Αφού τεθούν οι στόχοι ποιότητας, η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να σχεδιάσει τις δραστηριότητες ελέγχου ποιότητας που θα χρησιμοποιηθούν κατά την υλοποίηση του Έργου, ώστε να επαληθεύεται η συμμόρφωση των παραδοτέων με τους στόχους ποιότητας που έχουν διαμορφωθεί κατά τη διεργασία προγραμματισμού και η απόδοση του Αναδόχου σύμφωνα με το υποβληθέν Σχέδιο Ποιότητας.
Η γνωστότερη και συχνότερα χρησιμοποιούμενη τεχνική για τη διασφάλιση και τον έλεγχο ποιότητας είναι η επισκόπηση. Η επισκόπηση περιλαμβάνει δραστηριότητες όπως μετρήσεις, ελέγχους και δοκιμές που διενεργούνται για να διαπιστώνεται κατά πόσο τα αποτελέσματα συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις. Επισκοπήσεις μπορούν να διενεργούνται σε οποιοδήποτε επίπεδο (π.χ. επισκόπηση των αποτελεσμάτων μίας συγκεκριμένης δραστηριότητας ή επιθεώρηση του τελικού προϊόντος). Ανάλογα με το είδος του τελικού προϊόντος (π.χ. λογισμικό, μελέτη, εκπαιδευτικό υλικό, εκτέλεση εκπαίδευσης, μία γέφυρα κλπ.) η επισκόπηση μπορεί να λαμβάνει διάφορες μορφές. Για παράδειγμα, στην περίπτωση του λογισμικού η επισκόπηση μπορεί να συνίσταται σε δοκιμές της προ-τελικής έκδοσης (beta version testing), στην περίπτωση ενός πληροφοριακού συστήματος η επισκόπηση μπορεί να έχει τη μορφή δοκιμών της συμβατότητας του υλικού (hardware compatibility test), ενώ στην περίπτωση ενός δρόμου η επισκόπηση μπορεί να έχει τη μορφή αυτοψίας και εργαστηριακών δοκιμών (π.χ. για την άσφαλτο).
Κατά τη διαδικασία Σχεδιασμού Ποιότητας, η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να ορίζει τις τεχνικές προς υλοποίηση για τη διασφάλιση και τον έλεγχο της ποιότητας κάθε παραδοτέου του Έργου αλλά και των διαδικασιών διαχείρισης, καθώς και το χρόνο και τη συχνότητα χρησιμοποίησης των τεχνικών αυτών, όπως επίσης και το ποιος θα τις εφαρμόζει. Από την άποψη αυτή, η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να αποφασίσει να διεξάγει:
- Επισκοπήσεις Παραδοτέων μετά την ολοκλήρωση και υποβολή κάθε παραδοτέου από τον Ανάδοχο, ώστε εξασφαλίζει ότι το παραδοτέο έχει συγκροτηθεί σύμφωνα με το προκαθορισμένο σχέδιο.
- Επισκοπήσεις Τεκμηρίωσης για το σύνολο της τεκμηρίωσης διαχείρισης κάθε τρεις μήνες, αμέσως μετά την υποβολή των Εκθέσεων Προόδου από τον Ανάδοχο.
Παράδειγμα 7-10: Σχέδιο Ελέγχου Ποιότητας για το Έργο «Βελτίωση της ικανότητας υλοποίησης των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών»
|
Παράδειγμα: Έργο «Βελτίωση της ικανότητας υλοποίησης των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών».
Τα κύρια Παραδοτέα που πρέπει να παραχθούν είναι:
o Το Σχέδιο Δράσης για την ΔΔΣ ώστε να είναι έτοιμη να αναλάβει το νέο ρόλο της
o Ο Οδηγός Βέλτιστων Πρακτικών για τη Σύναψη και Εκτέλεση Δημοσίων Συμβάσεων
o Εκπαίδευση
Επιπλέον, ο Ανάδοχος έχει την ευθύνη εκτέλεσης της διαχείρισης του Έργου.
(Αναλυτική περιγραφή του Έργου (δραστηριότητες) παρέχεται στο 7.4.1.2)
|
|
Το Σχέδιο Ελέγχου Ποιότητας που θα πρέπει να εκπονήσει η ΔΔΣ θα μπορούσε να έχει ως εξής:
|
|
Τεχνική προς χρήση
|
Περιγραφή
|
Συχνότητα
|
Υπεύθυνος/ Συμμετέχοντες
|
|
Επισκοπήσεις Παραδοτέων
|
· Ο Υπεύθυνος Συντονιστής ζητά από τα μέλη της Ομάδας Έργου στα οποία έχει ανατεθεί ρόλος υπευθύνου επισκόπησης ποιότητας να μελετήσουν προσεκτικά το Παραδοτέο, να ελέγξουν την πληρότητα και ορθότητα των θεμάτων που παρουσιάζονται, να εντοπίσουν ατέλειες και να κάνουν σχόλια για πιθανές βελτιώσεις.
· Μετά από τις ατομικές επισκοπήσεις των Παραδοτέων, θα γίνονται συναντήσεις με όλους τους υπεύθυνους επισκόπησης, ώστε να συζητώνται τα ευρήματά τους και να υποβάλλονται οι ξεχωριστές αναφορές τους στον Υπεύθυνο Συντονιστή.
· Ο Υπεύθυνος Συντονιστής πρέπει να λαμβάνει υπόψη όλες τις αναφορές και να παράγει την Έκθεση Επισκόπησης Ποιότητας (Quality Review Report) που πρέπει να υποβάλλεται τόσο στην Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου όσο και στον Ανάδοχο.
|
Μετά την υποβολή κάθε Παραδοτέου
|
Υπεύθυνος Συντονιστής
Υπεύθυνοι Επισκόπησης Ποιότητας
|
|
Επισκοπήσεις Τεκμηρίωσης
|
· Μετά την υποβολή της Έκθεσης Προόδου από τον Ανάδοχο, ο Υπεύθυνος Συντονιστής και η Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου επισκοπούν την Έκθεση ώστε να εξασφαλίσουν ότι περιλαμβάνει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες και ότι κάθε αλλαγή στο χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτων ή στο σχέδιο διαχείρισης πόρων τεκμηριώνεται επαρκώς και, επομένως, αιτιολογείται.
|
Κάθε τρεις μήνες – μετά την υποβολή της αντίστοιχης Έκθεσης Προόδου Έργου από τον Ανάδοχο
|
Υπεύθυνος Συντονιστής
Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου
|
|
Υπόδειγμα του Σχεδίου Ποιότητας δίνεται στο Παράρτημα 7-3.
