Σύμφωνα με τις πρόνοιες της σχετικής περί σύναψης δημοσίων συμβάσεων νομοθεσίας, πριν την έναρξη της διαδικασίας σύναψης σύμβασης, οι Αναθέτουσες Αρχές δύνανται να διεξάγουν διαβουλεύσεις με την αγορά προκειμένου να προετοιμάσουν τη διαδικασία σύναψης σύμβασης και να ενημερώσουν τους οικονομικούς φορείς για τα σχέδια και τις απαιτήσεις τους όσον αφορά τις συμβάσεις. Τα σχετικά θέματα ιδιαίτερου ενδιαφέροντος είναι δυνατόν να περιλαμβάνουν τα εξής:
● Την ακριβέστερη εκτίμηση του απαιτούμενου προϋπολογισμού για μία συγκεκριμένη σύμβαση.
● Την τελειοποίηση και περαιτέρω αποσαφήνιση της απαίτησης ή/και την παραγωγή της προδιαγραφής.
● Τον εντοπισμό καταλλήλων οικονομικών φορέων.
● Την ανάπτυξη γενικής γνώσης της αγοράς.
Δεν υπάρχει συγκεκριμένη διαδικασία για τη βολιδοσκόπηση της αγοράς, ούτε υπάρχουν συγκεκριμένοι εθνικοί ή Ευρωπαϊκοί κανόνες ή διαδικασίες προς εφαρμογή. Ωστόσο, κατάλληλοι τρόποι προκειμένου το προσωπικό των Αναθετουσών Αρχών να έρχεται σε επαφή με τους οικονομικούς φορείς είναι η παρακολούθηση εμπορικών εκθέσεων, επιδείξεων και παρουσιάσεων. Άλλοι τρόποι επικοινωνίας είναι οι Προκαταρκτικές Προκηρύξεις (Prior Information Notices – PINs), οι Προθέσεις Δημοσίευσης Διαγωνισμού, η έκδοση εγγράφων για σχολιασμό, η διοργάνωση συναντήσεων εργασίας (workshops) και διασκέψεων, και η επικοινωνία μέσω του διαδικτύου. Επιθυμητό αποτέλεσμα της διαδικασίας βολιδοσκόπησης της αγοράς είναι οι Αναθέτουσες Αρχές να κατανοήσουν καλύτερα την πιθανότητα να λάβουν ανταγωνιστικές προτάσεις που θα ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες απαιτήσεις τους.
Βασικό στοιχείο είναι η συγκέντρωση και εξέταση πληροφοριών για την αγορά (market intelligence) στο πλαίσιο ομάδων που αποτελούνται από τους κύριους εκπροσώπους της, και η συνεκτίμηση της οπτικής των οικονομικών φορέων στη διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων. Στα πλεονεκτήματα της βολιδοσκόπησης της αγοράς περιλαμβάνονται:
● Η εξοικονόμηση χρόνου και κόπου, με την αποσαφήνιση των στόχων μελλοντικών δραστηριοτήτων σύναψης δημοσίων συμβάσεων.
● Ο έγκαιρος προσδιορισμός ζητημάτων που θα επηρεάσουν το Έργο.
● Η έγκαιρη κατανόηση των κινδύνων του Έργου.
● Η ανάπτυξη περισσότερο ανταγωνιστικών στρατηγικών για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων.
● Η εξασφάλιση και ενδυνάμωση της ικανότητας να ανταποκριθεί σε απαιτήσεις μελλοντικών προγραμμάτων και Έργων.
Υπάρχουν τέσσερις κύριοι τομείς όπου η βολιδοσκόπηση της αγοράς μπορεί να βοηθήσει:
● Η εκτίμηση της εφικτότητας του προτεινόμενου Έργου.
● Η εκτίμηση της ικανότητας της αγοράς να υλοποιήσει του Έργου.
● Η εκτίμηση του κατά πόσον υπάρχει εδραιωμένη αγορά για την υλοποίηση του έργου και επαρκής αριθμός οικονομικών φορέων.
● Η εκτίμηση του μεγέθους της αγοράς για την υλοποίηση του Έργου.
Στην κατάσταση ελέγχου που ακολουθεί δίνεται μία σειρά ερωτημάτων στα οποία οι Αναθέτουσες Αρχές πιθανόν να επιθυμούν να απαντήσουν, όταν διενεργούν βολιδοσκόπηση της αγοράς.
Κατάσταση Ελέγχου 2-3 : Θέματα προς εξέταση κατά τη διαδικασία βολιδοσκόπησης της αγοράς
| Θέμα | Ναι/ Όχι |
| Το Έργο που εξετάζετε είναι πράγματι εφικτό (από τεχνική, οικονομική και λειτουργική σκοπιά και εντός των απαιτούμενων χρονικών πλαισίων); | |
| Υπήρξε ποτέ προσπάθεια υλοποίησης του Έργου στο παρελθόν; | |
| Είναι δυνατή η υλοποίηση του Έργου από έναν μόνο οικονομικό φορέα; | |
| Απαιτεί το Έργο κοινοπραξία οικονομικών φορέων εξαιτίας της πολυπλοκότητας ή καινοτομίας του; | |
| Υπάρχει εδραιωμένη αγορά για την ικανοποίηση της απαίτησης; | |
| Υπάρχουν αρκετοί οικονομικοί φορείς ώστε να διεξαχθεί διαγωνιστική διαδικασία για τη σύναψη δημόσιας σύμβασης; | |
| Μπορεί η αγορά να παρέχει αυτό που απαιτείτε εντός του επιθυμητού χρονικού πλαισίου; | |
| Μπορεί η αγορά να παρέχει αυτό που απαιτείτε σε επαρκώς μεγάλη κλίμακα; |
Η βολιδοσκόπηση της αγοράς μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο πριν από την έναρξη της διαδικασίας για τη σύναψη της αντίστοιχης δημόσιας σύμβασης. Είναι σημαντικό το προσωπικό των Αναθετουσών Αρχών να μην θέτει σε κίνδυνο οποιαδήποτε μελλοντική δραστηριότητα σύναψης δημοσίων συμβάσεων με οποιονδήποτε τρόπο, π.χ. παρέχοντας σε οποιονδήποτε οικονομικό φορέα επιπλέον πληροφορίες για επικείμενες συμβάσεις και, κατά συνέπεια, αθέμιτο πλεονέκτημα κατά τη διαδικασία διενέργειας του αντίστοιχου διαγωνισμού. Όπου αυτό ενδείκνυται, οι Αναθέτουσες Αρχές θα πρέπει να εξασφαλίζουν ότι διεξάγεται κατάλληλη διαβούλευση με πολίτες οι οποίοι θα επηρεαστούν άμεσα από το αποτέλεσμα της σύναψης της εκάστοτε δημόσιας σύμβασης, καθώς και με την ευρύτερη κοινότητα και με τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη (stakeholders).
Η βολιδοσκόπηση της αγοράς δεν περιλαμβάνει κανένα στοιχείο επιλογής οικονομικών φορέων ή αξιολόγησης προσφορών και καμία δέσμευση εκ μέρους της μίας ή της άλλης πλευράς.
Η εμπλοκή της αγοράς προσφέρει την ευκαιρία να εξασφαλιστεί ότι οι παρεχόμενες υπηρεσίες είναι οι πλέον προηγμένες μεταξύ αυτών που διατίθενται στην αγορά.
