Επικοινωνία Έργου είναι η ανταλλαγή ειδικών για το Έργο πληροφοριών. Η αποτελεσματική επικοινωνία με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι θεμελιώδους σημασίας για την επιτυχία του Έργου και, συνεπώς, είναι αναγκαίος ο σχεδιασμός της κατά τη Φάση Προγραμματισμού Έργου.

Ο Σχεδιασμός Επικοινωνίας (Communication Planning) είναι η διεργασία προσδιορισμού των αναγκών των ενδιαφερομένων μερών για πληροφορίες και επικοινωνία σχετικά με την πρόοδο του Έργου. Στόχος της διεργασίας αυτής είναι να δώσει απαντήσεις στα εξής ερωτήματα:

  • Ποιος χρειάζεται πληροφορίες και ποιες είναι οι πληροφορίες αυτές;
  • Πότε χρειάζεται τις πληροφορίες;
  • Ποιος παρέχει τις πληροφορίες;
  • Πώς θα πρέπει να παρέχονται οι πληροφορίες;

Προϊόν της διαδικασίας αυτής είναι το Σχέδιο/ Μήτρα Επικοινωνίας (Communication Plan/ Matrix).

Για την ανάπτυξη του Σχεδίου Επικοινωνίας (Communication Plan), ο Υπεύθυνος Συντονιστής (με τη βοήθεια των Υπευθύνων Συντονιστών Ομάδων Έργου ή/και των μελών της Oμάδας Έργου) θα πρέπει να ακολουθεί τα παρακάτω βήματα:

  • Προσδιορισμός ενδιαφερομένων μερών
  • Καθορισμός αναγκών επικοινωνίας των ενδιαφερομένων μερών
  • Ορισμός στρατηγικής επικοινωνίας
  • Συμπλήρωση Σχεδίου/ Μήτρας Επικοινωνίας

 


Σχήμα 7-14: Βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την ανάπτυξη του Σχεδίου Επικοινωνίας