στους Κανονισμούς, μπορούν:
(α) να απευθύνονται σε ad hoc τριμελείς τουλάχιστον τεχνικές επιτροπές για μελέτη αξιολογήσεων, διεξαγωγή ειδικών ερευνών και υποβολή εκθέσεων σε εξειδικευμένα τεχνικά θέματα, οι οποίες έχουν συσταθεί σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στους οικείους Κανονισμούς.
(β) να καλούν στις συνεδρίες τους εμπειρογνώμονες ή άλλους ειδικούς για παροχή συμβουλών ή επεξηγήσεων σε θέματα της ειδικότητας τους, οι οποίες κρίνονται αναγκαίες για την ορθή λήψη των σχετικών αποφάσεων.
(γ) να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες τυχόν ιδιωτών συμβούλων για αξιολόγηση των προσφορών, σε περίπτωση που η Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτων Φορέας έχει συνάψει σύμβαση για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών στις οποίες συμπεριλαμβάνεται η υποστήριξη της Αναθέτουσας Αρχής/Αναθέτοντος Φορέα για τη διενέργεια του συγκεκριμένου διαγωνισμού.
Η ταυτόχρονη συμμετοχή µέλους ad hoc τεχνικής επιτροπής στο Αρμόδιο Όργανο Αξιολόγησης ή Ανάθεσης που επιλαμβάνεται του ιδίου θέματος, είναι θεσμικά ασυμβίβαστη.
ΠαρατηρητέςΟ Γενικός Εισαγγελέας της Δημοκρατίας, ο Γενικός Ελεγκτής της Δημοκρατίας και ο Γενικός Λογιστής της Δημοκρατίας ως προϊστάμενος της Αρμόδιας Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων καθώς και ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης Ελέγχου, της Υπηρεσίας Ελέγχου, της Υπηρεσίας Ελέγχου ή της Μονάδας Ελέγχου κάθε Αναθέτουσας Αρχής ή Αναθέτοντος Φορέα, όπου υπάρχουν, ή εκπρόσωποί τους, έχουν το δικαίωμα να παρακάθονται ως ανεξάρτητοι παρατηρητές στις συνεδρίες των Αρμόδιων Οργάνων, να εκφράζουν τις απόψεις τους και να ζητούν όπως αυτές καταγράφονται στα πρακτικά, ή και στις εκθέσεις αξιολόγησης των αιτήσεων συμμετοχής και των προσφορών.
Όσον αφορά τις κεντρικές κυβερνητικές αρχές, ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης Ελέγχου, της Υπηρεσίας Ελέγχου ή της Μονάδας Ελέγχου η οποία λειτουργεί σε επίπεδο Υπουργείου, ή εκπρόσωπος του, έχει το δικαίωμα να παρακάθεται ως παρατηρητής στις σχετικές συνεδρίες των Επιτροπών Αξιολόγησης όλων των αναθετουσών αρχών και αναθετόντων φορέων που υπάγονται οργανικά στο Υπουργείο.
Στις περιπτώσεις αυτές θα πρέπει η ημερήσια διάταξη της κάθε συνεδρίας των Αρμοδίων Οργάνων να κοινοποιείται στους παρατηρητές τουλάχιστον µία ημέρα πριν από τη εκάστοτε συνεδρία.
Διάγραμμα Σταδίων Ανοικτής vs Κλειστής Διαδικασίας καθώς και Διαγωνισμού με το σύστημα των 2 υποφακέλων vs του 1 φακέλου
