Επικοινωνία Έργου είναι η ανταλλαγή ειδικών για το Έργο πληροφοριών. Η αποτελεσματική επικοινωνία με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι θεμελιώδους σημασίας για την επιτυχία του Έργου και, συνεπώς, είναι αναγκαίος ο σχεδιασμός της κατά τη Φάση Προγραμματισμού Έργου.

Ο Σχεδιασμός Επικοινωνίας (Communication Planning) είναι η διεργασία προσδιορισμού των αναγκών των ενδιαφερομένων μερών για πληροφορίες και επικοινωνία σχετικά με την πρόοδο του Έργου. Στόχος της διεργασίας αυτής είναι να δώσει απαντήσεις στα εξής ερωτήματα:

• Ποιος χρειάζεται πληροφορίες και ποιες είναι οι πληροφορίες αυτές;

• Πότε χρειάζεται τις πληροφορίες;

• Ποιος παρέχει τις πληροφορίες;

• Πώς θα πρέπει να παρέχονται οι πληροφορίες;

Προϊόν της διαδικασίας αυτής είναι το Σχέδιο/ Μήτρα Επικοινωνίας (Communication Plan/ Matrix).

Για την ανάπτυξη του Σχεδίου Επικοινωνίας (Communication Plan), ο Υπεύθυνος Συντονιστής (με τη βοήθεια των Υπευθύνων Συντονιστών Ομάδων Έργου ή/και των μελών της Oμάδας Έργου) θα πρέπει να ακολουθεί τα παρακάτω βήματα:

• Προσδιορισμός ενδιαφερομένων μερών

• Καθορισμός αναγκών επικοινωνίας των ενδιαφερομένων μερών

• Ορισμός στρατηγικής επικοινωνίας

• Συμπλήρωση Σχεδίου/ Μήτρας Επικοινωνίας

Σχήμα 7-14: Βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την ανάπτυξη του Σχεδίου Επικοινωνίας