Τα Ενδιαφερόμενα Μέρη του Έργου (Project Stakeholders) είναι μεμονωμένα άτομα, ομάδες ατόμων, οργανισμοί ή εταιρείες που επηρεάζουν ή επηρεάζονται άμεσα ή έμμεσα, θετικά ή αρνητικά, από τις διεργασίες και τα αποτελέσματα του Έργου.
Γενικά, υπάρχουν πολλοί τρόποι ομαδοποίησης των ενδιαφερόμενων μερών. Δύο από τους συνηθέστερους είναι οι εξής:
α. Σύμφωνα με την επίδραση που έχουν στο Έργο:
- Εκείνα που έχουν άμεση σχέση με το Έργο, όπως ο Υπεύθυνος Συντονιστής, τα μέλη της Ομάδας
- Έργου, ο Φορέας Χρηματοδότησης, ο πελάτης, οι χρήστες, οι οικονομικοί φορείς και οι υπεργολάβοι.
- Εκείνα που ασκούν επιρροή στις φυσικές, τεχνολογικές, εμπορικές, χρηματοοικονομικές, κοινωνικοοικονομικές ή πολιτικές συνθήκες, όπως τεχνικά επιμελητήρια, πολιτικά κόμματα, περιβαλλοντικοί φορείς, πολίτες, μη κυβερνητικές οργανώσεις και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.
- Εκείνα που έχουν ιεραρχική σχέση με το Έργο, όπως κρατικές αρχές σε τοπικό, περιφερειακό και εθνικό επίπεδο.
- Εκείνα τα άτομα, οι ομάδες και οι ενώσεις με κεκτημένα δικαιώματα τα οποία ορισμένες φορές είναι τελείως άσχετα με το Έργο, που όμως αντιμετωπίζουν το Έργο ως ευκαιρία να επιδιώξουν την επίτευξη δικών τους σκοπών.
β. Σύμφωνα με τη σχετική ικανότητά τους να επηρεάσουν το Έργο:
- Εκείνα που είναι ελέγξιμα
- Εκείνα που είναι επιδεκτικά επηρεασμού και, τέλος,
- Εκείνα, των οποίων η ικανότητα επιρροής πρέπει να εκτιμηθεί.
Για να διασφαλίσει την επιτυχία του Έργου, η Ομάδα Διαχείρισης Έργου πρέπει να εντοπίζει τα ενδιαφερόμενα μέρη, να προσδιορίζει τις απαιτήσεις τους και, στη συνέχεια, να διαχειρίζεται και να επηρεάζει τις απαιτήσεις αυτές. Η διαχείριση των προσδοκιών των ενδιαφερόμενων μερών είναι δύσκολο έργο, καθώς τα ενδιαφερόμενα μέρη συχνά έχουν διαφορετικούς στόχους που μπορεί και να συγκρούονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα: ο Διευθυντής του τμήματος Πληροφορικής που ζήτησε ένα νέο Σύστημα Διοικητικής Πληροφόρησης (MIS) μπορεί να επιθυμεί χαμηλό κόστος, ο αρχιτέκτονας του συστήματος μπορεί να δίνει έμφαση στις καλύτερες τεχνικές επιδόσεις και ανάδοχος που είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη του λογισμικού μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για τη μεγιστοποίηση των κερδών του.
Γενικά, οι συνολικές ή επιμέρους διαφορές μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών θα πρέπει να επιλύονται με γνώμονα το όφελος του πελάτη. Αυτό, ωστόσο, δεν σημαίνει ότι οι ανάγκες και οι προσδοκίες των υπολοίπων ενδιαφερόμενων μερών θα πρέπει να αγνοούνται. Η εξεύρεση κατάλληλων λύσεων στις περιπτώσεις τέτοιων διαφορών μπορεί να αποτελέσει μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις της Διαχείρισης Έργου.
