Το Πρόγραμμα Κόστους (Cost Plan) περιλαμβάνει μία εκτίμηση και ένα χρονοδιάγραμμα των στοιχείων κόστους που θα προκύψουν για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων και εργασιών του Έργου. Το Πρόγραμμα Κόστους καταρτίζεται συνήθως μετά την ανάπτυξη του Χρονοδιαγράμματος Δραστηριοτήτων και του Σχεδίου Διαχείρισης Πόρων, καθώς απαιτεί δεδομένα και από τα δύο. Με βάση τις πληροφορίες για το Έργο που είναι πλέον γνωστές ως αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων Προγραμματισμού Έργου (δηλ. περισσότερες λεπτομέρειες και μεγαλύτερη ακρίβεια όσον αφορά στις δραστηριότητες και εργασίες του Έργου και στη διάρκειά τους, αναλυτικότερη αντίληψη για τους πόρους που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας και για τα συνδεδεμένα με αυτούς κόστη), ο Υπεύθυνος Συντονιστής μπορεί να βελτιώσει τον προϋπολογισμό που απαιτείται για την ολοκλήρωση του Έργου. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ένα Έργο ή κάποιες από τις συνιστώσες του προγραμματίζονται προς εκτέλεση μέσω ανάθεσης σύμβασης (δηλ. μέσω διαγωνιστικής διαδικασίας), καθώς στην περίπτωση αυτή η αξία της σύμβασης θα πρέπει να εκτιμηθεί επακριβώς ώστε να συμπεριληφθεί στα σχετικά έγγραφα διαγωνισμού. Ο προγραμματισμός κόστους είναι επίσης πολύ σημαντικός σε περίπτωση που το Έργο υλοποιείται με ίδιους πόρους (εσωτερική παραγωγή), καθώς ο ορισμός ενός ρεαλιστικού και επακριβούς προγράμματος κόστους θα σας βοηθήσει στην αποτελεσματική παρακολούθηση του κόστους κατά τη φάση εκτέλεσης και παρακολούθησης προκειμένου να παραμείνετε εντός των ορίων του προϋπολογισμού.
Για την ανάπτυξη του Προγράμματος Κόστους, θα πρέπει να ακολουθούνται τα εξής βήματα (Σχήμα 7-9):
- Προσδιορισμός και εκτίμηση των στοιχείων κόστους που αναμένεται να προκύψουν στα πλαίσια του Έργου
- Κατάρτιση Χρονοδιαγράμματος Κόστους (Cost Schedule), εκτιμώντας πότε θα προκύψει κάθε στοιχείο κόστους
- Εκτίμηση κόστους ανά δραστηριότητα/ εργασία
Σχήμα 7-9: Βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την ανάπτυξη του Προγράμματος Κόστους
Για απλά έργα, η ανάπτυξη του Προγράμματος Κόστους μπορεί να περιορίζεται απλώς στην εισαγωγή, στο Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων, του συνολικού κόστους έναντι της δραστηριότητας του Έργου. Για μεγαλύτερα και πολυπλοκότερα Έργα, όμως, θα πρέπει να συμπληρώνεται αναλυτικό Πρόγραμμα Κόστους, ώστε να διασφαλίζεται τόσο η ακρίβεια όσο και η καταλληλότητα της συνολικής δαπάνης.
Στην αγορά υπάρχουν διαθέσιμα διάφορα πακέτα λογισμικού, όπως το MS Project και το Primavera Project Planner (P3), τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη, την παρακολούθηση και τον έλεγχο ενός αναλυτικού προγράμματος κόστους. Για τους σκοπούς του παρόντος Οδηγού, ωστόσο, στο Παράρτημα 7-1 δίνεται (σε μορφή Εxcel) ένα απλό εργαλείο για την ανάπτυξη προγράμματος κόστους, για να χρησιμοποιηθεί από άτομα που δεν έχουν στη διάθεσή τους το σχετικό λογισμικό του εμπορίου ή δεν διαθέτουν επαρκή εμπειρία στη χρήση του. Το εργαλείο αποτελείται από δύο Φύλλα: το ένα χρησιμοποιείται για τη σύνταξη του «Χρονοδιαγράμματος Κόστους» και το άλλο για την εκτίμηση του κόστους ανά δραστηριότητα/ εργασία, με τον τίτλο «Κόστη ανά Δραστηριότητα». Το εργαλείο αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί επίσης και για την παρακολούθηση της οικονομικής προόδου κατά την περίοδο υλοποίησης του Έργου (βλ. 7.4.3).
Οι παράγραφοι που ακολουθούν περιγράφουν αναλυτικά τα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την ανάπτυξη του Προγράμματος Κόστους.
