Η Αναθέτουσα Αρχή πρέπει να αποφασίζει κατά περίπτωση τη διάρκεια της προκαταρκτικής διαβούλευσης, με βάση αφενός τα συγκεκριμένα στοιχεία και τη συνθετότητα του υπό προκήρυξη έργου και αφετέρου τους ενδεχόμενους χρονικούς περιορισμούς για τη διενέργεια του διαγωνισμού.

Η διενέργεια της προκαταρκτικής διαβούλευσης  μπορεί να αποφασιστεί:

•   είτε κατά το στάδιο της αρχικής σύλληψης του έργου, εφόσον η Αναθέτουσα Αρχή εκτιμά εξ’ αρχής ότι η σύμβαση έχει τέτοια χαρακτηριστικά που καθιστούν την προκαταρκτική διαβούλευση εποικοδομητική.

•   είτε μετά τον καθορισμό των επιχειρησιακών και λειτουργικών απαιτήσεων της σύμβασης ή και μετά τον αναλυτικό καθορισμό του αντικειμένου της, εφόσον κατά το στάδιο αυτό διαπιστώνεται η σκοπιμότητα της προκαταρκτικής διαβούλευσης.

•   είτε μετά την ολοκλήρωση της σύνταξης των εγγράφων διαγωνισμού από την Ομάδα Προετοιμασίας που έχει συγκροτηθεί από την Αναθέτουσα Αρχή για το σκοπό αυτό, εφόσον η Ομάδα εισηγείται την προκαταρκτική διαβούλευση και η Αναθέτουσα Αρχή συμφωνεί με τη σκοπιμότητά του.

  Για τον έλεγχο της σκοπιμότητας και τη λήψη απόφασης για τη διενέργεια της προκαταρκτικής διαβούλευσης με την αγορά, η Αναθέτουσα Αρχή πρέπει πάντα να λαμβάνει υπόψη της τα πλεονεκτήματα της συγκεκριμένης διαδικασίας που καταγράφονται συνοπτικά στον πίνακα που ακολουθεί. 

 

ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Διασφάλιση ορθότητας και πληρότητας των Εγγράφων Διαγωνισμού Ωρίμανση της αγοράς για την υποβολή αξιόλογων προσφορών στο διαγωνισμό Μείωση της πιθανότητας υποβολής προσφυγών κατά του περιεχομένου των Εγγράφων Διαγωνισμού Επιβεβαίωση της δυνατότητας ανταπόκρισης της αγοράς στο διαγωνισμό.

Πίνακας 3-15: Πλεονεκτήματα διενέργειας προκαταρκτικής διαβούλευσης

 
  Για τον προσδιορισμό της διάρκειας της προκαταρκτικής διαβούλευσης, η Αναθέτουσα Αρχή πρέπει να λαμβάνει υπόψη της:

•   την ανάγκη μελέτης των εγγράφων διαγωνισμού, από τους ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς για να είναι δυνατή η ουσιαστική συμμετοχή τους στη διαδικασία, προς όφελος της Αναθέτουσας Αρχής και του υπό προκήρυξη έργου

•   την ανάγκη μελέτης, από την Ομάδα Προετοιμασίας των Εγγράφων Διαγωνισμού, των παρατηρήσεων που θα υποβληθούν στο πλαίσιο της Διαβούλευσης.

Δεν υπάρχει καθορισμένος τρόπος διεξαγωγής της διαβούλευσης με την αγορά καθώς ο σχεδιασμός και η υλοποίηση της συγκερκιμένης φάσης δύναται να αναπτυχθεί με τη χρήση διαφόρων μεθόδων, καναλιών επικοινωνίας ή/και εργαλείων, ανάλογα με τη φύση του αντικειμένου, τους εμπλεκόμενους οικονομικούς φορείς και την ίδια την αγορά. 

Σε περίπτωση που η Αναθέτουσα Αρχή επιλέξει μια ανοικτού τύπου διαβούλευση με την αγορά μπορεί να σχεδιάσει τον τρόπο προσέγγισης, τον οποίο κρίνει ως κατάλληλο για να πετύχει το στόχο της και τους σκοπούς της, σεβόμενη τις αρχές που διέπουν τις Δημόσιες Συμβάσεις. 

Σε περίπτωση που η Αναθέτουσα Αρχή επιλέξει να ακολουθήσει μια πιο δομημένη διαδικασία για τη διενέργεια της προκαταρκτικής διαβούλευσης με την αγορά, ώστε να έχει τη δυνατότητα να προετοιμάσει από πριν τις απαντήσεις ή να συγκεντρώσει πρόσθετες πληροφορίες εφόσον προκύπτει ανάγκη, μπορεί να ακολουθήσει τα πιο κάτω τέσσερα διακριτά βήματα:

Σχήμα 3-7: Βήματα διαδικασίας προκαταρκτικής διαβούλευσης

  Να σημειωθεί ότι το βήμα της ανοικτής συνάντησης μπορεί να παραληφθεί στην περίπτωση που η Αναθέτουσα Αρχή κρίνει ότι είναι προτιμότερο να μην έλθει σε απευθείας επικοινωνία με τους ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς.

Στη συνέχεια αναλύονται τα τέσσερα επιμέρους βήματα διενέργειας της Διαβούλευσης:

Σε αυτό το βήμα της διαδικασίας, η Αναθέτουσα Αρχή γνωστοποιεί στους ενδιαφερομένους   οικονομικούς φορείς την πρόθεσή της να θέσει σε δημόσια Διαβούλευση τα έγγραφα του διαγωνισμού και τους προσκαλεί να συμμετάσχουν.

Η γνωστοποίηση-πρόσκληση επιτυγχάνεται με έναν ή περισσότερους ή όλους τους παρακάτω περιγραφόμενους τρόπους:

•   με δημοσίευση στον ιστοχώρο της Αναθέτουσας Αρχής, εφόσον υπάρχει τέτοιος.

•   με δημοσίευση στο ηλεκτρονικό σύστημα δημοσίων συμβάσεων

•   με δημοσίευση στον ημερήσιο τύπο     

•   με αποστολή της πρόσκλησης σε επιμελητήρια ή ενώσεις επιχειρήσεων ή επαγγελματιών με αντικείμενο δραστηριότητας συναφές με αυτό του διαγωνισμού.

  Το περιεχόμενο της γνωστοποίησης - πρόσκλησης πρέπει να είναι σαφές και να περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστον τις εξής πληροφορίες, σε τυποποιημένη κατά το δυνατόν μορφή ή σε μορφή πίνακα:

 

Ταυτότητα της Αναθέτουσας Αρχής Συνοπτικό αντικείμενο και στόχος/στόχοι του υπό προκήρυξη έργου Στόχοι της προκαταρκτικής διαβούλευσης με την αγορά (μπορεί να γίνεται γενική αναφορά στην αρτιότερη προετοιμασία του διαγωνισμού και την έγκαιρη ενημέρωση των ενδιαφερομένων αλλά και ειδική αναφορά σε επί μέρους στοιχεία του διαγωνισμού τα οποία η Αναθέτουσα Αρχή στοχεύει να οριστικοποιήσει με τη διαδικασία της προκαταρκτικής διαβούλευσης όπως, π.χ., η εφικτότητα του προβλεπόμενου χρόνου υλοποίησης του έργου) Σύνδεσμο (link) για πρόσβαση στα υπό διαβούλευση έγγραφα του διαγωνισμού από τους ενδιαφερομένους Τρόπος και προθεσμία υποβολής στην Αναθέτουσα Αρχή των εγγράφων παρατηρήσεων ή ερωτήσεων ή σχολίων επί των εγγράφων διαγωνισμού καθώς και της πρόθεσης του ενδιαφερομένου να συμμετάσχει στην ανοικτή συνάντηση Χρόνος και τόπος διενέργειας της ανοικτής συνάντησης Τρόπος παραλαβής των αποτελεσμάτων της Διαβούλευσης από τους ενδιαφερομένους.

 Πίνακας 3-16: Περιεχόμενα  γνωστοποίησης – πρόσκλησης προκαταρκτικής διαβούλευσης

  Στη γνωστοποίηση-πρόσκληση πρέπει επίσης να γίνεται ρητά γνωστό στους ενδιαφερομένους ότι δεν είναι επιτρεπτή η υποβολή προφορικών παρατηρήσεων ή σχολίων και ότι, σε περίπτωση συμμετοχής τους στην ανοικτή συνάντηση θα είναι δυνατή η αναλυτική παρουσίαση από τους ίδιους των παρατηρήσεων ή σχολίων τους, με την προϋπόθεση ότι προηγουμένως τις έχουν υποβάλει εγγράφως στην Αναθέτουσα Αρχή.

Είναι ευνόητο ότι κατά την γνωστοποίηση της προκαταρκτικής διαβούλευσης, η Αναθέτουσα Αρχή πρέπει να έχει ήδη διαθέσιμο το μέρος των εγγράφων διαγωνισμού που προτίθεται να θέσει σε διαβούλευση. Ειδικά σε περίπτωση δημοσίευσης της προκαταρκτικής διαβούλευσης στον ιστοχώρο της Αναθέτουσας Αρχής ή στο ηλεκτρονικό σύστημα σύναψης συμβάσεων, πρέπει να προβλέπεται η λειτουργία σχετικού συνδέσμου (link) στον οποίο ο ενδιαφερόμενος θα μπορεί άμεσα να έχει πρόσβαση στα σχετικά κείμενα.

Σε περίπτωση που η Αναθέτουσα Αρχή κρίνει σκόπιμο, είναι δυνατό να ζητείται από τους ενδιαφερομένους η συμπλήρωση ερωτηματολογίου το οποίο θα έχει συντάξει ήδη η Αναθέτουσα Αρχή και θα το παραδίδει στους ενδιαφερομένους μαζί με τα κείμενα των εγγράφων διαγωνισμού. Στο ερωτηματολόγιο μπορεί να ζητείται η συμπλήρωση των προσωπικών στοιχείων του ενδιαφερομένου φυσικού ή νομικού προσώπου καθώς και συνοπτική περιγραφή των επαγγελματικών δραστηριοτήτων του ενώ είναι δυνατό η Αναθέτουσα Αρχή να επιβάλλει τη συμπλήρωσή του, σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος επιθυμεί να παρουσιάσει τις παρατηρήσεις του κατά την ανοικτή συνάντηση.

  Η διαδικασία της προκαταρκτικής διαβούλευσης αναφέρεται και αφορά μέρος και όχι το σύνολο των Εγγράφων Διαγωνισμού. Νοείται ότι, π.χ. οι Γενικοί Όροι της Σύμβασης ή οι Οδηγίες προς Οικονομικούς Φορείς (κατά το μέρος που περιγράφουν την από τους νόμους προβλεπόμενη διαδικασία διενέργειας και όχι τις τυχόν ιδιαίτερες απαιτήσεις συμμετοχής), δεν τίθενται υπό διαβούλευση. Με την ίδια λογική υπάρχουν ενδεχομένως όροι ή προδιαγραφές σε κάθε διαγωνισμό που η Αναθέτουσα Αρχή δεν επιθυμεί ή δεν έχει την πρόθεση να θέσει σε διαβούλευση.

  Κατά συνέπεια, για τις ανάγκες της Διαβούλευσης, η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να θέτει σε γνώση των ενδιαφερομένων εκείνο το μέρος των εγγράφων διαγωνισμού για το οποίο έχει επιφυλάξεις:

•    είτε ως προς την ορθότητα και την πληρότητα των όρων και των προδιαγραφών που περιλαμβάνει.

•    είτε ως προς το βαθμό που οι όροι και οι προδιαγραφές μπορούν να γίνουν κατανοητές από τους ενδιαφερομένους.

•    είτε ως προς το βαθμό που μπορεί η αγορά να ανταποκριθεί στους συγκεκριμένους όρους και τις προδιαγραφές.

Νοείται ότι είναι δυνατή η γνωστοποίηση του συνόλου των Εγγράφων Διαγωνισμού, με την επισήμανση των Μερών, Κεφαλαίων ή Παραρτημάτων τα οποία δεν τίθενται σε διαβούλευση.

Σε αυτό το βήμα της διαδικασίας η Αναθέτουσα Αρχή παραλαμβάνει τις έγγραφες παρατηρήσεις, ερωτήσεις ή σχόλια ή και τα συμπληρωμένα ερωτηματολόγια των οικονομικών φορέων που ανταποκρίθηκαν στην Πρόσκληση.

Ο προϊστάμενος του αρμοδίου τμήματος της Αναθέτουσας Αρχής παραδίδει τις έγγραφες παρατηρήσεις, ερωτήσεις ή σχόλια στην Ομάδα Προετοιμασίας των Εγγράφων Διαγωνισμού, η οποία αναλαμβάνει τη μελέτη και τη συγκέντρωσή τους σε ενιαίο κείμενο. Παράλληλα ο προϊστάμενος του αρμοδίου τμήματος της Αναθέτουσας Αρχής αναθέτει σε ένα από τα μέλη της Ομάδας Προετοιμασίας των Εγγράφων Διαγωνισμού, ή σε άλλον ανώτερο υπάλληλο του τμήματος της Αναθέτουσας Αρχής που γνωρίζει το αντικείμενο του υπό προκήρυξη διαγωνισμού ή αναλαμβάνει ο ίδιος, τον συντονισμό και την εκπροσώπηση της Αναθέτουσας Αρχής στα επόμενα βήματα της διαδικασίας της προκαταρκτικής διαβούλευσης.

  Η ταξινόμηση των παρατηρήσεων είναι σκόπιμο να γίνεται σε πίνακες της παρακάτω μορφής:

 

ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ
1
2
3
κ.λπ.

Σημείωση: Στον Πίνακα με τίτλο «Γενικές Παρατηρήσεις» καταγράφονται τυχόν παρατηρήσεις που δεν αφορούν σε συγκεκριμένα σημεία όρων ή προδιαγραφών αλλά αποτελούν γενικό (θετικό ή αρνητικό) σχολιασμό των Εγγράφων Διαγωνισμού. Καταγράφονται επίσης τυχόν παρατηρήσεις που αναφέρονται σε ζητήματα αρχών ή υποδεικνύουν αντιφάσεις σε διαφορετικά σημεία των κειμένων και γενικότερα όσες παρατηρήσεις ή σχόλια δεν μπορούν να περιληφθούν στον Πίνακα με τίτλο «Ειδικές Παρατηρήσεις».

 

ΕΙΔΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ
ΚΕΙΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ	ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ	Π Α Ρ Α Τ Η Ρ Η Σ Ε Ι Σ
π.χ. ΟΡΟΙ ΕΝΤΟΛΗΣ	π.χ.  2.3.1

 

  Για τις ανάγκες συμπλήρωσης των πινάκων δεν είναι απαραίτητη και συνιστάται να αποφεύγεται η αναφορά των οικονομικών φορέων που υπέβαλαν παρατηρήσεις και οι συγκεκριμένες παρατηρήσεις που υπέβαλε κάθε ένας από αυτούς.

  Η συγκέντρωση και ταξινόμηση των παρατηρήσεων που υποβλήθηκαν από τους ενδιαφερομένους οικονομικούς φορείς σε αυτή τη φάση της διαδικασίας, θα επιτρέψει στην Ομάδα Προετοιμασίας των Εγγράφων Διαγωνισμού και τυχόν άλλους υπαλλήλους που κατά την κρίση του προϊσταμένου του αρμοδίου τμήματος της Αναθέτουσας Αρχής είναι σκόπιμο να παρίστανται στην ανοικτή συνάντηση για την προκαταρκτική διαβούλευση, να προετοιμαστούν για τις ανάγκες της συζήτησης που θα διεξαχθεί στη συνάντηση αυτή.

Πρόσθετα, θα επιτρέψει στην Ομάδα Προετοιμασίας των Εγγράφων Διαγωνισμού να μελετήσει τις παρατηρήσεις επί της ουσίας, να τις κατανοήσει και στη συνέχεια να αποφανθεί σχετικά με τη δυνατότητα ή/και την ανάγκη αποδοχής τους, προκειμένου να είναι δυνατή αντίστοιχα η διαμόρφωση – τροποποίηση των σημείων των εγγράφων διαγωνισμού στα οποία αναφέρονται.

  Η ανοικτή συνάντηση για τις ανάγκες της προκαταρκτικής διαβούλευσης, θα διεξαχθεί στο χώρο και κατά την ημερομηνία και ώρα που γνωστοποιήθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή με την Πρόσκληση.

Στους παρισταμένους εκπροσώπους των ενδιαφερομένων οικονομικών φορέων πρέπει να διανεμηθούν οι Πίνακες με τις ταξινομημένες Γενικές και Ειδικές παρατηρήσεις που συνέταξε η Ομάδα Προετοιμασίας των Εγγράφων Διαγωνισμού.

Με την έναρξη της ανοικτής συνάντησης, ο εκπρόσωπος της Αναθέτουσας Αρχής θα παρουσιάσει το υπό προκήρυξη (και υπό διαβούλευση) έργο.

  Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης είναι σκόπιμο να αναφερθούν αναλυτικά το αντικείμενο και οι στόχοι του έργου, οι ειδικές κατά περίπτωση απαιτήσεις του καθώς και οι βασικές του παράμετροι (π.χ. προϋπολογισμός, προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα υλοποίησης). Είναι επίσης σκόπιμο να γίνει συνοπτική παρουσίαση των παρατηρήσεων των οικονομικών φορέων που έχουν εγγράφως υποβληθεί, με ειδική αναφορά σε τυχόν παρατηρήσεις που είναι αντιφατικές ή συγκρουόμενες.

  Δεν αποκλείεται να επιχειρηθεί η χρησιμοποίηση της προκαταρκτικής διαβούλευσης για ιδιοτελείς σκοπούς (π.χ. με την υπόδειξη από συγκεκριμένο οικονομικό φορέα της διόρθωσης ή τροποποίησης προδιαγραφών με στόχο οι προδιαγραφές αυτές να συνάδουν με προϊόντα ή υπηρεσίες που ο ίδιος διαθέτει στην αγορά). Η ειδική αναφορά στην ανοικτή συνάντηση των αντιφατικών ή συγκρουόμενων παρατηρήσεων θα αποτρέψει τους παρισταμένους εκπροσώπους των ενδιαφερομένων οικονομικών φορέων από την παρουσίαση τυχόν τέτοιων ιδιοτελών παρατηρήσεων, ακόμη και αν τις έχουν ήδη εγγράφως υποβάλλει.

Ο εκπρόσωπος της Αναθέτουσας Αρχής πρέπει να καλέσει στη συνέχεια τους ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς που επιθυμούν (και είχαν εκδηλώσει αυτή την επιθυμία με τη συμπλήρωση του σχετικού ερωτηματολογίου, εφόσον αυτό είχε τεθεί ως προϋπόθεση από την Αναθέτουσα Αρχή) προκειμένου να παρουσιάσουν τις γενικές και ειδικές παρατηρήσεις τους, τις οποίες είχαν προηγουμένως έγκαιρα υποβάλει στην Αναθέτουσα Αρχή.

  Κατά τη συζήτηση – ανταλλαγή απόψεων που θα επακολουθήσει, οι εκπρόσωποι της Αναθέτουσας Αρχής θα πρέπει, με κάθε τρόπο:

•    να αποτρέψουν την επέκταση της συζήτησης σε άλλα ζητήματα, πλην αυτών που έχουν τεθεί εγγράφως υπόψη της Αναθέτουσας Αρχής.

•    να αποφύγουν να δεσμευθούν για την τροποποίηση των εγγράφων διαγωνισμού σύμφωνα με τις παρατηρήσεις, πλην τυχόν παρατηρήσεων τις οποίες η Αναθέτουσα Αρχή έχει ήδη αποφασίσει να αποδεχθεί πριν τη διενέργεια της ανοικτής συνάντησης.

  Σε αυτό το βήμα και προκειμένου να ολοκληρωθεί η διαδικασία, η Ομάδα Προετοιμασίας των Εγγράφων Διαγωνισμού πρέπει να καταγράψει αναλυτικά τα  συμπεράσματά της και να εισηγηθεί στον προϊστάμενο του Αρμοδίου τμήματος της Αναθέτουσας Αρχής τυχόν απαιτούμενες διαμορφώσεις – τροποποιήσεις των σημείων των Εγγράφων Διαγωνισμού με βάση τα αποτελέσματα της προκαταρκτικής διαβούλευσης.
 
Παράλληλα, η Αναθέτουσα Αρχή γνωστοποιεί στους ενδιαφερομένους οικονομικούς φορείς τα αποτελέσματα της προκαταρκτικής διαβούλευσης.

Η γνωστοποίηση των αποτελεσμάτων επιτυγχάνεται με έναν ή περισσότερους ή όλους τους παρακάτω περιγραφόμενους τρόπους:

•    με δημοσίευση στον ιστοχώρο της Αναθέτουσας Αρχής, εφόσον υπάρχει τέτοιος.

•    με αποστολή των αποτελεσμάτων στα επιμελητήρια ή ενώσεις επιχειρήσεων ή επαγγελματιών με αντικείμενο δραστηριότητας συναφές με αυτό του διαγωνισμού, στα οποία ή τις οποίες είχε αποσταλεί σχετική πρόσκληση για συμμετοχή στην προκαταρκτική διαβούλευση.

•    με αποστολή των αποτελεσμάτων σε κάθε έναν από τους οικονομικούς φορείς που υπέβαλαν παρατηρήσεις ή σχόλια.

Στο περιεχόμενο της γνωστοποίησης πρέπει να περιλαμβάνονται:

•    οι πίνακες με τις ταξινομημένες Γενικές και Ειδικές παρατηρήσεις που συνέταξε η Ομάδα Προετοιμασίας των Εγγράφων Διαγωνισμού με βάση τις εγγράφως υποβληθείσες παρατηρήσεις από τους οικονομικούς φορείς.

•    τα γενικά συμπεράσματα της Αναθέτουσας Αρχής για το βαθμό επίτευξης των στόχων της προκαταρκτικής διαβούλευσης (να γίνεται αναφορά στον αριθμό των οικονομικών φορέων που ανταποκρίθηκαν στην πρόσκληση για την προκαταρκτική διαβούλευση καθώς και  στην προστιθέμενη αξία που προσέδωσε –σε γενικές γραμμές– η προκαταρκτική διαβούλευση στη διαδικασία σύνταξης των Εγγράφων Διαγωνισμού).

Δεν απαιτείται, χωρίς πάντως και να αποκλείεται, η γνωστοποίηση των ειδικών σημείων των Εγγράφων Διαγωνισμού τα οποία η Αναθέτουσα Αρχή πρόκειται να τροποποιήσει μετά την ολοκλήρωση της προκαταρκτικής διαβούλευσης, δεδομένου ότι έπεται άμεσα η δημοσίευση της προκήρυξης και η δημοσιοποίηση των τελικών Εγγράφων Διαγωνισμού που οι ενδιαφερόμενοι θα παραλάβουν επισήμως από την Αναθέτουσα Αρχή προκειμένου να υποβάλουν τις προσφορές τους.

Μετά την έγκριση των τροποποιημένων-βελτιωμένων Εγγράφων Διαγωνισμού από το όργανο που δεσμεύει την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με τον κανονισμό λειτουργίας της, η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να προχωρήσει στη δημοσίευση της προκήρυξης και τη διενέργεια του σχετικού διαγωνισμού.