Το Σχέδιο Διαχείρισης Πόρων (Resource Plan) προσδιορίζει τους φυσικούς πόρους που απαιτούνται για την επιτυχή ολοκλήρωση του Έργου και προγραμματίζει τη χρήση τους κατά τη διάρκεια της περιόδου υλοποίησης του Έργου. Για να εκπονηθεί το σχέδιο διαχείρισης πόρων, θα πρέπει προφανώς να έχουν προσδιοριστεί όλες οι δραστηριότητες και οι εργασίες. Γενικά, ο σχεδιασμός της διαχείρισης πόρων θα πρέπει να πραγματοποιείται παράλληλα με την ανάπτυξη του χρονοδιαγράμματος δραστηριοτήτων, καθώς ο καθορισμός των απαιτήσεων σε πόρους επηρεάζει άμεσα την εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων/ εργασιών (βλ. 7.3.1.4).

Για την ανάπτυξη του Σχεδίου Διαχείρισης Πόρων θα πρέπει να ακολουθούνται τα εξής βήματα (Σχήμα 7-8):

• Προσδιορισμός του είδους και της ποσότητας των πόρων (ανθρώπινοι πόροι, εξοπλισμός/ μηχανήματα, υλικά) που απαιτούνται για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων και εργασιών του Έργου.

• Ανάπτυξη Χρονοδιαγράμματος Χρήσης Πόρων (Resource Schedule), μέσω της διαμόρφωσης εκτιμήσεων για το πότε και για πόσο θα χρησιμοποιηθεί κάθε πόρος.

• Ανάθεση πόρων σε συγκεκριμένες δραστηριότητες και εργασίες του Έργου.

Σχήμα 7 8: Βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την ανάπτυξη του Σχεδίου Διαχείρισης Πόρων

Για απλά έργα, η ανάπτυξη του Σχεδίου Διαχείρισης Πόρων μπορεί να περιορίζεται απλώς στην εισαγωγή, στο Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων, του ονόματος του πόρου απέναντι από τη δραστηριότητα του Έργου στην οποία ο πόρος αντιστοιχεί. Για μεγαλύτερα και πολυπλοκότερα έργα, όμως, θα πρέπει να συμπληρώνεται αναλυτικό σχέδιο διαχείρισης πόρων, ώστε να διασφαλίζεται τόσο η ακρίβεια όσο και η καταλληλότητα της κατανομής των πόρων.

 Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η ανάθεση επαρκών πόρων –τόσο ως προς την ποσότητα όσο και ως προς την καταλληλότητά τους– είναι παράγοντας κρίσιμης σημασίας για το επιτυχές αποτέλεσμα του Έργου. Η ανάθεση λιγότερων ανθρώπινων πόρων από όσους είναι στην πραγματικότητα αναγκαίοι για την εκτέλεση ορισμένων δραστηριοτήτων/ εργασιών, καθώς και η ανάθεση πόρων που δεν διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα και την εμπειρία που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων τους, είναι δύο από τους συνηθέστερους λόγους για την αποτυχία Έργων.

 Στην αγορά διατίθενται διάφορα πακέτα λογισμικού, όπως το MS Project και το Primavera Project Planner (P3), τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη, την παρακολούθηση και τον έλεγχο του αναλυτικού σχεδίου διαχείρισης πόρων. Για τους σκοπούς του παρόντος Οδηγού, ωστόσο, στο Παράρτημα 7-1 δίνεται (σε μορφή Excel) ένα απλό εργαλείο ανάπτυξης σχεδίου διαχείρισης πόρων, για να χρησιμοποιηθεί από άτομα που δεν έχουν στη διάθεσή τους το σχετικό εμπορικό λογισμικό ή δεν διαθέτουν επαρκή εμπειρία στη χρήση του. Το εργαλείο αποτελείται από δύο Φύλλα (Sheets): το ένα χρησιμοποιείται για τη σύνταξη του «Χρονοδιαγράμματος Χρήσης Πόρων» και το άλλο για την ανάθεση πόρων σε δραστηριότητες/ εργασίες του Έργου, με τον τίτλο «Πόροι ανά Δραστηριότητα». Το εργαλείο αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί επίσης και για την παρακολούθηση της χρήσης πόρων κατά την περίοδο υλοποίησης του Έργου (βλ. 7.4.2).

Οι παράγραφοι που ακολουθούν περιγράφουν αναλυτικά τα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την ανάπτυξη του Σχεδίου Διαχείρισης Πόρων.