Οδηγός Βέλτιστων Πρακτικών
6.2 Έναρξη υλοποίησης
Μετά το τέλος της διαγωνιστικής διαδικασίας και την υπογραφή της σύμβασης, ο Ανάδοχος καλείται να υλοποιήσει το Έργο (Project) σύμφωνα με τους όρους και τις συνθήκες της σύμβασης, ενώ η Αναθέτουσα Αρχή από την πλευρά της καλείται να διαχειριστεί τη σύμβαση που έχει υπογράψει με τον Ανάδοχο και να παρακολουθεί την απόδοση του Αναδόχου κατά την εκτέλεση των εργασιών του.
Σε συνέχεια της ανάθεσης της σύμβασης και πριν ο Ανάδοχος ξεκινήσει την υλοποίηση του Έργου, θα πρέπει να υπάρξει συζήτηση μεταξύ των δύο μερών ώστε να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι έχουν κοινή κατανόηση σε ότι αφορά τους στόχους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα του Έργου καθώς επίσης ότι συμφωνούν για τις απαιτήσεις απόδοσης και τις διοικητικές διαδικασίες που θα πρέπει να εφαρμοστούν με βάση τους όρους της σύμβασης. Σε κάποιες περιπτώσεις ανάλογα με την πολυπλοκότητα της σύμβασης, η συζήτηση αυτή ενδέχεται να καταλήξει σε μία επίσημη συνάντηση, η οποία είναι γνωστή ως «εναρκτήρια συνάντηση» (kick-off meeting).
Η συνάντηση αυτή δεν θα πρέπει σε καμία περίπτωση να χρησιμοποιείται για να γίνονται αλλαγές στη σύμβαση ή να επαναδιαπραγματεύονται οι όροι της.
Στον πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται τα πιο συνήθη περιεχόμενα μιας τέτοιας ατζέντας. Σημειώνεται ότι τα περιεχόμενα αυτά δεν είναι εξαντλητικά και ότι μπορούν να προσθέτονται ή να αφαιρούνται θέματα ανάλογα, ώστε να καλύπτονται οι απαιτήσεις της συγκεκριμένης σύμβασης.
Πίνακας 6-1: Τυπικά περιεχόμενα Ατζέντας Εναρκτήριας Συνάντησης
- Εισαγωγή. Όλοι οι συμμετέχοντες (εκπρόσωποι της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου) συστήνονται σχετικά με την παρούσα θέση τους στο συγκεκριμένο Έργο και το ρόλο τους σε σχέση με την εκτέλεση της σύμβασης και δίνονται τα στοιχεία επικοινωνίας.
- Αντικείμενο Σύμβασης. Συζήτηση επί του αντικειμένου της σύμβασης ώστε να ξεκαθαριστεί τι ακριβώς αναμένει να πετύχει η Αναθέτουσα Αρχή από την εκτέλεση του συγκεκριμένου Έργου. Παρόλο που το αντικείμενο της σύμβασης είχε καθοριστεί ήδη από τα έγγραφα του διαγωνισμού και ο Ανάδοχος στην προσφορά του είχε αναλύσει το πως θα υλοποιήσει το αντικείμενο της σύμβασης σε περίπτωση που αυτή του ανατεθεί, σε αυτή τη χρονική στιγμή είναι καλό και χρήσιμο να δοθούν οι απαραίτητες διευκρινίσεις και από τις δύο πλευρές έτσι ώστε να μην εμφανιστούν προβλήματα κατά τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου, με ειδική αναφορά στην έγκαιρη, οικονομική και ποιοτική υλοποίηση του έργου.
- Όροι Σύμβασης. Περιληπτική αναφορά στους όρους και τις προϋποθέσεις της σύμβασης με έμφαση στους ειδικούς όρους. Αυτή η αναφορά βοηθάει στην αποφυγή των όποιων παρεξηγήσεων στα μετέπειτα στάδια υλοποίησης, επιτρέποντας στον Ανάδοχο να κατανοήσει καλύτερα τους όρους της σύμβασης πριν ξεκινήσει τις εργασίες του στο πλαίσιο του Έργου. Ειδική αναφορά να γίνεται στο πρόγραμμα εργασιών και στη σημασία της κρίσιμης διαδρομής.
- Απαιτήσεις. Συζήτηση για τις τεχνικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις αναφορών στο πλαίσιο της σύμβασης. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να δοθούν οι κατάλληλες εξηγήσεις στον Ανάδοχο για τις προδιαγραφές που θα πρέπει να πληρούν τα παραδοτέα προκειμένου να παραληφθούν από την Αναθέτουσα Αρχή. Επίσης, ο Ανάδοχος θα πρέπει να κατανοήσει τη σημασία των αναφορών που απαιτείται να συντάξει στο πλαίσιο του Έργου και το πόσο σημαντικό είναι οι αναφορές αυτές να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της σύμβασης.
- Διοίκηση Σύμβασης. Συζήτηση για τις διαδικασίες διοίκησης της σύμβασης με έμφαση στην παρακολούθηση του Αναδόχου και της προόδου των εργασιών του, καθώς και στη διαχείριση απαιτήσεων για αλλαγές ή τροποποιήσεις στη σύμβαση. Γίνεται ειδική αναφορά στους χρονικούς περιορισμούς και την έγκαιρη τεκμηριωμένη υποβολή τυχών απαιτήσεων.
- Δικαιώματα και Υποχρεώσεις. Περιληπτική αναφορά στα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των δύο μερών με έμφαση στις διαδικασίες αξιολόγησης της απόδοσης του Αναδόχου. Θα πρέπει να δοθούν σαφείς εξηγήσεις στον Ανάδοχο για τον τρόπο με τον οποίο θα γίνεται η παρακολούθηση και η αξιολόγηση της απόδοσής του, τόσο κατά τη διάρκεια υλοποίησης της σύμβασης όσο και κατά το κλείσιμό της. Επίσης θα πρέπει να ενημερωθεί ότι, τυχόν αποτυχία στην εκτέλεση των καθηκόντων του βάσει της σύμβασης ή μη ικανοποιητική απόδοση κατά την υλοποίηση του Έργου, ενδέχεται να οδηγήσει σε αποκλεισμό του από τη μελλοντική ανάληψη οποιασδήποτε δημόσιας σύμβασης για καθορισμένο χρονικό διάστημα.
- Ενδεχόμενα Προβλήματα. Θα πρέπει, από την πλευρά της Αναθέτουσας Αρχής, να τεθούν θέματα που ενδέχεται να δημιουργήσουν μελλοντικά προβλήματα και να προταθούν από κοινού λύσεις για την αντιμετώπισή τους.
- Πληρωμές. Επεξήγηση στον Ανάδοχο των απαιτήσεων τιμολόγησης και της διαδικασίας πληρωμών. Το θέμα των πληρωμών αποκτά ιδιαίτερη βαρύτητα στην περίπτωση που οι πληρωμές συνδέονται με την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων από την πλευρά του Αναδόχου ή με συγκεκριμένα ορόσημα. Στην περίπτωση που στη σύμβαση υπάρχει πρόνοια για την καταβολή αποζημίωσης στον Ανάδοχο για κάποια από τα έξοδα που πραγματοποιεί στο πλαίσιο υλοποίησης του Έργου, θα πρέπει να συζητηθεί η αντίστοιχη διαδικασία βάσει της οποίας θα γίνεται πιστοποίηση των εξόδων και καταβολή της αποζημίωσης. Επίσης στην περίπτωση που η σύμβαση προνοεί για ρήτρες καθυστέρησης θα πρέπει να επεξηγηθεί ότι αυτές επιβάλλονται με βάση τους όρους της σύμβασης.
- Παραλαβές/ Αποδοχές Παραδοτέων. Συζήτηση με τον Ανάδοχο των διαδικασιών που θα εφαρμόζονται για την παραλαβή/ αποδοχή και έγκριση των παραδοτέων του. Να τεθούν οι χρονικοί περιορισμοί και το ποιοτικό επίπεδο των παραδοτέων, το δικαίωμα της Αναθέτουσας Αρχής για τροποποιήσεις και αναθεωρήσεις και το πότε θεωρείται ότι το παραδοτέο έχει εγκριθεί / ή έχει γίνει αποδεκτό.
- Αρμοδιότητες/ Εξουσίες. Οι εκπρόσωποι της Αναθέτουσας Αρχής θα πρέπει να εξηγήσουν τα όρια των αρμοδιοτήτων τους και της εξουσίας τους στο πλαίσιο διαχείρισης και διοίκησης της σύμβασης και να πάρουν την ίδια πληροφόρηση από τους εκπροσώπου, του Αναδόχου.
- Υποδείγματα. Δίδονται στον ανάδοχο υποδείγματα για τα έντυπα που τυχόν θα χρειαστεί να υποβληθούν. Π.χ. αιτήματα πληρωμών, πρόγραμμα εργασίας κλπ.
- Διαδικαστικά. Αποφασίζονται τα διαδικαστικά π.χ. πότε και πόσο τακτικά θα γίνονται οι συναντήσεις κλπ
|