Χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που έχουν συλλεγεί, ο Υπεύθυνος Συντονιστής παρακολουθεί το πραγματικό έργο που εκτελέστηκε για τις εργασίες και επικαιροποιεί το Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων ανάλογα. Συνιστάται η επικαιροποίηση του Χρονοδιαγράμματος Δραστηριοτήτων σε τακτική βάση (δηλ. μία φορά την εβδομάδα ή κάθε δύο εβδομάδες ή το λιγότερο μία φορά το μήνα), καθώς η συχνή επικαιροποίηση του χρονοδιαγράμματος όχι μόνον εξοικονομεί χρόνο μακροπρόθεσμα, αλλά επιπλέον επιτρέπει στον Υπεύθυνο Συντονιστή να εντοπίζει γρήγορα πιθανές προβληματικές περιοχές. Μικρές μετατοπίσεις σε μεμονωμένες εργασίες που μπορεί να φαίνονται ασήμαντες ενδεχομένως να προκαλέσουν σημαντικές αποκλίσεις σε άλλες εξαρτώμενες εργασίες εάν δεν αναληφθούν αμέσως διορθωτικές ενέργειες.
Η ημερομηνία κατά την οποία το Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων επικαιροποιείται ώστε να αντικατοπτρίζει την πραγματική πρόοδο μέχρις εκείνη τη χρονική στιγμή, αποκαλείται Ημερομηνία Κατάστασης (Status Date). Η ημερομηνία κατάστασης εξαρτάται συνήθως από την ημερομηνία υποβολής της Έκθεσης Προόδου, καθώς η τελευταία χρησιμοποιείται για να δείξει την πρόοδο του Έργου σύμφωνα με τις πιο πρόσφατες (επικαιροποιημένες) πληροφορίες.
Για την επικαιροποίηση του Χρονοδιαγράμματος Δραστηριοτήτων πρέπει να ακολουθείτε τα εξής βήματα:
- Επικαιροποιείτε τις πραγματικές ημερομηνίες έναρξης και λήξης, για να δείτε εάν μία εργασία ή δραστηριότητα άρχισε ή τελείωσε αργότερα ή νωρίτερα από το προγραμματισμένο, καθώς και για να διαπιστώσετε τις επιπτώσεις που μπορεί να έχει η μετατόπιση αυτή στο χρονοδιάγραμμα χρήσης πόρων και στο συνολικό χρονοδιάγραμμα του Έργου. Σε περίπτωση διακοπής μίας εργασίας, θα πρέπει να επισημαίνετε πότε θα συνεχιστεί το υπολειπόμενο τμήμα της εργασίας.
- Επικαιροποιείτε την πραγματική διάρκεια για να επισημάνετε πόσος χρόνος χρειάστηκε στην πραγματικότητα ή θα χρειαστεί στην πραγματικότητα για την ολοκλήρωση μίας εργασίας ή δραστηριότητας. Η επικαιροποίηση αυτή μπορεί να γίνεται αυτόματα εφόσον έχετε επικαιροποιήσει τις πραγματικές ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
- Επισημαίνετε ποιες εργασίες δεν ξεκίνησαν ακόμη, ποιες βρίσκονται σε εξέλιξη και ποιες έχουν ολοκληρωθεί κατά 100%.
- Για τις εργασίες εκείνες που βρίσκονται σε εξέλιξη, επικαιροποιείτε το ποσοστό ολοκλήρωσης για να επισημάνετε πόση πρόοδος, ως προς τη διάρκεια, έχει σημειωθεί μέχρι την ημερομηνία κατάστασης. Θα πρέπει, ωστόσο, να λαμβάνετε υπόψη ότι το ποσοστό ολοκλήρωσης, η πραγματική διάρκεια και η υπολειπόμενη διάρκεια είναι αλληλεξαρτώμενα μεγέθη. Αυτό σημαίνει ότι εάν επικαιροποιήσετε ένα από αυτά, θα αλλάξουν και οι τιμές των υπολοίπων.
- Επικαιροποιείτε το πραγματικό έργο (actual work) (μόνο εφόσον έχουν ανατεθεί πόροι στις εργασίες) για να επισημάνετε πόσο έργο έχει εκτελεστεί στην πραγματικότητα για μία εργασία μέχρι την ημερομηνία κατάστασης.
Όταν επικαιροποιείτε το Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων, είναι πολύ σημαντικό να δημιουργείτε ένα νέο αντίγραφο του χρονοδιαγράμματος και να τηρείτε αρχείο για κάθε έκδοση. Με αυτό τον τρόπο, δεν θα χάσετε ποτέ τα ιστορικά δεδομένα του Έργου και θα έχετε επίσης αντίγραφο κάθε χρονοδιαγράμματος για τους σκοπούς του ελέγχου.
Αφού επικαιροποιήσετε το χρονοδιάγραμμα, μην ξεχνάτε να ενημερώνετε τα κατάλληλα ενδιαφερόμενα μέρη για οποιαδήποτε τροποποίηση στις πληροφορίες χρονοδιαγράμματος που κρίθηκε αναγκαία. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι οι επικαιροποιήσεις του χρονοδιαγράμματος μπορεί να απαιτούν προσαρμογές σε άλλα στοιχεία του Σχεδίου Έργου, όπως π.χ. στα Χρονοδιαγράμματα Χρήσης Πόρων και Κόστους.
Οι επικαιροποιήσεις του χρονοδιαγράμματος μπορεί να οδηγούν σε αναθεωρήσεις του εγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος Έργου (δηλ. του χρονοδιαγράμματος βάσης). Αυτό ισχύει σε περίπτωση που η επικαιροποίηση συγκεκριμένων εργασιών (δηλ. κρίσιμων εργασιών) προκαλεί αλλαγές στις ημερομηνίες έναρξης ή λήξης του Έργου. Οι αλλαγές αυτές μπορεί να προκύπτουν ως αποτέλεσμα της διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών. Εάν διαπιστώνετε ότι η πραγματική πρόοδος του Έργου διαφέρει τόσο πολύ από τις εκτιμήσεις βάσης ώστε οποιαδήποτε σύγκριση μεταξύ των δύο να μην έχει νόημα, μπορεί να χρειάζεται o ορισμός νέας βάσης (rebaselining – δηλ. να αποθηκεύσετε ένα νέο Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων Βάσης), ώστε τα δεδομένα βάσης για τη μέτρηση της απόδοσης να είναι ρεαλιστικά. Θα πρέπει ωστόσο να είστε προσεκτικοί πριν από τον ορισμό νέας βάσης, γιατί θα χαθούν ιστορικά δεδομένα. Συνιστάται ο ορισμός νέας βάσης να χρησιμοποιείται μόνο ως έσχατο μέτρο κατά τον έλεγχο του χρονοδιαγράμματος. Αντί αυτού, το σύνηθες αποτέλεσμα της αναθεώρησης του χρονοδιαγράμματος θα πρέπει να είναι ο καθορισμός νέων χρονοδιαγραμμάτων-στόχων.
