Η Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτων Φορέας ενημερώνει άμεσα, γραπτώς τους προσφέροντες ανάλογα με το ύψος της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης όπως πιο κάτω:
Α. Περίπτωση Συμβάσεων εκτιμώμενης αξίας που ισούται ή υπερβαίνει τα όρια της Ε.Ε. και δημόσιες συμβάσεις έργων πέραν των €500,000 που εμπίπτουν στον Νόμο 73(Ι)/2016 στην μεν περίπτωση ολοκλήρωσης του διαγωνισμού με διαφορετικού περιεχομένου επιστολές:
✔ τον υποψήφιο Ανάδοχο,
✔ τους προσφέροντες οι οποίοι είτε αποκλείσθηκαν κατά τη διαδικασία ελέγχου των προϋποθέσεων συμμετοχής είτε οι προσφορές τους απορρίφθηκαν κατά τη διαδικασία της τεχνικής ή της οικονομικής αξιολόγησης είτε ενώ κρίθηκαν κατάλληλοι δεν επελέγησαν για την ανάθεση της σύμβασης.
♦ στη δε περίπτωση ακύρωσης του διαγωνισμού όλους τους προσφέροντες με κοινή επιστολή,
Β. Περίπτωση Συμβάσεων εκτιμώμενης αξίας μικρότερης των κατωτάτων ορίων της Ε.Ε, και δημόσιες συμβάσεις έργων που εμπίπτουν στον Νόμο 73(Ι)/2016 κάτω των €500,000 η απόφαση ανάθεσης της σύμβασης, η απόφαση επιλογής υποψηφίων καθώς και η απόφαση ακύρωσης του διαγωνισμού, είναι από τη στιγμή της λήψης τους οριστικές και ως τέτοιες γνωστοποιούνται στον κάθε ενδιαφερόμενο υποψήφιο ή προσφέροντα.
Σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο Νόμο, οι ελάχιστες υποχρεώσεις ενημέρωσης υποψηφίων και προσφερόντων, καθορίζονται ως ακολούθως:
- Οι Αναθέτουσες Αρχές ενημερώνουν γραπτώς, το συντομότερο δυνατό, και κατόπιν αιτήσεως, τους υποψηφίους και τους προσφέροντες για τις αποφάσεις που ελήφθησαν σχετικά με την ανάθεση σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων των λόγων για τους οποίους αποφάσισαν να μην αναθέσουν τη σύμβαση
- Κατόπιν γραπτού αιτήματος του ενδιαφερομένου μέρους, οι Αναθέτουσες Αρχές γνωστοποιούν το αργότερο εντός δεκαπέντε (15) ημερών από την παραλαβή του αιτήματος:
- σε κάθε απορριφθέντα υποψήφιο τους λόγους απόρριψης της αίτησης συμμετοχής του
- σε κάθε απορριφθέντα προσφέροντα, τους λόγους για την απόρριψη της προσφοράς του και αιτιολογούν ενδεχόμενη απόφασή τους για τη μη ισοδυναμία των τεχνικών προδιαγραφών ή την απόφασή τους περί του ότι τα έργα, οι προμήθειες ή οι υπηρεσίες δεν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις περί επίδοσης ή λειτουργίας
- σε κάθε προσφέροντα που έχει υποβάλει παραδεκτή προσφορά, τα χαρακτηριστικά και τα σχετικά πλεονεκτήματα της επιλεγείσας προσφοράς καθώς και το όνομα του αναδόχου.
Συνιστάται πάντως, ως βέλτιστη πρακτική που μάλιστα υπακούει στη βασική αρχή της συνθήκης περί διαφάνειας των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων, να εξετάζεται σε κάθε περίπτωση από την Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτοντα Φορέα η δυνατότητα συνοπτικής αναφοράς στις αρχικές επιστολές των συγκεκριμένων λόγων που οδήγησαν στην ακύρωση, τον αποκλεισμό, την απόρριψη ή τη μη επιλογή.
Νοείται ότι κάθε προσφέρων ή υποψήφιος ο οποίος επιθυμεί, δικαιούται να υποβάλει στην Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτοντα Φορέα αίτηση για περισσότερο αναλυτική ενημέρωση και η Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτων Φορέας υποχρεούται στην παροχή της ενημέρωσης αυτής.
Η Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτων Φορέας δύναται να αποφασίζει να μην γνωστοποιήσει ορισμένες από τις πληροφορίες της προηγούμενης παραγράφου σχετικά με την ανάθεση των συμβάσεων, εάν η γνωστοποίηση των εν λόγω πληροφοριών δύναται, κατά την αντικειμενική της κρίση, να εμποδίσει την εφαρμογή των νόμων, να είναι αντίθετη προς το δημόσιο συμφέρον ή να βλάψει τα νόμιμα εμπορικά συμφέροντα δημόσιων ή ιδιωτικών οικονομικών φορέων ή τις συνθήκες θεμιτού ανταγωνισμού μεταξύ αυτών.
ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΩΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΣΤΟ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4-2:
ΕΝΤΥΠΟ Α - Προκαταρκτική Ενημέρωση επιτυχόντα προσφέροντα
ΕΝΤΥΠΟ Β - Ενημέρωση απορριφθέντων υποψηφίων
ΕΝΤΥΠΟ Γ- Απορριφθείσες προσφορές ως μη κανονικές, απαράδεκτες ή ακατάλληλες
