Διαχείριση Κόστους (Cost Management) (ή Έλεγχος Κόστους [Cost Control]) είναι η διεργασία μέσω της οποίας παρακολουθείται το πραγματικό κόστος έναντι του εκτιμηθέντος και, εφόσον τούτο είναι αναγκαίο, υλοποιούνται διορθωτικές ενέργειες για τη διατήρηση του κόστους εντός του προϋπολογισμού.
Κατά τη Φάση Προγραμματισμού, διαμορφώθηκε το Χρονοδιάγραμμα Κόστους Βάσης (βλ. 7.3.3.2). Η βάση αυτή θα χρησιμοποιείται ως αφετηρία και αναφορά για τη μέτρηση της οικονομικής προόδου του Έργου. Με τον τρόπο αυτό, ο Υπεύθυνος Συντονιστής θα είναι σε θέση να παρακολουθεί τις αποκλίσεις στο κόστος και τις επιπτώσεις τους σε χρονοδιαγράμματα και προϋπολογισμούς, καθώς και να προβαίνει στις αναγκαίες ενέργειες ώστε να εξασφαλίζει ότι το Έργο παραμένει εντός του προϋπολογισμού.
Τα βήματα που ακολουθούνται για τον έλεγχο του Κόστους είναι τα εξής:
- Καταγράφετε το πραγματικό κόστος (ή τις δαπάνες) με βάση την πρόοδο της απασχόλησης των πόρων και την πρόοδο του χρονοδιαγράμματος, καθώς και τις τρέχουσες (επικαιροποιημένες) τιμές κόστους.
- Επικαιροποιείτε το Χρονοδιάγραμμα Κόστους σε τακτική βάση, ώστε να εξασφαλίζεται ότι το οικονομικό αντικείμενο εξελίσσεται σύμφωνα με τον προγραμματισμό.
- Εντοπίζετε και επιλύετε προβλήματα κόστους, ώστε να εξασφαλίζετε ότι το Έργο παραμένει εντός του προϋπολογισμού.
Σχήμα 7-18: Βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για τη διαχείριση του κόστους
Όπως έχει ήδη αναφερθεί (βλ. 7.3.2), στην αγορά διατίθενται διάφορα πακέτα λογισμικού (π.χ. MS Project, Primavera Project Planner) που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη, την παρακολούθηση και τον έλεγχο του Χρονοδιαγράμματος Κόστους. Για τους σκοπούς του παρόντος Οδηγού, ωστόσο, τα απλά εργαλεία που παρουσιάζονται στο Παράρτημα 7-1/ Φύλλο «Χρονοδιάγραμμα Κόστους» και Φύλλο «Κόστη ανά Δραστηριότητα» μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση του κόστους κατά τη φάση Εκτέλεσης & Ελέγχου.
Στις παραγράφους που ακολουθούν περιγράφονται αναλυτικά τα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την αποτελεσματική διαχείριση κόστους.
