Οι υποχρεώσεις δημοσιότητας των Αναθετουσών Αρχών στο πλαίσιο της σύναψης μιας δημόσιας σύμβασης περιλαμβάνουν τη δημοσίευση:
- προκαταρκτικής προκήρυξης (προαιρετική)
- προκήρυξης διαγωνισμού (υποχρεωτική) και
- γνωστοποίηση ανάθεσης σύμβασης (υποχρεωτική - παρουσιάζεται στο Κεφάλαιο 4 του Οδηγού).
Αυτές οι υποχρεώσεις δημοσιότητας, όπως περιγράφονται στις παραγράφους που ακολουθούν (και στο Κεφάλαιο 4 για την προκήρυξη ανάθεσης της σύμβασης), αφορούν όλους τους διαγωνισμούς. Οι δημοσιεύσεις γίνονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Δημοκρατίας (και δυνητικά και στον εγχώριο τύπο) και θα πρέπει να συνταχθούν σύμφωνα με τα υποδείγματα του Παραρτήματος V του Ν. 73(Ι)/2016.
Για τις συμβάσεις των οποίων η εκτιμώμενη αξία είναι κάτω από τα όρια του άρθρου 90 του Ν. 73(Ι)/2016 (συνοπτικές διαδικασίες) δεν υπάρχει καμία σχετική υποχρέωση δημοσιότητας εκ μέρους των Αναθετουσών Αρχών. Εντούτοις, οι Αναθέτουσες Αρχές πρέπει να καταχωρούν όλες τις συμβάσεις στο ηλεκτρονικό σύστημα σύναψης συμβάσεων για στατιστικούς σκοπούς. ΠΡΟΣΟΧΗ καθώς σύμφωνα με τη νομοθεσία, ουδεμία πληρωμή διενεργείται για σύμβαση που ανατέθηκε βάσει διαδικασίας σύναψης δημόσιας σύμβασης, πριν από την ενημέρωση του Συστήματος eProcurement, εκτός εάν πρόκειται για συνοπτική διαδικασία, όπου είναι δυνατόν να λαμβάνεται έγκριση από τον Ελέγχοντα Λειτουργό ως ορίζεται στο άρθρο 2 του περί Δημοσιονομικής Ευθύνης και του Δημοσιονομικού Πλαισίου Νόμου. Όσον αφορά τις συνοπτικές διαδικασίες, η νομοθεσία διαλαμβάνει ότι η ενημέρωση του Συστήματος eProcurement αφορά τους συμμετέχοντες στη διαδικασία, τον ανάδοχο της σύμβασης και το ποσό ανάθεσης της σύμβασης, καθώς και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία ήθελε καθοριστούν με Εγκύκλιο της Αρμόδιας Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων.
Σημειώνεται ότι, η εν λόγω νομοθετική υποχρέωση αφορά όλες τις πληρωμές που θα διενεργηθούν μετά τις 4 Ιουλίου 2025, ανεξαρτήτως της ημερομηνίας έκδοσης των τιμολογίων.
Εν όψει των προνοιών της νομοθεσίας, για συμβάσεις ανεξαρτήτως αξίας, για τις οποίες ολοκληρώθηκε η διαδικασία ανάθεσης και ενημερώθηκε το Σύστημα eProcurement, π.χ. ανοικτή, κλειστή, ανταγωνιστική διαδικασία με διαπραγμάτευση, διαδικασία διαπραγμάτευσης χωρίς προηγούμενη δημοσίευση προκήρυξης σύμβασης, συνοπτικές διαδικασίες κλπ., θα πρέπει τα αποδεικτικά που υποβάλλονται προς τον Ελέγχοντα Λειτουργό για τη σύσταση της πρώτης πληρωμής, να περιλαμβάνουν το έντυπο που εσωκλείεται στην Εγκύκλιο ΓΛ / ΑΑΔΣ 115, ημερομηνίας 10 Ιουλίου 2025, το οποίο αποδεικνύει ότι έχουν συμπληρωθεί τα πεδία που αφορούν την ανάθεση σύμβασης.
Περαιτέρω, για την καλύτερη εφαρμογή της νομοθεσίας, συστήνεται όπως, προκειμένου να καταστεί πιο λειτουργική η διαχείριση των σχετικών υποχρεώσεων από τις αναθέτουσες αρχές και τους αναθέτοντες φορείς της Δημοκρατίας, και λαμβάνοντας υπόψη τη σχέση κόστους οφέλους, ζητηθεί και παραχωρηθεί από τους Ελέγχοντες Λειτουργούς γενική έγκριση για εξαίρεση από την υποχρέωση ενημέρωσης του Συστήματος eProcurement πριν την διενέργεια της πληρωμής, για κάθε έργο, προμήθεια και υπηρεσία με αξία που δεν υπερβαίνει τις €2.000. Σε περίπτωση παραχώρησης τέτοιας έγκρισης, η υποχρέωση για ενημέρωση του Συστήματος eProcurement θα διεκπεραιώνεται με την συγκεντρωτική καταχώρηση του αριθμού και της συνολικής αξίας για προμήθειες, υπηρεσίες και έργα με αξία μέχρι €2.000, σε τριμηνιαία βάση.
Για τη διευκόλυνση της υλοποίησης της πιο πάνω διαδικασίας, έχουν γίνει διευθετήσεις ώστε η πληροφόρηση να συλλέγεται διαδικτυακά, μέσω της ιστοσελίδας του Γενικού Λογιστηρίου της Δημοκρατίας για τις Δημόσιες Συμβάσεις www.publicprocurement.gov.cy. Η εν λόγω διαδικασία, θα παρακολουθείται από το Γενικό Λογιστήριο της Δημοκρατίας ως Αρμόδια Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων, η οποία θα ενημερώνει το Σύστημα eProcurement.
Η πιο πάνω σύσταση γίνεται χωρίς επηρεασμό της δυνατότητας του Ελέγχοντα Λειτουργού να δίδει επιπλέον εγκρίσεις για εξαίρεση, σύμφωνα με τη νομοθεσία, συγκεκριμένων ή διαφορετικών περιπτώσεων / κατηγοριών αναγκών. Σε περίπτωση παραχώρησης τέτοιας έγκρισης, η υποχρέωση για εκ των υστέρων ενημέρωση του Συστήματος παραμένει για κάθε σύμβαση που υπερβαίνει τις €2.000.
Οι υποχρεώσεις δημοσιότητας των Αναθετόντων Φορέων (Ν.140(Ι)/2016 στο πλαίσιο της σύναψης μιας σύμβασης περιλαμβάνουν τις προκηρύξεις που αναφέρονται πιο κάτω. Επισημαίνεται σχετικά ότι ενώ η κάθε μια χαρακτηρίζεται ως προαιρετική, η δημοσίευση μιας από τις τρεις πιο κάτω προκηρύξεις είναι υποχρεωτική για την έναρξη του διαγωνισμού:
- περιοδικής ενδεικτικής προκήρυξης (προαιρετική)
- προκήρυξης για την ύπαρξη συστήματος προεπιλογής (προαιρετική)
- προκήρυξης σύμβασης (προαιρετική) και
- γνωστοποίησης ανάθεσης σύμβασης (υποχρεωτική - παρουσιάζεται στο Κεφάλαιο 4 του Οδηγού).
