Σε περίπτωση σύνθετου έργου, όπου οι διευκρινήσεις ή αποσαφηνίσεις ή συμπληρωματικές πληροφορίες που αναμένεται να ζητηθούν, απαιτούν τη συνεργασία πολλών εμπλεκομένων, η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να προβλέψει στα έγγραφα διαγωνισμού τη διαδικασία ανοικτής συνάντησης στην οποία θα μπορούν, εάν επιθυμούν, να παρίστανται όλοι οι ενδιαφερόμενοι να συμμετάσχουν στο διαγωνισμό. Η ανοικτή συνάντηση:

• προσθέτει στη διαδικασία διαφάνεια και εμποδίζει οποιονδήποτε κακόπιστο (ενδεχομένως από πρόθεση) να αμφισβητήσει το κύρος και την αξιοπιστία του διαγωνισμού
• αναπτύσσει τον ανταγωνισμό και οδηγεί τους ενδιαφερομένους σε προσεκτικότερη διατύπωση των ερωτήσεών τους ή, ενδεχομένως, μειώνει την τάση υποβολής ερωτήσεων ή σχολίων χωρίς ουσιαστικό περιεχόμενο
• παρέχει την ευκαιρία στους αρμόδιους της Αναθέτουσας Αρχής που θα παρευρίσκονται στη συνάντηση, να επιβεβαιώσουν την ορθότητα και την πληρότητα των εγγράφων διαγωνισμού και να διαμορφώσουν μια πρώτη εικόνα σχετικά με την απήχηση του διαγωνισμού στην αγορά και την αναμενόμενη προσέλευση υποψηφίων.

Σε περίπτωση που η Αναθέτουσα Αρχή επιλέξει την οργάνωση ανοικτής συνάντησης θα πρέπει να καθορίσει στα έγγραφα διαγωνισμού βασικά σχετικά στοιχεία, όπως: ο τόπος, η ημερομηνία και η ώρα πραγματοποίησης της ανοικτής συνάντησης.

Μετά τη πραγματοποίηση της ανοικτής συνάντησης, η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να μεριμνήσει για τη διαβίβαση του πρακτικού της συζήτησης καθώς και των σχετικών αποφάσεών της, σε όλους τους παραλήπτες των εγγράφων διαγωνισμού, το αργότερο έξι (6) ημέρες πριν από την τελευταία προθεσμία υποβολής των προσφορών.

Η περιγραφόμενη κατά τα προηγούμενα στην παρούσα ενότητα διαδικασία, αφορά και αντιμετωπίζει μόνο και αποκλειστικά τις περιπτώσεις επουσιωδών προσθηκών ή διορθώσεων επί των εγγράφων διαγωνισμού που είναι δυνατό να προκύψουν είτε με πρωτοβουλία της Αναθέτουσας Αρχής είτε μετά την υποβολή ερωτήσεων, εισηγήσεων, σχολίων ή/και παρατηρήσεων των υποψηφίων οικονομικών φορέων.

Στην περίπτωση που, κατά την κρίση της Αναθέτουσας Αρχής, οι επιβαλλόμενες προσθήκες ή διορθώσεις χαρακτηρίζονται ως ουσιώδεις, επιβάλλεται η τυπική διόρθωση των εγγράφων διαγωνισμού και η πρόβλεψη νέας προθεσμίας υποβολής προσφορών που να επιτρέπει την ετοιμασία της προσφοράς και να διασφαλίζει την ίση μεταχείριση μεταξύ των ενδιαφερομένων.

Η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να συμπληρώσει και να αποστείλει στο ηλεκτρονικό σύστημα σύναψης συμβάσεων για δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ειδικό έντυπο. Επίσης η διόρθωση ή συμπλήρωση των εγγράφων διαγωνισμού πρέπει να τύχει των ίδιων μέτρων δημοσιότητας με αυτά της αρχικής προκήρυξης (ανάρτηση στην ιστοσελίδα, δημοσίευση στις ίδιες εφημερίδες του εθνικού τύπου, δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της Κυπριακής Δημοκρατίας κλπ).

Κατά συνέπεια η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει, σε κάθε περίπτωση που διαπιστώνεται ότι απαιτείται τέτοια προσθήκη ή  διόρθωση, να είναι σε θέση να διακρίνει τη βαρύτητά της και να την κατηγοριοποιεί ως ουσιαστική ή επουσιώδη.
Νοείται ότι η οριοθέτηση μεταξύ ουσιωδών και επουσιωδών διαφοροποιήσεων πρέπει να υπακούει σε βασικές αρχές της Συνθήκης και συγκεκριμένα στις αρχές της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης όχι μόνο των υποψηφίων και των προσφερόντων αλλά και των εν δυνάμει υποψηφίων ή προσφερόντων οικονομικών φορέων.

Ο ασφαλέστερος μεθοδολογικά τρόπος για την εκτίμηση του ουσιώδους ή επουσιώδους μιας διαφοροποίησης, είναι η εξέταση από την Αναθέτουσα Αρχή του ενδεχομένου η διαφοροποίηση αυτή να έχει επίδραση στην απόφαση ενός οικονομικού φορέα για τη συμμετοχή του ή όχι στο διαγωνισμό.

Διαφοροποιήσεις, παραδείγματος χάριν, που αφορούν στην περιγραφή του φυσικού αντικειμένου της σύμβασης ή στο δικαίωμα συμμετοχής ή στα κριτήρια επιλογής ή στη νομική μορφή που τυχόν θα υποχρεωθεί να περιβληθεί μια κοινοπραξία σε περίπτωση ανάθεσης της σύμβασης σε αυτήν, συνιστούν προφανώς ουσιώδεις τροποποιήσεις.

Η Αναθέτουσα Αρχή δεν δικαιούται να επιλέξει την παράταση της τελευταίας προθεσμίας υποβολής προσφορών σε περίπτωση ουσιωδών διαφοροποιήσεων επί των εγγράφων διαγωνισμού της αρχικής προκήρυξης. Δεδομένου ότι η τροποποίηση – συμπλήρωση είναι ουσιώδης και άρα επηρεάζει τυχόν απόφαση /δυνατότητα κάποιων οικονομικών φορέων να λάβουν μέρος στο συγκεκριμένο διαγωνισμό, πρέπει και αυτοί οι οικονομικοί φορείς να έχουν την ελάχιστη προθεσμία προετοιμασίας και υποβολής των προσφορών τους που είχαν και οι αρχικοί συμμετέχοντες στο διαγωνισμό. Η αρχή κατά συνέπεια της ίσης μεταχείρισης επιβάλλει στην πράξη να δοθεί πλήρης νέα προθεσμία υποβολής προσφορών. Πρόκειται εν προκειμένω στην ουσία για την διενέργεια ενός νέου διαγωνισμού που αποτελεί ορθή επανάληψη του προηγούμενου.

Σύμφωνα με το Νόμο 73(Ι)/2016 άρθρο 44, παρ. (3), η παράταση της προθεσμίας παραλαβής των προσφορών από τις Αναθέτουσες Αρχές καθίσταται υποχρεωτική, όπου εφαρμόζεται, ούτως ώστε όλοι οι ενδιαφερόμενοι οικονομικοί φορείς να μπορούν να λάβουν γνώση όλων των αναγκαίων πληροφοριών για την κατάρτιση των προσφορών στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• όταν για οποιοδήποτε λόγο, οι πρόσθετες πληροφορίες, αν και ζητήθηκαν από τον οικονομικό φορέα σε εύθετο χρόνο, δεν παρέχονται το αργότερο έξι (6)ημέρες πριν από την προθεσμία που ορίζεται για την παραλαβή των προσφορών ή τεσσάρων (4) ημερών στην περίπτωση επισπευσμένης διαδικασίας όπου η προθεσμία ορίζεται σε τέσσερις (4) ημέρες.
• όταν τα έγγραφα της διαδικασίας σύναψης σύμβασης υφίστανται σημαντικές αλλαγές.

Η διάρκεια της παράτασης είναι ανάλογη με τη σπουδαιότητα των πληροφοριών ή των αλλαγών. Σημειώνεται ότι οι Αναθέτουσες Αρχές δεν οφείλουν να παρατείνουν την προθεσμία όταν οι πρόσθετες πληροφορίες δεν έχουν ζητηθεί σε εύθετο χρόνο ή δεν έχουν σημασία για την προετοιμασία κατάλληλων προσφορών.

Η Αναθέτουσα Αρχή υπό την επιφύλαξη των πιο πάνω δύναται να παρατείνει την προθεσμία παραλαβής των προσφορών και των αιτήσεων συμμετοχής, σε κάθε περίπτωση που το κρίνει αναγκαίο.