Επικοινωνία Έργου είναι η ανταλλαγή ειδικών για το Έργο πληροφοριών. Η αποτελεσματική επικοινωνία με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι θεμελιώδους σημασίας για την επιτυχία του Έργου και, συνεπώς, είναι αναγκαίος ο σχεδιασμός της κατά τη Φάση Προγραμματισμού Έργου.
Ο Σχεδιασμός Επικοινωνίας (Communication Planning) είναι η διεργασία προσδιορισμού των αναγκών των ενδιαφερομένων μερών για πληροφορίες και επικοινωνία σχετικά με την πρόοδο του Έργου. Στόχος της διεργασίας αυτής είναι να δώσει απαντήσεις στα εξής ερωτήματα:
- Ποιος χρειάζεται πληροφορίες και ποιες είναι οι πληροφορίες αυτές;
- Πότε χρειάζεται τις πληροφορίες;
- Ποιος παρέχει τις πληροφορίες;
- Πώς θα πρέπει να παρέχονται οι πληροφορίες;
Προϊόν της διαδικασίας αυτής είναι το Σχέδιο/ Μήτρα Επικοινωνίας (Communication Plan/ Matrix).
Για την ανάπτυξη του Σχεδίου Επικοινωνίας (Communication Plan), ο Υπεύθυνος Συντονιστής (με τη βοήθεια των Υπευθύνων Συντονιστών Ομάδων Έργου ή/και των μελών της Oμάδας Έργου) θα πρέπει να ακολουθεί τα παρακάτω βήματα:
- Προσδιορισμός ενδιαφερομένων μερών
- Καθορισμός αναγκών επικοινωνίας των ενδιαφερομένων μερών
- Ορισμός στρατηγικής επικοινωνίας
- Συμπλήρωση Σχεδίου/ Μήτρας Επικοινωνίας
Σχήμα 7-14: Βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την ανάπτυξη του Σχεδίου Επικοινωνίας