Η φάση της προετοιμασίας των εγγράφων διαγωνισμού είναι εξαιρετικής σημασίας γιατί καθορίζει τόσο τους όρους διενέργειας του διαγωνισμού όσο και τους όρους εκτέλεσης της σύμβασης. Στα έγγραφα διαγωνισμού θα πρέπει να αποτυπωθεί αναλυτικά και με σαφήνεια ο τρόπος με τον οποίο η Αναθέτουσα Αρχή θα υλοποιήσει τις στρατηγικές επιλογές της σχετικά με τη διαδικασία σύναψης σύμβασης.
Τα έγγραφα του διαγωνισμού θα πρέπει να είναι σύμφωνα με το ισχύον εθνικό θεσμικό πλαίσιο περί των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων και να διαπνέονται από τις βασικές αρχές της ισοτιμίας, της μη διάκρισης, της αμοιβαίας αναγνώρισης, της διαφάνειας της ίσης μεταχείρισης και της αναλογικότητας. Περαιτέρω τα έγγραφα πρέπει να διασφαλίζουν ότι κατά την εκτέλεση των δημοσίων συμβάσεων , οι οικονομικοί φορείς τηρούν τις ισχύουσες υποχρεώσεις στους τομείς του περιβαλλοντικού , κοινωνικού και εργατικού δικαίου όπως απορρέουν από τις Συμβάσεις που καταγράφονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Χ του Νόμου 73(Ι)/2016.
Το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, τόσο σε κοινοτικό όσο και σε εθνικό επίπεδο, δεν δίνει συγκεκριμένα πρότυπα έντυπα για τη σύνταξη των εγγράφων διαγωνισμού, καθορίζει όμως τις ελάχιστες πληροφορίες που θα πρέπει αυτά να περιέχουν. Η Διεύθυνση Δημοσίων Συμβάσεων στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της για την προετοιμασία πρότυπων εγγράφων με σκοπό την αποδοτικότερη εφαρμογή της νομοθεσίας περί σύναψης δημοσίων συμβάσεων, συνέταξε πρότυπα σχέδια εγγράφων διαγωνισμού για διάφορους τύπους διαδικασιών συμβάσεων και συστήνει στις Αναθέτουσες Αρχές τη χρήση τους. Τα πρότυπα σχέδια εγγράφων διαγωνισμού παρουσιάζονται στην παράγραφο 3.1.4.
Τα πρότυπα σχέδια εγγράφων διαγωνισμού αποτελούν βασικά κείμενα αναφοράς και ταυτόχρονα καθοριστικά εργαλεία για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων από τις Αναθέτουσες Αρχές της Κυπριακής Δημοκρατίας.
Για τη σύνταξη των εγγράφων του διαγωνισμού θα πρέπει να συγκροτηθεί από την Αναθέτουσα Αρχή η Ομάδα Προετοιμασίας (ή να ανατεθεί η σύνταξη σε αρμόδιο λειτουργό) η οποία θα αναλάβει το σχετικό έργο. Κατευθύνσεις για τον καθορισμό των μελών της Ομάδας δίνονται στο Κεφάλαιο 2 (παράγραφος 2.4.1: Διορισμός της Ομάδας Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων [Procurement Team]). Στις αρμοδιότητες της Ομάδας Προετοιμασίας περιλαμβάνεται επίσης και η παροχή διευκρινήσεων και συμπληρωματικών πληροφοριών σε συνέχεια εισηγήσεων, παρατηρήσεων ή σχολίων ενδιαφερομένων οικονομικών φορέων επί των εγγράφων διαγωνισμού. Συνολικά τα μέλη της Ομάδας Προετοιμασίας θα πρέπει να καλύπτουν τις παρακάτω θεματικές περιοχές γνώσεων:
- τεχνικές γνώσεις σχετικές με το αντικείμενο της σύμβασης
- νομοθετικό πλαίσιο περί δημοσίων συμβάσεων
- διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων.
Για τη σύνταξη των εγγράφων διαγωνισμού η Ομάδα Προετοιμασίας θα στηριχθεί:
✔ στο Τεχνικό Δελτίο έργου (Project Fiche) – εφόσον έχει κριθεί αναγκαίο να συνταχθεί
✔ στα πρότυπα έγγραφα που δίνονται στην παράγραφο 3.1.4 του παρόντος Οδηγού
✔ στις γνώσεις και στην εμπειρία των μελών της.
Η σύνταξη των εγγράφων διαγωνισμού πρέπει να γίνει με ιδιαίτερη προσοχή και επιμέλεια καθόσον ελλείψεις ή ασάφειες στα έγγραφα διαγωνισμού μπορεί να προκαλέσουν:
- ανάγκη πρόσθετης απασχόλησης της Ομάδας Προετοιμασίας των εγγράφων διαγωνισμού για τη σύνταξη και κοινοποίηση στους Οικονομικούς Φορείς διευκρινήσεων επί των εγγράφων
- καθυστερήσεις στη διενέργεια του διαγωνισμού στην περίπτωση που οι διορθώσεις επί των εγγράφων κριθούν ουσιώδεις και απαιτηθεί παράταση ή/και επαναπροκήρυξη του διαγωνισμού
- καθυστερήσεις και δυσκολία στη διενέργεια της αξιολόγησης
- καθυστερήσεις στην ολοκλήρωση του διαγωνισμού λόγω υποβολής ενστάσεων από ενδιαφερόμενους Οικονομικούς Φορείς
- ακύρωση του διαγωνισμού σε περίπτωση που δικαιωθεί προσφυγή στην Αναθεωρητική Αρχή Προσφορών ενδιαφερομένου εναντίον πράξης ή απόφασης της Αναθέτουσας Αρχής με αποτέλεσμα να μην είναι δυνατή η συνέχιση της διαδικασίας.
Μετά την ολοκλήρωση της σύνταξης των εγγράφων διαγωνισμού, η Ομάδα Προετοιμασίας παραδίδει τα έγγραφα στον προϊστάμενο της Αναθέτουσας Αρχής προκειμένου να εγκριθούν από αυτόν ή μέσω άλλης καθορισμένης διαδικασίας. Η προκήρυξη της σύμβασης θα γίνει μέσω του Ηλεκτρονικού Συστήματος Σύναψης Συμβάσεων e-procurement μετά την έγκριση του προϊσταμένου της Αναθέτουσας Αρχής.