Παράδειγμα: Έργο «Βελτίωση της ικανότητας υλοποίησης των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών»  

Πρόκειται για Έργο Παροχής Υπηρεσιών. Τα κύρια Παραδοτέα που πρέπει να παραχθούν από τον Ανάδοχο είναι τα εξής:

• Σχέδιο Δράσης για την ΔΔΣ ώστε να είναι έτοιμη να αναλάβει τον νέο ρόλο της 
• Οδηγός Βέλτιστων Πρακτικών για τη Σύναψη και Εκτέλεση Δημοσίων Συμβάσεων 
• Κώδικας Δεοντολογίας για τη Σύναψη Δημοσίων Συμβάσεων
• Στρατηγική εκπαίδευσης για εμπλεκόμενα στη σύναψη δημοσίων συμβάσεων άτομα 
• Πρόγραμμα Εκπαίδευσης και εκπαιδευτικό υλικό 
• Κύκλοι εκπαίδευσης

Επιπλέον, ο Ανάδοχος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση της διαχείρισης του Έργου και, κατά συνέπεια, την υποβολή ενδιάμεσων εκθέσεων προόδου, καθώς και τελικής έκθεσης και έκθεσης αξιολόγησης.   

(Αναλυτική περιγραφή του Έργου (των δραστηριοτήτων) δίνεται στο 7.4.1.2)

Η Διεργασία Διαχείρισης Αποδοχών Παραδοτέων (Acceptance Management Process) θα μπορούσε να έχει ως εξής:

Τα Παραδοτέα που υποβάλλονται από τον Ανάδοχο διανέμονται σε προκαθορισμένους υπεύθυνους επισκόπησης, συνοδευόμενα από τα κριτήρια αποδοχής και από σχετικές οδηγίες για τη διεργασία αποδοχής παραδοτέων. Κάθε υπεύθυνος επισκόπησης διατυπώνει τα σχόλιά του και, στη συνέχεια, τα σχόλια όλων των υπευθύνων επισκόπησης αποτελούν τη βάση συζήτησης στο πλαίσιο συνάντησης επισκόπησης (review meeting). Ως αποτέλεσμα της διεργασίας επισκόπησης, διαμορφώνεται ένας κατάλογος σφαλμάτων, ασυμφωνιών και συστάσεων. Ο κατάλογος αυτός διαβιβάζεται στον Ανάδοχο προκειμένου να προβεί στις αναγκαίες προσαρμογές/ τροποποιήσεις και να υποβάλει την αναθεωρημένη έκδοση του παραδοτέου στην Αναθέτουσα Αρχή. Αφού διασφαλιστεί ότι τα κριτήρια για την αποδοχή του παραδοτέου έχουν ικανοποιηθεί πλήρως, η Επιτροπή Επισκόπησης (Review Board) συντάσσει έκθεση όπου εισηγείται την αποδοχή του παραδοτέου από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου. Η τελευταία, αφού μελετήσει την έκθεση, αποφασίζει κατά πόσον το παραδοτέο θα γίνει αποδεκτό ή όχι. Σε περίπτωση θετικής απόφασης, συμπληρώνεται και υπογράφεται επίσημο Έντυπο Έγκρισης Παραδοτέου.

Περισσότερες λεπτομέρειες για τη διαδικασία διαχείρισης αποδοχών παραδοτέων δίνονται στη συνέχεια: 

α. Προετοιμασία της συνάντησης επισκόπησης

Στο βήμα αυτό εκτελούνται οι ακόλουθες εργασίες:

• Ορισμός της Επιτροπής Επισκόπησης (Review Board)

Ιδανικά, η Επιτροπή Επισκόπησης θα ορίζεται στην αρχή του Έργου, ενώ θα πρέπει να ορίζονται τουλάχιστον ο Πρόεδρος της Επιτροπής και ορισμένοι υπεύθυνοι επισκόπησης που θα συμμετέχουν σε όλες τις επισκοπήσεις. Εάν αυτό δεν έχει γίνει, η Επιτροπή πρέπει να οριστεί πριν το Παραδοτέο καταστεί διαθέσιμο προς επισκόπηση.

• Ορισμός Χρόνου και Τόπου Διεξαγωγής της Συνάντησης Επισκόπησης (Review Meeting)

Η Συνάντηση Επισκόπησης θα πρέπει να διεξάγεται σε χρόνο και σε τόπο που εξυπηρετούν τα μέλη της Επιτροπής και τους Εκπροσώπους του Αναδόχου. Προκειμένου να παρέχεται στους Υπεύθυνους Επισκόπησης χρόνος για τη διενέργεια των ατομικών επισκοπήσεών τους και παράλληλα να διατηρείται η κεκτημένη ταχύτητα του Έργου, η Συνάντηση Επισκόπησης δεν θα πρέπει να πραγματοποιείται σε λιγότερες από πέντε (5) ή σε περισσότερες από δέκα (10) εργάσιμες ημέρες από την έκδοση της Επιστολής Πρόσκλησης. Ο ακριβής χρόνος και τόπος ορίζονται συνήθως από τον Γραμματέα της Επιτροπής για λογαριασμό του Προέδρου.

• Έκδοση της Επιστολής Πρόσκλησης σε Επισκόπηση (Review Invitation Letter)

Η επιστολή πρόσκλησης επιβεβαιώνει τη σύνθεση της Επιτροπής Επισκόπησης, καθώς και τον χρόνο και τον τόπο όπου θα λάβει χώρα η συνάντηση επισκόπησης. Η επιστολή πρόσκλησης απευθύνεται στα μέλη της Επιτροπής Επισκόπησης (συνοδευόμενη από όλα τα απαραίτητα στοιχεία και από κατευθυντήριες σημειώσεις για τους Υπεύθυνους Επισκόπησης) και στους εκπροσώπους του Αναδόχου.  

β. Ατομική επισκόπηση

Το βήμα αυτό λαμβάνει χώρα μεταξύ της έκδοσης της Επιστολής Πρόσκλησης σε Επισκόπηση και της Συνάντησης Επισκόπησης, δηλ. στη διάρκεια χρονικής περιόδου 5-10 εργάσιμων ημερών. Θα πρέπει να επισημανθούν τα ακόλουθα σημεία:

• Στη διάρκεια της αυτής περιόδου, κάθε υπεύθυνος επισκόπησης εξετάζει το παραδοτέο για να εντοπίσει σφάλματα και ζητήματα. Μπορεί κάλλιστα να λάβει βοήθεια από άλλα μέλη του τμήματός του. Τα σφάλματα ορίζονται ως στοιχεία που απαιτούν διόρθωση και τα οποία πιθανότατα δεν θα αμφισβητηθούν. Τα ζητήματα ορίζονται ως σημεία για τα οποία ενδέχεται να απαιτηθεί η τροποποίηση του Παραδοτέου από τον Ανάδοχο ή σημεία για τα οποία απαιτούνται περαιτέρω διευκρινίσεις ή συζήτηση ώστε να επιβεβαιωθεί ποιο ακριβώς είναι το πρόβλημα. Συνήθως ένας Υπεύθυνος Επισκόπησης θα αναφέρει ότι υπάρχει ζήτημα όταν δεν είναι βέβαιος ότι το Παραδοτέο απαιτεί τροποποίηση ή όταν ότι η απαιτούμενη τροποποίηση  φαίνεται να είναι αρκετά σημαντική.  
• Οι Κατάλογοι Ζητημάτων και Σφαλμάτων που συντάσσονται από τους υπεύθυνους επισκόπησης πρέπει να υποβάλλονται στον Πρόεδρο της Επιτροπής Επισκόπησης μερικές ημέρες πριν από τη Συνάντηση Επισκόπησης, ώστε ο Πρόεδρος να έχει τη δυνατότητα να διαμορφώσει μία πρώτη εικόνα του όγκου και της σπουδαιότητας των ατελειών του Παραδοτέου.
• Ο Πρόεδρος συνήθως θα συζητήσει τους Καταλόγους Σφαλμάτων και Ζητημάτων με τους Εκπροσώπους του Αναδόχου πριν από τη συνάντηση, ώστε να τους δώσει τη δυνατότητα να κάνουν οποιεσδήποτε αναγκαίες προετοιμασίες και να αποκτήσουν καλύτερη εικόνα των ενδεχόμενων ατελειών.
• Εάν ο χρόνος επαρκεί, ο Πρόεδρος μπορεί να ζητήσει από τον Γραμματέα να συντάξει έναν ενοποιημένο κατάλογο ζητημάτων ώστε να βοηθήσει την ομαλή διεξαγωγή της Συνάντησης Επισκόπησης.

γ. Συνάντηση Επισκόπησης

Η Συνάντηση Επισκόπησης διεξάγεται στον χρόνο και στον τόπο που δηλώνονται στην Επιστολή Πρόσκλησης σε Επισκόπηση, και σε αυτήν παρίστανται όλα τα μέλη της Επιτροπής Επισκόπησης και οι εκπρόσωποι του Αναδόχου. Θα πρέπει να αναφερθούν τα εξής:

• Στόχος της Συνάντησης Επισκόπησης είναι να εντοπίζει ατέλειες στα Παραδοτέα και όχι να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με τις λύσεις. Αυτό είναι ευθύνη της ομάδας που ετοίμασε το Παραδοτέο.
• Ο Πρόεδρος συντονίζει τις εργασίες της συνάντησης. 
• Η αποδοχή των Καταλόγων Σφαλμάτων από την Επιτροπή Επισκόπησης χωρίς περαιτέρω εξέταση αποτελεί συνήθη πρακτική, εκτός εάν οι Εκπρόσωποι του Αναδόχου επιθυμούν να αμφισβητήσουν οποιοδήποτε από τα εντοπισθέντα σφάλματα.  
• Η Επιτροπή Επισκόπησης συζητά συνήθως όλα τα ζητήματα που αναφέρονται από τους Υπεύθυνους Επισκόπησης, με τη σειρά με την οποία αυτά εμφανίζονται στο Παραδοτέο. Με τη συζήτηση θα διευκρινίζεται κατά πόσον το ζήτημα αποτελεί: 

• Ατέλεια του Παραδοτέου
• Παρανόηση ή άλλως ζήτημα το οποίο δεν απαιτεί ενέργεια. 

• Εναπόκειται στον Πρόεδρο να αποφασίσει, κατά την έναρξη της συνάντησης ή οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκειά της, ότι ο όγκος ή/και η σπουδαιότητα των ατελειών που εντοπίζονται στο Παραδοτέο είναι τέτοια που δεν είναι δυνατή η αποδοχή του Παραδοτέου στην παρούσα μορφή του και, κατά συνέπεια, είναι επιβεβλημένη η εκ νέου επεξεργασία και υποβολή του προς επισκόπηση. Στην περίπτωση αυτή, η συνάντηση θα λαμβάνει τέλος και ο κατάλογος σφαλμάτων και ζητημάτων θα διαβιβάζεται στον Ανάδοχο.
• Στις περισσότερες περιπτώσεις το Παραδοτέο γίνεται αποδεκτό, υπό τον όρο ότι θα διορθωθούν οι ατέλειες που σημειώνονται στον Κατάλογο Τελικών Εκκρεμοτήτων Παραδοτέου (Follow-up Action List).
• Οι ατέλειες που εντοπίζονται από τους Υπεύθυνους Επισκόπησης και συμφωνούνται κατά τη Συνάντηση Επισκόπησης αντιμετωπίζονται με τους εξής τρόπους:

• Οι ελάσσονες ατέλειες θα επισημαίνονται στον Ανάδοχο προς διόρθωση, χωρίς περαιτέρω έλεγχο.
• Οι σημαντικές ατέλειες θα επισημαίνονται από τον Πρόεδρο σε έναν Κατάλογο Τελικών Εκκρεμοτήτων Παραδοτέου (Follow-up Action List). Ο Πρόεδρος θα αναθέτει την ευθύνη για την ενυπόγραφη έγκριση της επιτυχούς αποκατάστασης των ατελειών στους Υπεύθυνους Επισκόπησης και θα συμφωνεί με τον Ανάδοχο ένα κατάλληλο χρονικό πλαίσιο.

δ. Ενέργειες μετά την Επισκόπηση

Υποθέτοντας ότι το Παραδοτέο θα γίνει αποδεκτό αφού πραγματοποιηθούν οι αναγκαίες διορθώσεις, θα πρέπει να γίνονται οι ακόλουθες ενέργειες:

• Αμέσως μετά τη Συνάντηση Επισκόπησης, ο Πρόεδρος θα συμπληρώνει τον Κατάλογο Τελικών Εκκρεμοτήτων Παραδοτέου (Follow-up Action List) και τη Γνωστοποίηση Αποτελέσματος (Result Notification), και θα τα διανέμει στον Ανάδοχο και στα μέλη της Επιτροπής Επισκόπησης.
• Ο υπεύθυνος του Αναδόχου για την παραγωγή του Παραδοτέου και η ομάδα του θα εργασθούν για την αποκατάσταση των ατελειών που παρατίθενται στον Κατάλογο Τελικών Εκκρεμοτήτων Παραδοτέου (Follow-up Action List). Μετά την αποκατάσταση των ατελειών, συννενοούνται ώστε οι ορισθέντες υπεύθυνοι επισκόπησης να επιθεωρήσουν το Παραδοτέο και να προχωρήσουν στην ενυπόγραφη έγκριση της αποκατάστασης των ατελειών που είχαν επισημανθεί. Εάν οι Υπεύθυνοι Επισκόπησης δεν θεωρήσουν ικανοποιητική την αποκατάσταση των ατελειών, η εργασία θα πρέπει να επαναληφθεί μέχρις ικανοποιήσεως των Υπευθύνων Επισκόπησης. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να προβαίνει σε τρεις το πολύ επανυποβολές κάθε παραδοτέου.
• Όταν η διόρθωση κάθε ατέλειας που παρατίθεται στον Κατάλογο Τελικών Εκκρεμοτήτων Παραδοτέου (Follow-up Action List) έχει εγκριθεί ενυπόγραφα, ο Ανάδοχος θα υποβάλλει εκ νέου το Παραδοτέο προς επίσημη έγκριση.   

ε. Τελική Έγκριση 

• Αφού διασφαλίσει την πλήρη συμμόρφωση με τα κριτήρια για την αποδοχή του παραδοτέου, η Επιτροπή Επισκόπησης συντάσσει έκθεση στην οποία εισηγείται την αποδοχή του παραδοτέου από την Καθοδηγητική Επιτροπή Έργου. 
• Η τελευταία, αφού μελετήσει την έκθεση, αποφασίζει κατά πόσον το παραδοτέο θα γίνει αποδεκτό ή όχι. Σε περίπτωση θετικής απόφασης, συμπληρώνεται και υπογράφεται επίσημο Έντυπο Έγκρισης Παραδοτέου.