Αφού οριστεί η στρατηγική Επικοινωνίας, ο Υπεύθυνος Συντονιστής πρέπει να συμπληρώνει το Σχέδιο/ Μήτρα Επικοινωνίας που θα ολοκληρώνει το «ποιος, τι, πότε και πώς» της διεργασίας επικοινωνίας.

Το σχέδιο/ μήτρα επικοινωνίας περιλαμβάνει το είδος των πληροφοριών που επικοινωνούνται, το στόχο της επικοινωνίας, τη συχνότητα διανομής των πληροφοριών και τη μέθοδο που χρησιμοποιείται για τη μετάδοση των πληροφοριών.

 Σημαντικό στοιχείο του Σχεδίου Επικοινωνίας είναι ο προγραμματισμός των αναφορών απόδοσης (performance reporting), δηλ. ο καθορισμός του χρόνου υποβολής των Εκθέσεων Προόδου (Progress Reports) και Κατάστασης (Status Reports), του είδους των πληροφοριών που θα περιλαμβάνονται σε αυτές, των υπευθύνων για τη σύνταξή τους και του τρόπου ανταλλαγής τους (π.χ. με συμβατικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κλπ.). Η συχνότητα των Εκθέσεων Προόδου (Progress Reports) εξαρτάται από τη διάρκεια, την πολυπλοκότητα και τις ειδικές απαιτήσεις ενός Έργου, καθώς και από το κατά πόσο το Έργο υλοποιείται με ίδιους πόρους ή από Ανάδοχο. Στις περισσότερες από τις περιπτώσεις όπου οι Εκθέσεις Προόδου συντάσσονται από τον Ανάδοχο, θα πρέπει να υποβάλλονται ανά τρίμηνο (ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, ανά μήνα), ώστε ο Υπεύθυνος Συντονιστής της Αναθέτουσας Αρχής να μπορεί να παρακολουθεί τακτικά την πρόοδο του Έργου. Οι Εκθέσεις Κατάστασης (Status Reports), που συντάσσονται από τον Υπεύθυνο Συντονιστή με σκοπό να παρουσιάσουν την κατάσταση του Έργου στα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων της Καθοδηγητικής Επιτροπής Έργου, του Ιδιοκτήτη του Έργου και του Φορέα Χρηματοδότησης, παράγονται συνήθως εξίσου ή λιγότερο συχνά με τις Εκθέσεις Προόδου (δηλ. ανά τρίμηνο ή εξάμηνο), καθώς απαιτούν δεδομένα εισόδου από αυτές. Αναλυτικότερες πληροφορίες για τις αναφορές απόδοσης, και ιδιαίτερα για τις Εκθέσεις Προόδου και Κατάστασης, δίνονται στην ενότητα 7.3.9.2 «Αναφορές Απόδοσης Έργου».

Ο Υπεύθυνος Συντονιστής θα πρέπει να αναλαμβάνει την αποκλειστική ευθύνη του Σχεδίου/ Μήτρας Επικοινωνίας, δηλ. θα είναι υπεύθυνος να επαληθεύει ότι η επικοινωνία λαμβάνει χώρα και ότι είναι αποτελεσματική.

Η στρατηγική επικοινωνίας την οποία αντιπροσωπεύει το Σχέδιο/ Μήτρα Επικοινωνίας πρέπει να είναι ευέλικτη, ώστε να επιτρέπει την επίλυση τυχόν ζητημάτων που προκύπτουν, καθώς και των αλλαγών στη διεργασία ή την πολιτική που επέρχονται συχνά μετά την ολοκλήρωση ενός μεγάλου Έργου.

Υπόδειγμα Σχεδίου/ Μήτρας Επικοινωνίας παρουσιάζεται στο Παράρτημα 7-8. Επιπλέον, στο ίδιο Παράρτημα παρουσιάζεται ένα συμπληρωμένο Σχέδιο/ Μήτρα Επικοινωνίας ώστε να διευκολύνεται η κατανόηση του τρόπου συμπλήρωσής του.