Κάθε στοιχείο του Έργου που ορίζεται κατά τη Φάση Έναρξης Έργου ή κατά τη Φάση Προγραμματισμού Έργου, είναι δυνατόν να αλλάξει. Ως αλλαγή στο Έργο μπορεί γενικά να οριστεί κάθε προσαρμογή ή τροποποίηση στα επίσημα τεκμηριωμένα (π.χ. στο Τεχνικό Δελτίο Έργου, στους Όρους Εντολής, στη Σύμβαση, στο Σχέδιο Έργου κλπ.) στοιχεία του Έργου, όπως στο κόστος, το αντικείμενο, το χρονοδιάγραμμα ή τους πόρους.

Αν και αλλαγές είναι δυνατόν να συμβούν σε κάθε φάση του Έργου, η ανάγκη για αλλαγές συνήθως διαπιστώνεται κατά τη Φάση Εκτέλεσης του Έργου, καθώς οι δραστηριότητες/ εργασίες εκτελούνται στην πράξη. Κατά τη διάρκεια της Φάσης Εκτέλεσης ο Ανάδοχος είναι πιθανόν να διαπιστώσει ότι οι αρχικές εκτιμήσεις του για την απαιτούμενη προσπάθεια δεν ήταν ακριβείς, με αποτέλεσμα να απαιτείται μεγαλύτερη προσπάθεια για την ολοκλήρωση της εργασίας του. Κατά τη διάρκεια της Φάσης Εκτέλεσης και πάλι, η Αναθέτουσα Αρχή είναι πιθανόν να συνειδητοποιήσει ότι, παρά τις προσπάθειές της για ενδελεχή περιγραφή του αντικειμένου, των στόχων και των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων του Έργου στα Έγγραφα Διαγωνισμού (και ειδικά στους Όρους Εντολής), και παρά το γεγονός ότι ο επιτυχών προσφέρων έχει πλήρως κατανοήσει τους Όρους Εντολής, το προϊόν που παράγεται δεν είναι ακριβώς αυτό που έχει ανάγκη.

 Για το χειρισμό κάθε ανάγκης για αλλαγή που μπορεί να προκύψει κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε φάσης του Έργου χωρίς να υπάρξουν αρνητικές επιπτώσεις στο αποτέλεσμα του Έργου, θα πρέπει να εκπονηθεί ένα αποτελεσματικό Σχέδιο Διαχείρισης Αλλαγών (Change Management Plan) κατά τη Φάση Προγραμματισμού Έργου. Πιο συγκεκριμένα, τα στοιχεία που πρέπει να ορίζονται κατά τη Φάση Προγραμματισμού παρουσιάζονται στον πίνακα που ακολουθεί.

Πίνακας 7-2: Στοιχεία που θα πρέπει να ορίζει το Σχέδιο Διαχείρισης Αλλαγών

 Θα πρέπει να σημειωθεί ότι ο όρος «διαχείριση αλλαγών» συνήθως αναφέρεται σε αλλαγές που επηρεάζουν τη σύμβαση. Ωστόσο, Σχέδιο Διαχείρισης Αλλαγών θα πρέπει να αναπτύσσεται ακόμη και σε περίπτωση που το Έργο υλοποιείται αποκλειστικά από εσωτερικούς πόρους, ώστε να διαμορφώνεται το πλαίσιο βάσει του οποίου θα ζητούνται η παράταση της συνολικής διάρκειας ενός Έργου ή η τροποποίηση του προϋπολογισμού του, εφόσον κάτι τέτοιο αποδεικνύεται αναγκαίο.