Οι παράγοντες που παρατίθενται ακολούθως έχει αποδειχτεί ότι μπορούν να διαδραματίσουν ιδιαίτερα σημαντικό ρόλο στην αποτελεσματική διαχείριση μίας σύμβασης:

• Ορθές στρατηγικές αποφάσεις και σύνταξη της κατάλληλης σύμβασης. Όπως έχει αναφερθεί και στο υποκεφάλαιο 6.3.2, η σύμβαση είναι ο θεμέλιος λίθος για την άσκηση αποτελεσματικής και ορθής διαχείρισής της. Κάθε σύμβαση πρέπει να θέτει τις βασικές αρχές της, να ξεκαθαρίζει το αντικείμενό της, να καθορίζει το χρόνο εκτέλεσής της, να ορίζει τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθηθούν σε ότι αφορά την επικοινωνία Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου, πραγματοποίησης αλλαγών, αξιολόγησης της απόδοσης του Αναδόχου, αποδοχής ή απόρριψης των παραδοτέων του Αναδόχου, εντοπισμού και διαχείρισης κινδύνων, διαχείρισης προβλημάτων, επίλυσης διαφορών, εγκρίσεων πληρωμών και κλεισίματος της σύμβασης.

• Η Ομάδα Διαχείρισης της Σύμβασης διαθέτει τα προσόντα, τις γνώσεις και την εμπειρία που απαιτούνται για να το πράξει αποτελεσματικά. Οι ρόλοι που εμπλέκονται στη διαχείριση μιας σύμβασης και οι αρμοδιότητές τους πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένα. Τα στελέχη που θα κληθούν να υπηρετήσουν αυτούς τους ρόλους θα πρέπει να έχουν επιλεγεί με αντικειμενικά κριτήρια ώστε να διασφαλίζεται ότι αφενός διαθέτουν τις απαραίτητες τεχνικές γνώσεις, αφετέρου διαθέτουν εκείνα τα χαρακτηριστικά (π.χ. ικανότητα επικοινωνίας, συνεργασίας, διεκπεραίωσης διαπραγματεύσεων, έλλειψη εριστικότητας κλπ) που είναι απαραίτητα για την καλλιέργεια καλού κλίματος συνεργασίας με τον Ανάδοχο.

• Ανάληψη πρωτοβουλιών & προληπτικών ενεργειών: Για να είναι η διαχείριση μιας σύμβασης αποτελεσματική, πρέπει να στηρίζεται σε ενέργειες προληπτικού χαρακτήρα σε ότι αφορά πιθανούς κινδύνους, μη ικανοποιητική απόδοση του Αναδόχου, παροχή υπηρεσιών ή παράδοση προϊόντων χαμηλής ποιότητας, παρά σε ενέργειες κατασταλτικού χαρακτήρα.

• Διαμόρφωση μιας επωφελούς καταστάσεως και για τα δύο συμβαλλόμενα μέρη: Η διαχείριση μιας σύμβασης πρέπει να στηρίζεται στην αντίληψη ότι και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη πρέπει να «κερδίζουν» από την υλοποίηση της και ως εκ τούτου έμφαση πρέπει να δίνεται στην ανάπτυξη και διατήρηση καλής επικοινωνίας και συνεργασίας μεταξύ τους, στην έγκαιρη αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων και στην επίλυση τυχόν εντάσεων.

• Πρόβλεψη για τη διενέργεια αλλαγών. Οι συμβάσεις (γενικοί και ειδικοί όροι) προετοιμάζονται μαζί με τα υπόλοιπα Έγγραφα Διαγωνισμού σε μια αρκετά αρχική φάση του Έργου, οπότε και δεν είναι διακριτοί όλοι οι πιθανοί κίνδυνοι ή άλλης μορφής ζητήματα που μπορεί να προκύψουν στη συνέχεια. Ακριβώς για αυτό, θα πρέπει να προβλέπουν την πιθανότητα να χρειαστούν αλλαγές και άρα να καθορίζουν τις διαδικασίες και τους μηχανισμούς μέσω των οποίων θα διατυπώνονται αιτήματα αλλαγών, θα εξετάζονται και θα γίνονται αποδεκτά ή θα απορρίπτονται.

• Παρακολούθηση της απόδοσης του Αναδόχου: Η Αναθέτουσα Αρχή πρέπει να παρακολουθεί και να αξιολογεί συνεχώς την απόδοση του Αναδόχου προκειμένου να εξασφαλίσει ότι το τελικό προϊόν θα χαρακτηρίζεται από τη βέλτιστη σχέση ποιότητας/ τιμής.

• Ευελιξία/ προσαρμοστικότητα: Δεδομένου ότι στο περιβάλλον μέσα στο οποίο εξελίσσεται ένα Έργο ενδέχεται να παρουσιαστούν αλλαγές που οφείλονται σε τεχνολογικές εξελίξεις, θεσμικές αλλαγές κλπ, είναι πολύ σημαντικό να εξασφαλίζεται ότι και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη είναι πρόθυμα να προσαρμόσουν τους όρους της σύμβασης ώστε να ανταποκρίνονται στις νέες συνθήκες.