ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ

• Ο Συντονιστής θα πρέπει να ελέγχει κατά πόσον τα τιμολόγια ανταποκρίνονται στην πρόοδο των εργασιών του Αναδόχου και στο παραγόμενο αποτέλεσμα. Αυτό προϋποθέτει ότι η πρόοδος του Έργου του Αναδόχου είναι μετρήσιμη. Τα πραγματοποιούμενα έξοδα ή τα υποβαλλόμενα τιμολόγια δεν είναι από μόνα τους αξιόπιστοι και επαρκείς δείκτες της προόδου του αντικειμένου της σύμβασης και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται ως τέτοιοι. 
  

• Συστήνεται να πραγματοποιείται ενδελεχής έλεγχος του πρώτου τιμολογίου σε στενή συνεργασία με τον Ανάδοχο, ως προς τη μορφή και το επίπεδο λεπτομέρειας των στοιχείων που θα πρέπει να περιέχει,  ώστε να διευκολύνεται ο έλεγχος και η έγκριση των επόμενων τιμολογίων.
  

• Οι καθυστερήσεις που οφείλονται στη μη ορθή συμπλήρωση των τιμολογίων από τον Ανάδοχο μπορούν να περιοριστούν με το να συμπεριλαμβάνονται στη σύμβαση ή να δίνονται κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνάντησης, αναλυτικές οδηγίες για την ορθή συμπλήρωση των τιμολογίων. Οι οδηγίες αυτές ενδέχεται να περιλαμβάνουν και κάποιο υπόδειγμα συμπληρωμένου τιμολογίου.

• Τόσο ο Συντονιστής όσο και το προσωπικό του Τμήματος ή της Διεύθυνσης που είναι υπεύθυνο/η για την διεκπεραίωση των πληρωμών, θα πρέπει πάντα να ελέγχουν την αριθμητική ακρίβεια των αναγραφόμενων στα τιμολόγια ποσών (π.χ. υποδιαστολές σε αριθμούς, αριθμητικές πράξεις) ώστε να αποφεύγεται η πληρωμή του Αναδόχου με μεγαλύτερο ποσό από αυτό που θα έπρεπε πραγματικά να καταβληθεί με βάση το ορθό τιμολόγιο.

• Ο Συντονιστής θα πρέπει να ελέγχει ότι ο Ανάδοχος έχει τιμολογήσει μόνο για τα παραδοτέα (προϊόντα, υπηρεσίες) που έχουν παραληφθεί από την Αναθέτουσα Αρχή. Επίσης θα πρέπει να ελέγχει ότι το τιμολόγιο δεν αναφέρεται σε παραδοτέα τα οποία έχουν ήδη πληρωθεί.

• Στις περιπτώσεις που η τιμολόγηση γίνεται με βάση τιμή μονάδος (π.χ. προμήθεια προϊόντων, χρέωση ανθρωποχρόνου), ο Συντονιστής θα πρέπει να ελέγχει ότι οι αναγραφόμενες στο τιμολόγιο τιμές μονάδος δεν διαφέρουν από αυτές που έχουν καθοριστεί βάσει της σύμβασης. Επίσης θα πρέπει να ελέγχει κατά πόσον οι αναγραφόμενες στο τιμολόγιο ποσότητες συνάδουν με τις οριστικά επιμετρηθείσες/ παραληφθείσες. 

• Στις περιπτώσεις που οι πληρωμές του Αναδόχου καταβάλλονται σε ποσοστιαίες δόσεις (% επί της συνολικής αξίας της σύμβασης) ο Συντονιστής θα πρέπει να ελέγχει ότι το ποσό που αναγράφεται στο τιμολόγιο αντιστοιχεί πράγματι στο ποσοστό της συγκεκριμένης δόσης όπως αυτό έχει καθοριστεί στη σύμβαση.  

• Στις περιπτώσεις που οι πληρωμές του Αναδόχου συνδέονται με την παραλαβή/ αποδοχή συγκεκριμένων παραδοτέων, ο Συντονιστής θα πρέπει να ελέγχει ότι τα συγκεκριμένα παραδοτέα έχουν εγκριθεί από την Καθοδηγητική Επιτροπή του Έργου και ότι το τιμολόγιο που εκδόθηκε από τον Ανάδοχο αντιστοιχεί στα παραδοτέα αυτά όπως ορίζεται στη σύμβαση.   

• Στις περιπτώσεις που οι πληρωμές του Αναδόχου συνδέονται με την έγκριση ενδιάμεσων εκθέσεων προόδου, ο Συντονιστής θα πρέπει να ελέγχει, εκτός από την αντίστοιχη έκθεση, αν έχουν εγκριθεί όλα τα παραδοτέα που θα έπρεπε να έχουν υποβληθεί μέχρι τη χρονική στιγμή υποβολής της κάθε ενδιάμεσης έκθεσης. 

• Στις περιπτώσεις Συμβάσεων Επιμέτρησης Ανθρωποχρόνου, ο Συντονιστής θα πρέπει να πιστοποιεί τις χρεώσεις ανθρωποχρόνου, δηλαδή να εγκρίνει τα Δελτία Απασχόλησης (Timesheets), ελέγχοντας ότι ο δηλωμένος ανθρωποχρόνος αντιστοιχεί όντως στον πραγματικό δεδουλευμένο χρόνο, ότι τα άτομα για τα οποία υποβάλλονται τα Δελτία Απασχόλησης είναι πράγματι αυτά τα οποία είχαν δηλωθεί για την υλοποίηση των συγκεκριμένων δραστηριοτήτων/ εργασιών και ότι το σύνολο (αθροιστικά) του πιστοποιημένου χρόνου μέχρι εκείνη τη χρονική στιγμή δεν ξεπερνά τον ανθρωποχρόνο που καθορίζεται στη σύμβαση.

• Στις περιπτώσεις Συμβάσεων Επιμέτρησης Ανθρωποχρόνου ή/και σε περιπτώσεις Συμβάσεων Συνολικής Αξίας που προβλέπεται να πληρώνονται μετά από απολογιστική επιμέτρηση εργασιών, ο Συντονιστής θα πρέπει να ελέγχει ότι το ποσό που αναγράφεται στα τιμολόγια των ενδιάμεσων δόσεων αντιστοιχεί στον παρασχεθέντα και πιστοποιηθέντα ανθρωποχρόνο ή στις παρασχεθείσες και πιστοποηθείσες εργασίες επί την κατά περίπτωση προσφερθείσα τιμή μονάδας. Στις περιπτώσεις αυτές θα πρέπει να ελέγχεται ότι σε κάθε ενδιάμεση πληρωμή, θα αφαιρείται από την οφειλόμενη αξία το ποσό της αναλογούσας προκαταβολής, απομειούμενης αντίστοιχα της εγγύησης προκαταβολής.

• Στις περιπτώσεις συμβάσεων που συγκεκριμένες κατηγορίες εξόδων του Αναδόχου καλύπτονται/ πληρώνονται από την Αναθέτουσα Αρχή κατόπιν έγκρισης της Φόρμας Εξόδων (Expense Form) και προσκόμισης των αντίστοιχων αποδείξεων/ τιμολογίων, θα πρέπει να γίνεται προσεκτικός έλεγχος των δηλωθέντων εξόδων ώστε να διασφαλίζεται ότι αυτά δεν έχουν πραγματοποιηθεί πρόωρα σε σχέση με τον προγραμματισμό των αντίστοιχων δραστηριοτήτων, ότι έχουν πραγματοποιηθεί εντός της διάρκειας της σύμβασης, ότι σχετίζονται με την πρόοδο του έργου και ότι το σύνολο (αθροιστικά) των εγκεκριμένων εξόδων για τη συγκεκριμένη κατηγορία μέχρι εκείνη τη χρονική στιγμή δεν ξεπερνά το ποσό που έχει καθοριστεί με βάση τη σύμβαση. 

ΕΓΚΡΙΣΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ

• Το τιμολόγιο εγκρίνεται και προωθείται για πληρωμή από τον Συντονιστή 

• Σε περίπτωση που ο Συντονιστής κρίνει ότι η απαιτούμενη από τον Ανάδοχο πληρωμή ξεπερνά αυτή που αντιστοιχεί στην πρόοδο του Έργου, μπορεί να ζητήσει εξηγήσεις ή διευκρινίσεις από τον Ανάδοχο πριν προχωρήσει στην έγκριση του τιμολογίου.     

ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ

• Όλες οι πληρωμές θα πραγματοποιούνται κατόπιν έγκρισης του αντίστοιχου τιμολογίου του Αναδόχου από την Αναθέτουσα Αρχή. Στις περιπτώσεις που η σύμβαση προβλέπει την καταβολή προκαταβολής, θα πρέπει να απαιτείται από τον Ανάδοχο η προσκόμιση ισόποσης Εγγύησης Προκαταβολής ως έναντι. (Η Εγγύηση Προκαταβολής θα πρέπει να συντάσσεται σύμφωνα με το σχετικό υπόδειγμα του συνημμένου στα Έγγραφα Προσφορών Προσαρτήματος).

• Οι πληρωμές θα καταβάλλονται στον Τραπεζικό Λογαριασμό του Αναδόχου, ο οποίος θα γνωστοποιείται στην Αναθέτουσα Αρχή με την έναρξη της σύμβασης χρησιμοποιώντας το αντίστοιχο έντυπο που παρατίθεται στο συνημμένο Προσάρτημα των πρότυπων Εγγράφων Διαγωνισμού. 

• Το προσωπικό του Τμήματος ή της Διεύθυνσης που είναι υπεύθυνο/η για τη πραγματοποίηση των πληρωμών θα πρέπει να επιστρέφει αντίγραφο του τιμολογίου που έχει πληρωθεί στον Συντονιστή προκειμένου να το καταχωρήσει στο αρχείο της σύμβασης. Η τήρηση ενός μητρώου πληρωμών, είναι απαραίτητη για την παρακολούθηση των απαιτήσεων πληρωμής (έξοδα ή αμοιβή) του Αναδόχου σε σχέση με τα προβλεπόμενα στη σύμβαση.  

• Στις περιπτώσεις συμβάσεων προμηθειών ή συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, ο χρόνος μεταξύ του χρονικού σημείου έναρξης του δικαιώματος αμοιβής του Αναδόχου, όπως αυτό προσδιορίζεται στο αντίστοιχο άρθρο των Ειδικών Όρων της Σύμβασης και της ημερομηνίας χρέωσης του λογαριασμού της Αναθέτουσας Αρχής δεν θα πρέπει να ξεπερνά τις 30 ημερολογιακές ημέρες (εκτός αν άλλως ορίζεται στη σύμβαση). Παρόλα αυτά, οι πληρωμές δεν θα πρέπει να πραγματοποιούνται αδικαιολόγητα πολύ νωρίς (εντός πάντα του χρονικού διαστήματος που καθορίζεται στη σύμβαση) εκτός και αν υπάρχει όρος στη σύμβαση σύμφωνα με τον οποίο η Αναθέτουσα Αρχή θα αποκομίσει κάποιο όφελος από τον Ανάδοχο (π.χ. δωρεάν μεταφορά και παράδοση, έκπτωση λόγω γρήγορης πληρωμής, κλπ.)

• Η πληρωμή του τελικού υπόλοιπου υπόκειται στην εκτέλεση από τον Ανάδοχο όλων των υποχρεώσεών του βάσει της σύμβασης και την έγκριση/ παραλαβή του συνόλου των προϊόντων ή των υπηρεσιών. 

• Το σύνολο των πληρωμών προς τον Ανάδοχο δεν θα πρέπει να ξεπερνά την αξία της σύμβασης.

• Η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να κατακρατεί πληρωμές του Αναδόχου σε περιπτώσεις που κάτι τέτοιο κρίνεται αναγκαίο για την προστασία των συμφερόντών της εφόσον αυτές αναφέρονται ρητώς στη σύμβαση. Ενδεικτικά αναφέρονται ορισμένες από αυτές τις περιπτώσεις:

• Υπάρχει ουσιώδης αθέτηση των όρων της σύμβασης από τον Ανάδοχο

• Λάθη ή παραλήψεις στα τιμολόγια

• Έξοδα τα οποία δεν υποστηρίζονται από τις ανάλογες αποδείξεις

• Για την κάλυψη των υπερβάσεων σε προηγούμενες πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν στο πλαίσιο της ίδιας σύμβασης

• Η απόδοση του Αναδόχου κρίνεται ως μη συμμορφούμενη ή μη αποδεκτή  

• Η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί με γραπτή ειδοποίησή της προς τον Ανάδοχο, να αναστείλει εξ’ ολοκλήρου ή εν μέρει, τις πληρωμές που του οφείλονται βάσει της σύμβασης, εάν λαμβάνει χώρα και συνεχίζεται οποιοδήποτε από τα ακόλουθα γεγονότα:

• ο Ανάδοχος αθετεί την εκτέλεση της σύμβασης,

• οποιαδήποτε άλλη προϋπόθεση για την οποία ο Ανάδοχος φέρει ευθύνη δυνάμει της σύμβασης και η οποία, κατά την γνώμη της Αναθέτουσας Αρχής, παρεμβαίνει ή απειλεί να παρέμβει στην επιτυχή ολοκλήρωση του Έργου ή της σύμβασης.

• Ο Μηχανικός θα πρέπει να καθορίζει τη μορφή των Λογαριασμών (Ενδιάμεσων & Τελικού) που οφείλει να καταθέτει ο Ανάδοχος ώστε να διευκολύνεται ο έλεγχος και η σύνταξη των αντίστοιχων Πιστοποιητικών Πληρωμής.

• Στις περιπτώσεις συμβάσεων δημοσίων έργων με κατά προσέγγιση ποσότητες, ο Μηχανικός θα πρέπει να ελέγχει ότι οι αναγραφόμενες στους Λογαριασμούς τιμές μονάδος δεν διαφέρουν από αυτές που έχουν καθοριστεί βάσει της σύμβασης. Επίσης θα πρέπει να ελέγχει κατά πόσον οι αναγραφόμενες ποσότητες συνάδουν με τις οριστικά επιμετρηθείσες.

• Στις περιπτώσεις συμβάσεων δημοσίων έργων με κατ’ αποκοπή ποσό, χωρίς ποσότητες, ο Μηχανικός θα πρέπει να ελέγχει ότι το ποσό που Ανάδοχος δηλώνει στους Λογαριασμούς ως αξία των Μόνιμων Έργων που εκτελέστηκαν αντιστοιχεί στο ποσοστό συμπλήρωσης κάθε συνιστώσας του έργου που καθορίζεται στην Ανάλυση Ποσού Συμβολαίου.

• Ο Μηχανικός θα πρέπει εντός 35 ημερών (εκτός αν άλλως ορίζεται στη σύμβαση) από την παραλαβή του Μηνιαίου Λογαριασμού να παραδώσει στην Αναθέτουσα Αρχή Πιστοποιητικό Ενδιάμεσης Πληρωμής δηλώνοντας το ποσό που ο ίδιος θεωρεί οφειλόμενο και πληρωτέο στον Ανάδοχο λαμβάνοντας υπόψη το ποσοστό κράτησης που προβλέπεται στη σύμβαση (μέχρι το κρατηθέν ποσό να φτάσει στο Όριο Ποσού Κράτησης ⁴ που αναφέρεται στη σύμβαση), τα ποσά που έχουν καταστεί οφειλόμενα και πληρωτέα από τον Ανάδοχο στην Αναθέτουσα Αρχή και το ποσό για την αποπληρωμή της προκαταβολής (αρχής γενομένης από τη στιγμή που η συνολική πιστοποιημένη αξία υπερβεί το 30% του Καθαρού Ποσού της Σύμβασης).

• Ο Μηχανικός δεν θα πρέπει να πιστοποιεί οποιοδήποτε ποσό για πληρωμή μέχρι η Εγγύηση Πιστής Εκτέλεσης να υποβληθεί από τον Ανάδοχο και να εγκριθεί από την Αναθέτουσα Αρχή.

• Ο Μηχανικός μπορεί μέσω οποιουδήποτε Πιστοποιητικού Ενδιάμεσης Πληρωμής να διορθώνει ή να τροποποιεί οποιοδήποτε προηγούμενο πιστοποιητικό έχει εκδοθεί από αυτόν.

• Στην περίπτωση που ο Μηχανικός κατά τον έλεγχο του Προσχεδίου του Τελικού Λογαριασμού διαφωνεί ή δεν μπορεί να επιβεβαιώσει οποιοδήποτε μέρος αυτού, θα πρέπει να ζητήσει επιπρόσθετα στοιχεία από τον Ανάδοχο ή τη διενέργεια αλλαγών στο προσχέδιο προκειμένου να επιτευχθεί συμφωνία. Στην περίπτωση που δεν επιτευχθεί συμφωνία, ο Μηχανικός θα πρέπει να εκδίδει Πιστοποιητικό Ενδιάμεσης Πληρωμής για τα μέρη του Προσχεδίου του Τελικού Λογαριασμού για τα οποία δεν υπάρχει διαφωνία.

• Ο Μηχανικός θα πρέπει εντός 84 ημερών (εκτός αν άλλως ορίζεται στη σύμβαση) από την παραλαβή του Τελικού Λογαριασμού και της γραπτής Δήλωσης Εξόφλησης να εκδώσει το Πιστοποιητικό Τελικής Πληρωμής.

• Το ποσό που οφείλεται στον Ανάδοχο με βάση οποιοδήποτε Πιστοποιητικό Ενδιάμεσης Πληρωμής που εκδίδεται από το Μηχανικό πρέπει να πληρωθεί από την Αναθέτουσα Αρχή εντός 28 ημερών από την παράδοση του πιστοποιητικού αυτού στην Αναθέτουσα Αρχή, ή στην περίπτωση του Πιστοποιητικού Τελικής Πληρωμής, εντός 56 ημερών από τη στιγμή της παράδοσης (εκτός αν άλλως ορίζεται στη σύμβαση).